玩转Outlook的小窍门

《玩转Outlook的小窍门》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

1、玩转Outlook的小窍门如果你是上班族，很可能用的就是微软公司的MicrosoftOutlook电子邮件程序。但你有没有做到物尽其用呢？虽然使用MicrosoftOutlook的人很多，但其中有些功能往往被大家忽视，除非你仔细研究菜单选项，或尝试过快捷键的运用。很多这种小窍门能在用户手册上找到，但用户往往更愿意把时间花在撰写或回复邮件上，而不是翻看手册。近来我评测了一个名叫Postbox的程序，它能以一种独特的方式显示电子邮件及其相关内容。其实Outlook也有额外的功能，但不太容易被用户发现。下面，我把自己认为Outlook中比较好但不为人知

2、的一些功能列举出来，版本是Outlook2007，这是很多人目前都在用的，此外还列举了一些Outlook2010中将会囊括的小窍门－－该版本预计于2010年春末夏初投放市场。搜索功能除了简单地在Outlook的搜索栏中输入文字进行查询外，你还可以通过设定具体参数，帮助搜索引擎缩小查寻范围。举个例子来说，如果我记得有个朋友曾经发给我一封标题中带有“LSU票”文字的邮件，就可以输入：“subject:LSU”，把所有关于路易斯安那州立大学(Louisianauniversity)的邮件拉出来。如果我想找莫莉(Molly)发来的全部邮件，可以输入“fr

3、om:Molly”。此外，还有其他几个参数都可以采用同样的方法，比如“收件人”(to)、“已发送邮件”(sent)、“抄送”(cc)和“邮件大小”(messagesize)等。在Outlook菜单的文件夹列表中，有一个放大镜图标的“搜索文件夹”(SearchFolders)功能，能把你最常搜索的结果保存下来。比如说，你经常在邮件中搜索航班信息，就可以创建一个名为“旅游”的搜索文件夹，保存所有含有航空公司名字的电子邮件，并经常进行更新。创建新搜索文件夹的流程如下：点击“搜索文件夹”的图标，选择“新搜索文件夹”(NewSearchFolder)，然后

4、跟随一连串的步骤，选择预先设定好的文件夹类型，如“直接发送给我的邮件”(mailsentdirectlytome)，“大邮件”(largemail)，或“标示需要回复的邮件”(mailflaggedforfollowup)等。你也可以自己定制一个搜索文件夹，让搜索引擎把在特定邮件区域中出现特定文字的邮件找出来。彩色标识要想让特定的电子邮件在列表中凸现出来－－比如老板发来的邮件，或专门发给你的邮件－－你可以制定一个规则，以特定颜色标出邮件，或让那些邮件以黑体字、特定字体和大小显现出来。想想看，你再也不会漏看妈妈发来的电子邮件，因为它们在邮件列表中是

5、以红色的14磅字体标识出来的，而且还带有下划线。设定邮件标识方式的流程如下：点击Outlook菜单的“工具”(Tools)选项，选择“分类”(Organize)、“使用颜色”(UsingColors)，然后为不同的人选择不同的颜色标识。要想增加字体和大小等更多的自动设定，可以在“使用颜色”界面的右上方选择“自动格式”(AutomaticFormatting)，按下“增加”(Add)选项来创建更多的标识规则。日历功能OutlookCalendar日历程序可以呈现出你想要的风格，而非默认的样子。举例而言，如果你喜欢以每小时为间隔来安排日程，而非默认的

6、半小时间隔，就可以在任何时间显示上单击鼠标右键，然后选择60分钟的选项，也可设定其他间隔方式，如5分钟，10分钟和15分钟。Outlook还可以在本时区旁边显示其他时区的时间，只要在时间显示上单击鼠标右键，选择“更改时区”(ChangeTimeZone)，然后在“同时显示其他时区”(ShowanAdditionalTimeZone)的选项上打勾即可。这对经常和远方的同事协作办公的人来说很有用，免得他们没考虑好别人所在的时区，把时间弄错。这里还有一个“转换时区”按键，可以很快地从一个时区切换到另一个时区，这对经常到各地出差的人来说很有用，方便其把O

7、utlook设置成当地时区，显示他们正在那里工作。与彩色标识电子邮件一样，日历也能按预先设定好的类别进行自动分类，如“私人”(Personal)、“外出”(Travel)和“家庭”(Family)等，原理是程序在日历内容中寻找“网球”（私人活动）、“联合”（外出活动），以及爸爸、妈妈或艾里森(Allison)等人名（家庭活动）的字眼，用这些词语描述的活动能自动按指定颜色进行分类，让日历在视觉上一目了然，很容易就能区分出不同的活动类型。另一个有用的日历小窍门是：按住键盘上的CTRL键，并选择日历小视图上的某几天，日历就会只显示这些天数的活动安排。因

8、此，如果我想看9月19号、22号和24号，只要按住CTRL键并选择这些日期，就能在右边的显示面板上看到这几天的日程。联系人的可视效果Ou