【精品】管理干部如何做好异常管理

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1、KnowledgeAppliedProviderVIGOR■管理幹部如何做好異常管理1•何謂異常？應該做到而沒有做到，不應該發生而發生，即維持活動發生了問題，實續比管制基準不好。發生異常時，應立刻進行異常分析。2•異常管理的不合理現象2-1擔當單位劃分不當作異常分析與處理的單位，非由責任單位擔當。常見的情形，是由品管或技術單位作原因分析，並下處理對策，然後責任單位實施，而責任單位則以應付的心態處理。2-2異常處理與改善混爲一談將異常問題以改善的想法分析，但收集的資料又不夠，以致無法找到異常真因。2-3異常反應單只由品管塡發製程異常的發現好像只是品管單位的責任，與製造現場等其

2、他單位無關。2・4未能掌握時效發生異常時須很快回復正常，故時效的掌握是很重要的，而且越快處理就越容易處理。2-5找理由、找藉口未依據申實。2-6未能追根究底只有找到源頭〔根本〕原因，並採取有效對策，才有可能避免發生同樣原因的異常。如原因爲：作業人員將反應時間縮短爲5*。爲什麼會如此？須再深入調查以找出根本原因。2-7未追蹤確認效果經異常處置後，沒有進一步確認措施是否有效？2・8僅採治標措施沒有進一步採取消除造成異常的根本原因之措施。2・9缺乏過程的記錄VIGORaKnowledgeAppliedProvider卩管理幹部如何做好異常管理異常分析時無法深入。VIGORaKno

3、wledgeAppliedProvider卩管理幹部如何做好異常管理3•如何迅速反應異常？3-1明確管制點厂點檢項目原因查核管制點Y匚管制項目——結果查核3・2表單有明確的管制基準使表單不是只有記錄統計的功能，而且也能發揮管理的功3-3目視管3管理的結果與過程能透過看板、圖、燈號、顏色・等充份顯在化。2-4明確的異常反應處理制度3・5鼓勵基層人員提問題基層人員若能提出問題，應多加讚賞。3-6培養部數據3-7基層幹部於下班前或後召集部屬檢討當口的作業狀況。4•異常分析的槪念4-1過結果說-►正常過程下「應有」的實績（結果）即基準►「實際發生」的實績異常分析即在找偏離正常過程之

4、變化的真因。4-2異常真因〔最多2・3個〕7通常爲1個〕。■管理幹部如何做好異常管理4-3不良率基準著眼於使實績維持於應有的水準基準改善冃標著眼於使實績達成改善目標件率率舷怨成、未抱達Ff史分析原因少爲什麼未成交件高抱怨率高達成率高5異常分析的思考步驟5-1以層別想法多角度說明異常現象例：異常是厂什麼人、廠家、什麼機器<什麼單位、地區、什麼時間……..、<什麼產品、項目、部位…(1)觀察：三現㊉K.K.D.㊉層別想法(2)統計手法：層別㊉直方圖、柏拉圖推移圖、管制圖5-2【異常現象】與【正常現象】比較，以找出兩者間之差異特徵。5・3找出有關的變化一即過程(4M1E)中‘新的

5、或以往不同的作法。5-4將r「變化」與「差異特徵」1I或「變化」與「異常現象」丿結合'以推演'並調查'最可能之根本原因。■管理幹部如何做好異常管理5-5查證以所收集的資料來證明原因是否合乎推理。例1：銷售量降低了某公司銷售部門主管於6/3接到總經理電話，指責5月份銷售業績顯著降低了。該主管回想5月份所發生的事情：(1)競爭廠家於5月屮旬全面進行PR工作，他曾建議總經理採取同樣步驟，但被否決了。(2)5/5北區營業所有2位銷售員離職，他雖好幾次催促人事單位補人，但到5/25才補足缺額。(3)5/20南營所的一個銷售員升爲銷售助理，他認爲該銷售員能力強，如此安排可強化南區的銷售

6、陣容。除了以上3點外，他想不出還有什麼重大變化，於是，他下了個結論：5月份銷售異常的原因爲(1)競爭廠家進行PR，而公司未行動。(2)人員離職補充太慢。請問您同意經理的結論嗎?爲什麼？6/4有個朋友A君於聽完主管分析後'建議如下：⑴作地區別推移北區中區南區IIIIlliIII丨3月4月5月3月4月5月3月4月※異常是艇AW3：區分〔鞭〕與〔中區〕、〔北區〕Komw?繆里答：想不般。30⑵作南區5月份銷售劃齡(H)(日)(日)探異常是5/26以後■管理幹部如何做好異常管理A君問：區分〔5/26以前〕與〔5/26以後〕的特點是什麼經理答：還是想不出來。(3)分別作南區各銷售員5

7、月份推移〔從略〕各銷售員於5/26以後普遍下降，而非某幾個銷售員銷售量下降。由以上分析，請推演出5月份銷售量異常的最可能原因是什麼?理由如何?當然，下一步主管就須根據各位推演的最可能原因，繼續查證，以確定真因。爲查證最可能的原，6/5該主管趕到南區營業所，對各銷售員進行個別談話，發現銷售員對新從銷售員升上來的銷售助理普遍不滿，於是再深入分析探討如下：銷售量降低

8、WHY?銷售員發牢騷而不售貨

9、WHY?銷售員對銷售助理懷恨

10、WHY?銷售助理擺威風

11、WHY?銷售助理奉令兼督導工作，但未明令通告。異常真因日前已經明確'您會