公文写作中的常见错误及对策

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1、公文写作中的常见错误及对策［作者：霍九仓来源：应用写作杂志社］（《应用写作》2010年第1期）文秘工作是办公室工作的重要职能之一，公文是办公室参与政务、管理事务、搞好服务的重要载体，是文秘工作的重头戏。写好公文是文秘工作者必须具备的基本技能之一，它不仅要求写作者有扎实的文字功底，还需要掌握各种公文的特点和格式。办公室每天都要接触大量的公文，如果所拟的公文不合格，势必影响流转的速度，并会给主送单位平白地增添许多麻烦。笔者所在的校长办公室就经常遇到类似的情况。下面笔者尽量把常见的错误放在一篇公文里，展示给各位同行共

2、参。关于邀请X校长、X书记参加“10356211”工程奠基仪式并致辞的请示报告校长办公室、党委办公室并呈X校长、X书记：根据“校长办公会议决”，我院成立了专门的“10356211”工程指挥小组，在校领导的指导和指挥小组的努力下，前期准备工作已经就绪。现定于十月二十一日举行工程奠基仪式，届时想请X校长、X书记参加仪式并致辞，请校长办公室提供方便。热切盼望X校长、X书记的到来！此致敬礼！附件一：讲话稿；附件二：议程。资环学院2008年10月11日一份完整的公文由文头、内文和文尾组成，内文是主体，上面展示出来的就是公

3、文的内文部分，本文主要探究内文部分的常见错误和对策。一、标题。标题应由“发文机关+关于+事由+文种”构成，对内发文可省略发文机关。就上文标题而言，似乎也符合这一要求，但这只是最起码的格式要求，细究起来，这个标题仍存在着不少错误。1•多用标点。标题中除书名号外一般不用标点，女口：“关于印发《华东师范大学公章管理办法》的通知”。上文题目中的顿号、引号都是多余的，应该去掉。2.人物模糊不清，顺序排列不当。公文里所提到的人物应使用全名，不能只用姓氏加上职务，一个学校可能会有两个王校长，不用全名会引起不必要的麻烦。对外行

4、文尤其要注意。“党先政后”的排列顺序在我国是约定俗成的，校长和书记同时出现时应把书记排在前面。3•项目不宜使用代号。公文应该是明晰的，应让阅读人一看便知。有些项目和工程有代号，而这些代号可能只有该领域的人知晓，一旦用代号代替项目具体内容出现在公文里，会给人一种不知所云的感觉。4.混用文种。根据国务院2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》，行政公文的种类主要有命令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要十三种。请示和报告为不同文种，不能混而为一，上文应属请示。文种不能错

5、用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申请等都是非公文文种。二、主送机关。即受文对象。应根据公文内容选择相应的主送机关。上文中的主送机关也存在着错误。1•多头请示。请示和报告一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的应采用抄送形式。上文应主送党委办公室，抄送校长办公室。2•不能送个人。公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决问题的载体，它只针对单位，不针对个人，所以它一般不直接送给个人审阅。三、正文。文种不同，内容要求也有变化。请示的正文一般包括请示缘由、请示事项，并应提出自己对解决问题的态度和意见。上文作为请示，

6、虽然符合基本要求，但很多错误也是显而易见的。1•引文不全。引用的公文要写明'‘发文时间+发文机关+标题+公文编号”，女口：'‘根据华师〔2003〕17号《关于进一步做好非典型肺炎预防工作的通知》精神”。上文所提到的“校长办公会议决”缺少时间和议决题目。2.数字不规范。正文中除一些约定俗成的叫法外（如华东师范大学"十五”规划），数字应用阿拉伯数字，'‘十月二十一日”应为"10月21日”。3.用词不当。公文讲究公事公办，不需要过度客气，行文应力求客观。“请校长办公室提供方便。热切盼望X校长、X书记的到来！”这些含有

7、感情色彩的话尽量不用。4•信息不准确。公文所涉及的时间、地点、人物应尽量做到准确具体，上文中举行奠基仪式的时间不够具体，地点也没说明，在公文写作中要注意避免。4.结尾不当。公文有自己的结尾用词，请示一般用“以上请示，请予批复”结尾，而不用私人信件中常用的"此致”、“敬礼”。5.缺少联系人。请示一般应有联系人和联系电话，上文中少了这项内容。.附件。为了补充说明正文，公文往往要添加附件。上文的附件也存在错误之处。1•格式不对。附件的正确格式是:附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXX2.XXXXXXXXXXXXX

8、XXX附件名称后不加标点。2.附件名称过于简单。附件的名称在简洁的同时还要能概括出其具体内容，不能过分简单。上文的“附件1”应写明是什么人在什么会议上的讲话稿，后面最好注明“（代拟稿）”字样。"附件2”应写明是什么会议的议程。五、落款与日期。正文后右下角要写上发文机关和发文日期,这看起来简单，但一不小心，可能也会像上文一样出错。1•发文单位不能用简称。其实在整个公文里，人名、地名、单位