国家机关公文格式制作方法

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1、国家机关公文格式制作方法为了进一步适应办公自动化的需要，适应无纸化办公的要求，现将有关运用Wps和Word2003的方法进行归纳总结，由于在两种软件上具体操作方法大同小异，为叙述方便，下面以Word2003为主来说明。一、公文的模板制作方法进入Word2003：“开始”菜单——“程序”——“MicrosoftWord”——进入Word2003界面,（一）进行页面设置1.选择“文件”——“页面设置”，选择“页边距”附签，上：3.7厘米　下：3.5厘米　左：2.8厘米　右：2.6厘米。2.选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√

2、”。3.选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”-7-按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。（二）插入页号1.选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。2.然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式

3、的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。（三）发文机关标识制作1.选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。2.选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。-7-3.选择“版式”附签，

4、单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。4.选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。5.选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成

5、。（四）红线制作1.首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。2.选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“2.25磅”。选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.5cm”。-7-3.选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边

6、距”，“下侧”设置成“7cm”——平行文标准，“13.5cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。（五）文号制作1.平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。2.上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。（六）主题词制作1.选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，

7、“对齐方式”设置为“居中”；2.然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消；-7-3.在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。（七）保存成模板文件 1.单击“文件”——“保存”，“保存类型”：选择“文档模板（*.doc）”；2.“文件名”的命名：给模板命名:具体的依据用户的需要来制定;3.“保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认即可）。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。4.文档模板的修改要对该模板进行修

8、改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”——“打开”，找到相应的