企管处-合同管理精细化

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1、精细化管理课题研究合同管理精细化——企管处精细化管理思考之合同篇合同管理精细化是指按照精细化管理的要求，在合同立项、申报、审批、签订、履行、归档等环节制定科学有效的措施、流程，明确各环节职责，提高运行效率和效益，降低合同风险，更好地为主营业务服务。一、合同管理现状合同管理部门为企管法规处，企管处设合同管理岗，负责维护合同管理信息系统，负责合同档案管理及合同专用章用印、保管等，负责合同履行情况监督并提出整改意见。立项，由各业务主管处室根据工作需要起草请示或会议纪要，经相关领导或与会人员签字后作为立项依

2、据，如投资合同一投资评审会会议纪要及批复为立项依据，工程合同以经批复的基层单位改造申请或投资评审既要为立项依据，非油商品采购合同则以加管处、审计处、财务处、企管处联合谈判小组与供货商会谈纪要作为立项依据等。申报，由各业务主管处室合同管理员根据立项依据起草合同上传合同管理信息系统，启动合同审批程序。审批，按照公司合同管理办法，合同审查审批分三项审查、业务主管领导审查、总会计师审查、总经理审批等几个环节，三项审查包括主管处室专业技术审查、财务处经济商务审查、企管处法律审查，审批一律实行网上审批。签订，经

3、过网上系统完整审批通过的合同，由经办处室打印合同文本，经公司总经理或授权代表签字后，由企管处合同管理岗加盖合同专用章，完成合同签订。履行，合同签订后，企管处留存一份归档，合同经办部门留存一份，由经办部门具体负责合同履行监督，按照合同约定支付款项或督促合同相对人履行合同义务，并与每半年上报合同履行情况报告。归档，由合同管理部门每年根据档案室要求将全年合同文本及相关材料归档备查。二、当前合同管理存在的问题及实施精细化管理的意义存在的问题:一）立项依据未统一。形式上不统一，有上级公司批复文件，有会议纪要，

4、有谈判纪要,有经主管领导签字的请示等；效力上不统一，有上级公司来文，有公司领导签字批示，有相关处室长签字的会议纪要，还有处室谈判纪要，审批级别及权限不统一,造成效力上不统一。二）履行监督不到位合同签订后，经办部门未切实按照合同约定进行履行监督，部分合同超过合同约定履行期限未履行却仍在有效执行，合同的严肃性和权威性受到挑战。合同履行情况报告流于形式，部分单位领导和合同管理员未充分重视合同履行情况的监督工作，每次上报的合同履行情况报告未进行实际调查，未提出有效整改建议。三）合同信息化率较低省公司合同管理

5、已基本实现信息化，但分公司合同管理仍处于粗放型阶段，合同信息化率较低，有些还未全部实现合同网上运行，有些则合同网上审查审批流于形式，审批人员合同系统账号由一人控制，代表多人进行审批。实施精细化管理的意义:一）实施合同精细化管理，规范合同管理流程，有利于提高合同管理的效率和效益；二）实施合同精细化管理，严格执行合同管理规章制度，统一合同申报审批形式、原则，有利于合同管理标准化建设，强化执行力，减少错误事项发生的频率;三）实施合同精细化管理，加强合同履行情况监督，针对履行问题及时提出整改措施、建议，有利

6、于强化合同的严肃性和权威性，降低风险发生概率，维护公司利益。三、合同精细化管理主要措施合同管理精细化主要是做到合同立项申报标准化、合同审批签订规范化、合同履行监督制度化三个方面。一）立项申报标准化。首先是立项依据统一化工作，要求每份合同的立项依据形式和效力上做到统一，由企管处统一制定合同立项申请单，申请单包括合同立项原因、合同基本情况、拟签约合同相对人、合同标的等，由主管处室长审查、分管领导审查、总经理审批后作为合同立项依据。其次是合同申报材料标准化，一是合同文本必须使用股份公司标准合同文本，股份公

7、司没有标准文本的使用国家相关主管部门标准文本，没有国家标准文本的使用行业标准文本，都没有的才由双方协商,起草文本。二是合同相对人资质文件标准化，合同相对人为单位的必须上传五证，即营业执照、组织机构代码证、税务登记证（国、地税）、法人身份证，有资质证书要求的还必须上传合法有效的资质证书。针对此项工作企管处专门下发了相关通知，对立项依据和申报材料按照合同类别进行了明确、细化，要求具体，初步实现了立项申报标准化。二）审批签订规范化合同审批严格按照合同管理办法确定的三项审查及主管领导、总会计师、总经理审批程

8、序审批。审批程序要保证严肃性和稳定性，未经批准不得随意调整。根据授权管理办法，如遇合同审批人员出差或休假，必须履行授权程序，并经上级领导同意。三项审查时，审查审批人员严格按照合同管理办法确定的审查审批范围和原则对合同进行审查，并提出修改意见。三）履行监督制度化合同履行监督是合同管理的重点环节，合同管理水平更主要体现在履行环节。加强合同履行监督管理，必须建立符合实际、具有可操作性的履行监督制度或机制。通过启用合同管理系统履行模块，建立合同履行超期自动提醒机制，超期履行的