加强城建档案收集工作对策

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1、加强城建档案收集工作对策目前，湖南省有相当一批县市级城建档案馆晋升了省一级档案馆，城建档案的利用效益和城建档案工作服务城市建设、服务经济社会发展的能力日益显现。但城建档案作为一门新兴的档案事业，在其收集工作中还存在着许多问题，这些问题直接影响档案收集工作和整个城建档案工作的长远发展。分析研究城建档案收集工作存在的问题，并采取相应的对策，才能保证城建档案工作可持续发展。一、城建档案收集工作存在的问题1.不该进馆的档案进馆。不该进馆的档案进馆了，主要是从进馆档案的质量上提出的。从已进馆档案的质量看，馆藏不够优化，不少城建档案馆在开展收集工作时存在着'‘饥不择食”的现

2、象，尤其是在建馆初期，接收和收集了大量的无甚保存价值的和小型工程的竣工档案。这些档案充填库房,既增加了整理、鉴定工作的负担，占据了大量保管空间，也耗费了日常性维护费用，既不方便利用，也没有多大的利用价值。湖南省县市级城建档案馆达标升级工作中，体现出来的问题比较突出，有的馆档案数量上来了，但档案质量的确存在缺憾，影响了顺利达标升级。馆藏档案的质量优化、结构优化是丰富馆藏的要求和标准之一，也是收集工作的出发点。各级城建档案馆（室）在收集工作中应该贯彻"统一领导,分级管理”的原则，根据城市建设的不同阶段和特点，划定各自的接收范围，要做到“应收尽收”，也要做到“宁缺勿滥

3、”，使各类城建档案都有一个适当的归宿，便于保管和提供利用。1.该进馆的档案没进馆。是指在城建档案管理和收集工作中还存在着许多问题、许多盲区，致使按照国家规范标准应该进馆的档案没进馆。一是接收范围不明确。全国性的城建档案接收范围尚未出台，各市城建档案馆的接收工作,基本上是按照《城市建设档案管理暂行规定》和《城市建设档案分类大纲》进行的。由于上述规定比较笼统，操作上强制性不够，具体接收范围不明晰，一些有争议的问题长期得不到解决，在一定程度上影响了城建档案的收集工作。二是档案进馆渠道不畅。从近几年进馆的城建档案看，除按归档制度接收的规划部门形成的土地征用、划拨档案外，

4、大部分是由城建档案“一书两证”制度所控制的建设工程项目竣工档案和部分大中型工程项目竣工档案。凡没有纳入报建程序的建设项目，如地下管线工程、重点工程和市政工程、农民安置房和自建房等，其档案进馆难度很大。有的专业主管部门、建设单位、设计单位和施工单位，为了自己使用方便,根本不向城建档案馆移交或报送城建档案。主动联系移交和报送的寥寥无几。按归档范围向非建设单位收集城建档案更是收集工作的难点。三是馆藏档案内容单一，门类不全。按照国家建设部1993年印发的《城市建设档案分类大纲》，城建档案设18个大类。但从近几年城建档案接收和收集的门类看，大部分是工业建筑类、民用建筑类。

5、另外，市政工程类、公用设施类等数量有限，综合类、环保类、城市建设科研类、工程设计类等很少，有的几乎是空白。四是收集工作重点不突出。在城建档案收集工作中，将大部分时间和精力用在工民建档案的收集、审查和验收上，而对那些与城市生产和生活密切相关的"拳头”档案，如城市规划档案、城市综合管网档案、大中型建（构）筑物工程档案、城市基础设施档案、全市性的勘察测绘档案、珍贵的城建历史档案等的收集工作抓的力度不够。二、做好城建档案收集工作的对策1.必须建立健全城建档案法规体系，把城建档案收集工作纳入法制轨道。如尽早颁布实施全国性的适合各市的城建档案接收范围的规范性文件，使城建档案

6、收集工作有章可循，有法可依。长沙市制定颁布了《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》地方性法规，对地下管线的收集工作起到了非常重要的作用。2•做好城建档案工作的综合治理。在进一步完善和强化“一书两证”制度（《报送建设工程档案责任书》、《建设工程档案初验认可证》、《建设工程档案合格证》）的同时，还要充分运用行政、法律、政策等各种手段，发挥城建档案馆（处）的部分行政职能，通过行政程序化手段，规范档案的收集工作。1.深入宣传档案法规。增强住房和建设系统各专业主管部门、各建设、设计、施工单位的档案意识，加强建设工程的跟踪管理和档案编制现场指导，提高编制竣工档案的质量，保证

7、进馆档案的原始性、真实性、完整性、准确性和系统性。2.做好沟通与协商工作。目前，由于城建档案法规不完善，对有些系统、有些部门向城建档案馆移交档案的问题尚无明确规定，要做好这些系统、部门的城建档案收集工作，必须通过沟通与协商的办法，如通过与铁路、公路、民航、国防、电力、电讯、水务、环保等部门的沟通协商工作，将它们所形成的一些重要城建档案收集进馆。还要加强住建系统内部协调，住建系统业务档案直接形成于住建行政审批过程,真实地记录了各种工作流程，其利用价值更加突出，更需要加大业务档案的收集工作力度。3.提高业务指导人员和基层资料人员的素质。切实加强经常性业务培训，推行资

8、料员持证上岗，建立建设工