合约管理操作细则

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1、合约管理操作细贝IJ第一章总则第一条为了规范合约管理工作，保证公司各项招投标及合约工作的顺利进行，特制定本合约操作细则。第二条本制度的适用于公司所冇的合同订立及合约管理工作。第二章合同签订流程第三条合约部根据各部门审核意见确定合同终稿，执行合同审查会签表流程。第四条合同会签前需注意事项：1、严格审查对方的主体资格：①対法人必须审查营业执照、资质证书、组织机构代码证税务背记证等原件，并留収加盖对方公章的复印件。②对非法人组织，应当审查英营业执照。对分支机构或者是事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围

2、外，还应同时审查具从属的法人主体资格。③対外方的资格审查，应调查清处其地位和性质、经济组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及注册地。2、审查代理人的代理身份和代理资格：①审查代理人职务资格证明及个人身份证；②被代理人出具的授权委托卩；③代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。3、审查对方的履约能力，是否需要捉供履约担保。4、审查对方提供的有关证明资料，必耍时应到签发部门进行验证或实地考察，以防伪造或变造证明材料。对方提供的各种证明资料屮所使用的当事人名称、卬章等内容必须完全一致

3、。5、名片、厂家介绍、产品介绍、各类广告和宣传材料、通讯号码、未经我方人员核实的资料复印件不得作为主体资格和履约能力的证明材料，但可归入档案保存，以备考察。第五条合同签订应满足下列条件：1、合法性原则：工程合同管理必须全而符合有关法律法规及行业规定，使得公司的权益能够依法受到保护。2、事前签订原则：工程合同应在经济事项发生前签署，禁止工程类业务未签署合同即先行施工。3、利益明晰原则：合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清笼的合同价款、结算办法

4、及付款方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式（如何计价、总价如何最后确定等），并就设计变更与现场签证的有效性、可控性作出明确规定：①审计部对合同内涉及合同价款、计量及计价方式、结算方式等商务条款负责。①工程部对合同内涉及工期、工程进度、工程质量、工程验收等技术条款负责。②总工室对施工图纸及卬供材料设备选型负责。③财务部对工程款支付根据合同进行控制，并对合同对方提交的银行履约保函的真实性负责。5、正式的合同文本由合约部牵头组织审计部、工程部、总工室、财务部等相关部门评审，总经理签字审批后，按合同

5、约定分数发给承包商。同时将合同移交相关业务部门，并交行政部存档。6、合同内容全部履约完成后，除财务部、行政部需要归档外，其他相关部门应将合约部移交合同返还合约部，存入资料库。第三章工程款支付程序第六条工程款支付程序：1、由项目负责人根据承包商提交的付款申请，审核其已完工程量，结合合同规定的付款办法向公司提交付款申请书。2、项1=1负责人需完成付款申请书相应部门（包括审计、合约、财务等）及主管副总、总经理的签字手续。3、项冃负责人完成上述付款申请手续后，交财务部。财务部在三个工作口内付款。财务部付款后需通知合约

6、部实际付款金额及时间，以便合约部建立合同台帐对工程付款按合同内容进行掌控。第四章招标、合同等资料管理第七条合约资料主要包括：1、招标资料：①各合作单位信息资料、②招标文件、③投标文件、④议标文件等；2、合约资料：①立项报告、②工程合同、③采购合同、④工程竣工验收资料等；第八条合约资料的管理：1、招投标资料由招标专员专人负责管理，定期整理归档；2、合同资料由合同专员专人负责管理，定期整理归档。3、上述所有档案资料的管理，应按公司统一要求进行归档，分类组成案卷，编制案卷目录、卷内目录等检索工具，便于查找和利用，保

7、护文件材料的完整与安全，定期向档案室移交。4、接受外来的合同文件，必须做好登记，资料完备。5、案卷的销毁或移出吋亦做好记录，以便有据可查。6、对公司建安T程、市政工程、监理、材料设备等各种招标信息，都属于公司的高度机密，不得泄漏，严格保守公司机密。7、未经领导批准，所有资料不许外借，如确需要外错，应严格履行借阅手续，退还时,详细检杳后办事注销借阅手续，如有造成丢失或损坏的及时向上级报告处理。第九条建立合同台帐：根据签订的合同内容，建立合同台帐，合同台帐的内容应包括合同对方、应付付款时间及条件、应付款金额、实付

8、款金额、实付款时间等。第十条跟踪所有合同的执行进度和完成情况。密切监控合同履行情况，实事求是，及时报告合同履行过程屮存在的问题。第十一条变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。监控合约的一致性，提供恰当支持以维护公司免受潜在索赔威胁。第十二条建立合同数据库：将所冇合同输入数据库，实行信息化管理。第五章承包商管理第十三条承包商管理应遵循以下原则：1、建立承包商档