单证销毁管理规定

《单证销毁管理规定》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、关于下发单证印刷品销毁管理规定的通知各二级机构：为了加强单证印刷品（以下简称单证）库存管理和价值管理，冲减销毁单证库存价值，减轻库存压力，规范单证销毁流程，避免单证管理风险。总公司对单证销毁的有关问题规定如下，请遵照执行。一、单证销毁的定义和范围单证的销毁，是指对因故应该销毁的单证进行实物销毁。单证销毁的具体范围和原因有：因停售险种、错误印刷、改版、过期等确实不再需要的未使用单证,或其他己经丧失使用价值的未使用单证；其它不再需耍保留的单证（不包含其他作为公司档案管理的单证）。二、单证销毁的流程各机构清理的需要销毁的单证，应该由各分公司

2、（二级机构）汇总向总公司提出申请，经总公司相关部门审批，编造销毁清册并签字后方可进行实物销毁。各二级机构无权口行作出销毁的决定。具体流程如下：1231、由需要销毁单证的部门（或三级机构）提出销毁中请，需要填写《内部T作签报》，说明单证销毁的原因和《拟销毁单证清单》（详见附件1）,并经过部门单证员、部门（或三级机构）负责人签字。报二级机构财务部（三级机构还需要二级机构相关部门）和机构负责人审批。2、二级机构财务部对部门报送的销毁签报进行审查核实，尤其对其中有价单证的数据要与业务系统和相关台帐数据核对一致。对三级机构上报的单证销毁中请，由

3、二级机构对应业务部门和财务部共同签批。经过财务部和业务部门签批的签报，报机构负责人审批签字，然后报总公司财务部。3、总公司财务部收到机构关于单证销毁的巾请签报后，视单证使用责任人所属部门，报总公司相关部门签批，总公司相关部门主要就单证宏观管理方面进行审批和检视，总公司财务部主要就有价单证数据、俏毁单证成本等方血进行核实审批。各部门会签完毕，交总公司财务部统一传真至机构。4、各机构接到总公司统一•销毁的批复后，应由申请部门编造销毁清册,由巾请部门、财务部、办公室单证管理员和部门负责人共同签字。5、凭销毁清册，并至少有以上三方代表到位，对

4、单证进行现场监督销毁。尤其是有价单证的销毁，必须现场监销。销毁单证的清册作为财务档案保存。6、在生产系统小对已经销毁的有价单证作“作废回销”处理（单证的状态须为“个人领用”状态）。三、其他各机构销毁可以销毁的单证时，对其中部分单证（如条款、彩页、费率手册等）应保留适度数量的库存，作为保全等业务使用。对于不需要的单证，各机构应及时清理销毁，至少每年要集屮清理销毁一次。各机构财务部需要同时冲销己销毁单证的价值，真实反映单证物料用品的库存价值。对其中的收费单证，还应冲减实物管理责任人的库存。各机构对因个人的责任造成巨犬浪费的，应对责任人和部

5、门给予通报批评、警告、记过和相应的经济处罚。对二级机构因单证的征订、管理不力，导致巨大浪费的，总公司将给予通报批评或其他处罚。本通知口发文Z日起执行。以前相关规定与本通知有冲突的，以本通知为准。执行中有何问题，请咨询总公司财务部程丽彬8313、张琴8316o特此通知二OO四年三刀十五H附件1:拟销毁单证清单填报部门（机构）：上报时间：年月曰单证类别单证编码单证名称单位数量起止号码单价金额销毁原因和金额停售改版错印其他有价小计非有价小计合计注：1、有价单证必须填写流水起止号码2、有价、非有价单证应分类小计数量和金额，合计等于有价和非有价

6、的总和。3、销毁原因下填写每种单证的销毁金额。4、在上报此表书面签字件同时，以EXCEL表格报送总公司财务部一份。部门（三级机构）单证管理员:部门（三级机构）负责人:二级机构财务部负责人:二级机构财务部单证管理员：二级机构分管领导: