150607_不要再Best Regards了

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1、不要再BestRegards了！英文Email四大問題撰文者AlisaTu  Email是目前職場上最常被使用的溝通往來工具，人人都會寫，但卻非人人都可抓到其中的竅門，進而寫出一篇能為自己及公司建立專業形象、又能讓收件人想立即回信的email。到底台灣人的英文email都犯了什麼樣的錯誤呢?以下整理了台灣人在職場的英文email中最常犯的四大錯誤和範例。問題一：Email 主旨要簡短有力，才會讓人一看就懂？首先，主旨欄千萬不可以空白，否則可能會導致email被當成垃圾信件。再來，若信件內容經雙方一再的往來答覆，內文的討論事項已脫離原主旨，那麼請務必刪除先前的信件內文，並換上一個新的主旨，一

2、來是讓收件人更清楚信件內容，二來是方便日後搜尋信件和資料歸檔。而最後，不可將信件所有內容放在信件主旨欄，那只會讓對方對你有亂無章法的壞印象，更別談對方對你會有後續的聯繫和回應了。其實寫一封商業英文書信一點也不難，要記住：忙碌的商務人士每天收到的email至少約20封，而主管們甚至會收到上百封的email，因此想吸引收信人的目光或是贏得對方祕書的注意，獲得快速回信，祕訣在於你的email是否下了個好主旨。一個好的email主旨，要有三個大原則：條理分明、目標明確、符合內容。以下為幾個email常見的問題，一起來比較錯誤及正確的用法。·錯誤一：主旨不夠清楚明白 Subject:Request(

3、主旨：請求) v.s Subject:QuotationRequestforGiftBags(主旨：贈品袋的詢價請求)第一個主旨雖然易讀也與內容相關，但卻一點也不明確。第二個主旨把Request(請求)更明確化為QuotationRequest(詢價請求)，又再進一步加上forGiftBags(關於贈品袋)，雖然還沒看完信件全文，但這主旨已夠明確易讀，讓收件人只要一眼瞥過，就可以馬上對應到相關資訊和流程，並且快速地回覆這封要求信件。·錯誤二：主旨沒有詳細時間說明 Subject:SalesPromotion(主旨：促銷活動) v.s Subject:SalesPromotionfor201

4、2A/WCollection(主旨：2012秋冬新品上市的促銷活動) 第一個主旨雖然比Sales來得明確，但到底是哪種的促銷活動呢？第二個主旨多了for2012A/WCollection，幫助收件人更明確點出信件內文是關於新品上市，這樣的主旨才能快速帶到重點。問題二：Email 的開頭該直呼名字還是用DearSir/Madam ？在寫英文信件時，是否曾對公式化的DearSir/Madam感到陳腔濫調？也有人會問Dear翻成中文是「親愛的」的意思，我明明和對方不太熟，這樣稱呼會不會太親暱了呢？在英文email規則中，Dear是一種表示禮貌、尊敬對方的意思，DearSir/Madam是使用在寫

5、信給不知其名的人，亦即我們所謂的「敬啟者」。我們也可以將Dear解釋為「致～」，例如DearAlisa就是致Alisa的信；當然你有其他更輕鬆的信件抬頭選擇，其實大部份的人都可以接受在信件抬頭上直接稱呼名字，例如：HiAlisa,或是GoodmorningAlisa,而該如何拿捏就在於你和收件人的關係、以及你們溝通的頻率。從信末署名可以看出你與對方想建立什麼樣子的關係，想較親近一點，你就可以署名Alisa；若想與對方保持距離，就可以連名帶姓的署名AlisaTu。同樣地，對方也會從中嗅出你的署名密碼，而和你維繫你所預設的雙方關係。另外，當你收到對方回覆時，觀察對方如何稱呼你，以及如何在信末署

6、名，你就知道下一次寫信時，你也能怎麼稱呼對方。問題三：Email 的用詞口氣越正式就越專業嗎？很多人都認為要寫好一封email就是要使用正式的措辭和口氣，而且還要公事公辦、就事論事，才能呈現出自己在工作上的專業度。但，這絕對是個錯誤的大迷思。英文email內文的寫作重點是，讓內文如同平常對話的口氣，不打官腔也不咬文嚼字，所以在一般談話中不會用到的措辭，在email中也不會出現。台灣的英語教育總是要求我們在寫作時，要使用看似厲害專業的用字遣詞和片語，和高階的文法技巧，才能得到令人滿意的高分成績，但實際上，一封正確適當的email內容，是要讓人感到一目了然，又可以明確的收到所要傳達的意思。以大

7、家常犯的錯誤舉例來說，請比較兩封信中內文的第一段wespokeearlier（信件一）和wetalkedinthemorning（信件二）。信件一：Subject:Problemsolved!!Jessie---wespokeearlier,andgladtonotetheproblemissolved.Ifyouneedfurtherinformationorassistancepleaserevert.Thanks&