大型活动的组织技巧

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1、我们的工作中面临那些大型活动？组织实施大型活动的要素是什么？这些大型活动属于哪一类型的会议？人力资源部文化部余雅芬浅谈大型活动的组织技巧“会议”有关要点说明如何组织大型活动会务管理[讲解重点]一、“会议”有关要点说明（一）会议的类别和作用（二）会议的要素（三）会议的组织什么是会议？三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。召开会议需要一定的时间，在一定的地点，正式的会议还要冠以能反映会议内容、性质、人员、时间、地点等完整而确切的名称。（一）会议的类别和作用1.会议的不同类别1.按内容、性质，分为代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等；2.按会议的形式，可分

2、为小组会、座谈会、报告会等；3.按与会人员的成分，可分为党委会、董事会、记者招待会等；4.按照人数、规模，可分为大型会议、中型会议、小型会议;5.按照会议召开的规律或日期，可分为定期例会、临时性会议；此外，还有按会议的范围、地区、时间分类的。2.会议的作用无论什么会议，总要围绕中心议题进行讨论，总希望弄清什么问题，或解决什么问题，或得出什么结果。总之，要达到预期的目标，这是就会议的整体作用而言的。比如，通过交流，取得了新的信息；经过讨论，集思广益，取长补短，形成了正确的意见；通过表决，多数或一致作出了决定或决议；通过听取别人的报告或发言，受到启发或教育，等等一般来说，大型会议有六个

3、要素：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点（二）会议的要素与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。人们被召集来开会，是要花费一定时间和精力的，而时间和精力在某种程度上就是效益，就是财富，只能创造，不能浪费。因此，从原则上讲，参加会议的人应做到：该参加的一个不少，不该参加的一个不多。具体地说，与会者应具有必要性、重要性、合法性。1.与会者必要性。这是指与会者必须是与会议直接有关的人员，也就是符合会议确定范围。有权了解会情、提出意见、表示态度、作出决定的人；或是能提供信息、深化讨论、直接有助于会议达到预期效果的人。重要性。这里指的是与会者

4、虽与会议没有必然的、直接的关系，但却有利于会议的进展或扩大效果的人员。这些人员通常是临时邀请的。合法性。这是指有些重要的会议，与会者必须具有合法的身份和法定的资格。如：人民代表大会的与会者必须是依法选举产生的各级人民代表；党的代表大会首先必须是党员，其次必须是各级党组织全体党员选举产生的代表；公司董事会或股东大会的与会者必须是按照公司组织法和公司章程正式确定的董事或股东，等等。主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。2.主持人会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有相当地位、威望的人担任。一般有两种

5、情况：一种是当然主持人，是由其职务和地位，也就是由组织的章程或法规决定的。如：单位的工作例会由单位领导人主持，党组织的会议由党的书记主持，董事会由董事长主持。主持人因故不能主持会议时，也可委托副职或其他相应的负责人主持。另一种是临时的主持人，比如，各种代表会议，或几个单位、几个地区的联席会议，则由代表们选举或协商产生。特别重大的会议，则需产生相应人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。除了小型会议之外，大中型会议的主持人主持会议时通常需要秘书长或秘书协助。议题，是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。会议

6、围绕这样的议题展开讨论、进行研究，才容易取得共识或最后表决通过。因此每次会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论，使与会者的注意力分散，不利于解决问题。3.议题议题的产生通常有两种情况：一种是领导根据需要指定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后提出。再经领导审定的。有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”，由秘书或秘书处汇总。再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会议议程的正式议题。因此，议题还必须具有合法性。正式会议必须有一个恰当、确切的名称。会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象

7、、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模，等等。4.名称会议名称必须用确切、规范的文字表达。它既用于会前的“会议通知”，使与会者心中有数，作好准备；又用于会后的宣传，扩大会议的效果；更用于会议过程中使与会的全体成员产生凝聚力和庄严感。大中型的会议名称被制作成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。会标必须用全称，不能随意省略，以免不通，产生误会。会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指