巧用EXCEL函数动态统计学生人数

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1、巧用EXCEL函数动态统计学生人数六盘水市水城县二中　　廖德学作为学籍管理人员，对于学生的变动可能都会感到头疼，每学期开学甚至期中都有转入、转出、休学、自动退学等等情况，而在很多时候，我们需要准确掌握各年级、各班的学生人数，如果每次都去作统计会比较累人，下面我把自己使用函数动态统计学生人数的方法和大家分享。一、函数名称及用法COUNTIF（range,criteria）：计算某个区域中满足给定条件的单元格数目Range：要计算其中非空单元格数目的区域Criteria：以数字、表达式或文本形式定义的条件SUM(number1,number2…):计算单元格区域中所有数据的和二、具体制作方法（以我

2、校学生名单管理为例）1、建立一个工作簿此工作簿包含7个工作表，其中6个分别命名为初一、初二、初三、高一、高二、高三，另一个表命名为各班人数统计，最后一个表按默认表名sheet7，最后我们可以把此表隐藏起来，它只是放入了班级名称数字，便于公式的输入。2、完善各表的内容（1）在初一年级至高三年级各表中对应放入其学生名单，学生名单表至少包含的字段为班级、姓名。（2）合理建立各班人数统计表，如下格式：（1）在表sheet7的A列中根据各年级中最多班级数输入班级序号。先在A1、A2单元格中分别输入1、2，然后选中这两个单元格，指针移到右下角拖动鼠标，到合适的位置释放即可。（2）在各班学生统计表中输入函数

3、。在初一(1)班后的单元格中输入=COUNTIF(初一!A:A,1)，其中A:A指班级所在的列，可以把班级名称放在任意列。1指班级名称为“1”班。函数的意思是在“初一”工作表的A列中找到班级为“1”的数并统计。这样在统计初一(2)班时函数就改为=COUNTIF(初一!A:A,2)。因为班级较多，每一个函数都去改很麻烦，所以我们在sheet7的A列中输入最多的班级数1到12，函数变为=COUNTIF(初一!A:A,sheet7!A1)。“sheet7!A1”指班级名称存放的位置。函数的意思是在“初一”工作表的A列中找到班级为表“sheet7”中A1单元格中的班级名称的数并统计。这样当我们在初一(

4、1)班后的单元格输入此公式后，就可以用自动填充功能升序复制此函数。具体做法是选中已输入公式的单元格，指针移到右下角拖动鼠标，到合适的位置释放即可。初一(2)班后的公式自动变为=COUNTIF(初一!A:A,sheet7!A2)。这样实际每一年级只需输入一次函数即可，再将此函数复制到其他年级的(1)班后，只需把“初一”改成对应的各年级的表名，然后升序复制此函数即可。最后用SUM函数求出各年级的总数，一张会自动统计各班学生人数的表就做好了，只要各年级表中的学生名单有变，统计表中的数也会跟着改变。公式如下表：三、与普通方法的比较我们常用到的方法有：1、将名年级学生名单按班级升序排序，然后选择各班名单

5、用计数功能统计各班数字，然后制作各班学生统计表，将记录的数据填入。2、将各年级学生名单使用自动筛选功能，选择班级字段，再选择整列，计数，然后制作各班统计表，将数据填入。3、将各年级学生名单使用分类汇总功能，选择按班级计数汇总，然后在总汇总表中选择汇总数据，按F5键定位可见单元格，将其复制到各班学生统计表中，然后编辑此表即可。通过比较，我们会发现第一种方法最麻烦，需要拖动很多次，第二种稍好，选择时更快捷、容易一些，但这两种方法都需要手动记录、输入数据。第三种方法较好，节省了选择班级和记录、输入数据的时间，一次操作可完成整个年级的统计，但这三种方法都有一个致命的缺点就是只能保证当前所操作数据的准确

6、性，一旦学生名单被增加或删除，其中的统计数据就是错的，需要再次作统计。而用COUNTIF和SUM函数统计则是一劳永逸了，第一次输入函数也应该比前面手动统计快多了，并且一次可完成全校各年级的人数统计，当学生名单改变时，统计表中的数据会跟着改变，不需要再次统计，真正做到动态、适时、准确的统计。EXCEL实例演示