Office 2003基础教程与实验指导第11章

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1、1第11章Outlook2003高级应用Outlook2003是Office2003的组件之一。它为用户提供了一个统一的界面，用于管理电子邮件、日历、联系人和工作组的信息。Outlook2003增加了“缓存Exchange模式”、邮件自动分组、处理垃圾邮件和全新的阅读视图等，从而为用户的信息组织和管理，提高了效率。下面我们就来介绍一下Outlook2003应用方法。2本章学习要点：Outlook2003概述电子邮件操作组织电子邮件管理联系人使用日历便签使用新闻组使用日记311.1Outlook2003概述Outlook2003是

2、一个桌面信息管理系统，利用它可以管理邮件、联系人、任务和约会，也可以跟踪活动、打开和查看文档以及共享信息等功能，让用户在工作或者生活中变得井然有序。并且Outlook2003的操作比较简单，他与Word、PowerPoint等组件操作非常相似。411.1.3应用视图方式在前面我们已经学习的Word、Excel或者PowerPoint组件中，都包括了或多或少的视图类型，而在Outlook组件中也不例外。例如，在Outlook2003包含了“表格视图类型”、“时间线视图类型”、“天∕周∕月视图类型”、“卡片视图类型”及“图标视图类型

3、”，5种基本的视图类型。1．查看各视图排列方式2．创建视图方式3．视图类型11.2电子邮件操作用户可以借助电子邮件管理日常工作。例如，每天要处理的商业信息、文档和电子邮件的数量过大时，可以通过管理和组织电子邮件来区分所有这些信息的轻重缓急。下面我们就来介绍一下发送电子邮件、接收电子邮件以及阅读和回复电子邮件的方法。511.2.2阅读和回复电子邮件大多数情况下，发送的邮件只需用户单击工具栏上的【发送】按钮，将自动发送出去，而接收则是在几个可能的时间进行，包括启动Outlook时、按自动时间间隔以及手动【发送/接收】请求。1．接收邮

4、件2．邮件接收提示3．保存附件4．回复与转发邮件611.3组织电子邮件在日常工作中，常常会收到许多各种各样的邮件，并且会随着邮件收发次数的增多，对邮件的查询工作带来更大的困难。为了解决这个问题，用户可以将有用的邮件分类，将无用的邮件处理掉，从而保证工作顺序进行。例如，对于邮件可以分为已收到邮件、未收到邮件、已发送邮件及未发送邮件进行组织与管理。711.4管理联系人用户使用过在Internet中的邮箱时，会发现在每一个邮箱都包含有“地址簿”类似的功能。“地址簿”是帮助用户来记录一些朋友或者亲人的E-mail地址信息。而在Outlo

5、ok2003中也有一个“联系人”对象，可以像“地址簿”一样来记录客户的信息，可以输入联系人的姓名、单位、电话、头像等内容，还可以进行直接给联系人发送电子邮件、导入客户的电子名片等操作，方便了日常工作。811.5使用日历在生活中，现在“日历”指记有年﹑月﹑日﹑星期﹑节气﹑纪念日等的本子﹐一年一本﹐每日一页﹐逐日揭去。而过去，“日历”是史官按日记载朝政事务的册子，是史官纂修国史的依据。在Outlook中，用户可以通过日历来安排约会、会议和事件，还可以设定闲、忙、暂停或者外出等项目，主要启到日程的安排。911.6便笺“便笺”是贴纸便笺

6、的电子替代品。使用“便笺”可记下问题、想法、提醒及任何以前要写在贴纸上的事情。工作时可将“便笺”在屏幕上开着。使用“便笺”来存储以后可能需要的信息（比如要在其他项目或文档中再次使用的指导性内容或文字）时尤其方便。1011.7使用新闻组新闻组是一个基于网络的计算机组合，这些计算机被称为新闻服务器，不同的用户通过一些软件可以连接到新闻组服务器上，阅读其他人的消息并可以参与讨论。使用新闻阅读程序可以访问不同类型的新闻组、下载和阅读新闻邮件以及张贴答复。新闻组是很有价值的信息源，可以在新闻组中找到同行的观点，并可从与您使用同样产品和技术

7、的人员那里获得信息。几乎可以找到任何主题的新闻组，新闻组可以是Internet新闻组或企业内部新闻组。Outlook不仅是一个功能强大的邮件客户端软件，还内置了一个非常不错的新闻组阅读工具，对于普通用户来说是访问新闻组的首选。1111.8使用日记下面我们分别通过自动记录日记和手动记录日记方式，来介绍一下在Outlook2003中电子日记的应用方法。自动记录文档或联系人信息手工记录文档或其他活动12