档案管理讲义

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1、档案管理讲义第二编档案管理第一章文书档案管理一、文书档案：是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在党务、行政管理等活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。二、文件材料的收集是指立档单位各部门及个人按照档案管理的要求，在日常工作中有目的地收集文件材料的活动。三、文件材料的收集工作的要求：1.文件材料应当齐全完整，并符合长久保管的质量要求；2.归档文件材料应当精练准确，并反映立档单位的主要职能；3.档案机构要加强对收集工作的监督和指导；4.及时移交应归档文件材料。四、文件材料收集主要有几种方法：1.严格按照归档范围进行

2、收集。这是收集工作的主要形式。2.建立相关制度，加强对零散文件的收集。3.明确具体人员职责，保证归档文件材料齐全完整。4.平时收集。五、文件材料价值鉴定包括两个方面的工作任务：一是确定归档范围；二是划分保管期限六、文件材料的鉴定原则：1.历史的观点，要分析文件材料的价值，不能脱离当时的历史条件。2.全面的观点，一方面要全面地分析文件材料各方面的特征，再一方面要全面地预测将来社会对档案利用的需要；既要考虑当前的需要，又要考虑长远的需要3.发展的观点，档案的价值有时效性和扩展性的特点。七、.鉴定应注意的问题：1.以文件材料为主，不

3、是“有收必归”，凡是报道本机关情况，反映本单位工作活动的，或以简报形式发布的与本机关主要职能工作有关的文件，则应随同本机关形成的文件纳入归档范围。2.以文件材料价值为主，不是“有文必档”。3.归与不归，不能光看有无红字版头和文号。普发文件不存档。4.以本机关为主，不是“外机关都不要”，许多外来的上、下级文件，都是反映本机关主要职能活动的。5.要注意宏观文件材料，也要注意微观文件材料。八、2006年12月18日国家档案局颁发《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。各机关单位必须以此作为鉴定工作和判定文件材料归档和不归档的

4、基本依据。九、机关文件材料归档范围：1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益方面具有凭证价值的文件材料。3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。4.其他对本机关具有查考价值的文件材料。十、机关文件材料不归档范围：1.上级机关文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、

5、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料，不是重要的不保存。十一、国家档案局对文书档案规定的保管期限有2种，即永久和定期。定期一般分为30年、10年。带“重要”划分为永久。分析文件材料的内容是判定其价值和划分保

6、管期限的基础。文件材料的现实作用和历史作用主要取决于其内容十二、永久保管的文书材料主要包括：1.本机关制定的政策法规性文件材料；2.本机关召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料；3.本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；4.本机关关于重要问题的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；5.本机关机构演变、人事任免等文件材料；6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；7.上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、批复等文件材料。十三、划分保

7、管期限应注意的问题：1.注意文件之间的联系，不要孤立地看其价值；2.注意考察文件的实际内容，不要单从形式上看其价值；3.注意考虑文件的长远需要，不要静止地看其价值；4.要综合研究文件的各种作用，不要片面地看其价值。十四、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》是正确区分文件材料价值、划分保管期限的基本依据。《档案保管期限表》主要由顺序号、条款、保管期限和备注等项组成。条款是一组类型相同的文件材料名称，包括一组文件材料的来源、内容和形式，文字要简明确切。十五、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、作为文书档案保

8、存的各种纸质文件材料。十六、归档文件有以下限定：1.必须是办理完毕的文件材料，文书处理程序不是文件现行效用的结束。2.必须是文书档案范畴的纸质文件材料。3.必须是应保存的文件材料。十七、归档文件整理是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序的过