HSE记录管理程序

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1、HSE记录管理程序       HSE记录管理程序       1 目的        公司建立并实施记录控制,为HSE管理体系运行提供可靠证据,为查找根源、分清责任和采取纠正预防措施提供客观依据，制定本程序。       本程序规定了HSE记录的编制、收集、保存和处理等方法和要求。       2 适用范围       本程序适用于公司HSE记录的管理和控制。       3 职责       3.1 安全环保部是本程序归口管理部门，负责记录建立、存档控制的指导和监督。       3.2 直属公司安全环保部门负责本公司HSE记

2、录的管理及监督。        3.3 各职能部门和直属公司负责本单位记录的编制、填写、标识、收集与保管。       4 程序内容       4.1 记录的分类。       4.1.1 原始记录：如检查记录、试验记录、计量检验记录等(包括来自分承包方的有关记录)。       4.1.2 分析、统计记录：如各种台帐、月报、季报、年报、总结等。       4.1.3 体系运行记录：如管理评审记录、内部审核记录、各种检查记录、培训记录、纠正和预防措施记录、不合格评审记录、各种报告等。        4.2 记录的编制与更改  

3、     4.2.1 记录由产生或使用记录的单位和部门负责编制，能用记录由安全环保部负责编制。       4.2.2 直接使用国家及上级部门有统一要求的记录格式，编制前由各相关部门对其适用性和适用范围进行确定。       4.2.3 体系中未列出的其它记录表格，由各相关单位根据具体情况自行规定，对HSE管理体系有重大影响记录，在使用前交HSE体系办公室备案。       4.2.4 记录表格在活动、产品、服务中任何个人或部门无权随意更改，记录表格更改，执行《文件和资料控制程序》规定。       4.3 记录的收集、保管、编目

4、、存档要求       4.3.1 各使用单位指定人员或部门收集并保管记录，收集的记录要齐全、完整，建立《HSE记录清单》，不得丢失、遗漏,做到按期限保管。       4.3.2 各使用部门的记录在建立各项HSE记录清单的基础上，整理齐全，按级别要求归档。       4.3.3 各相关单位根据具体情况对受控记录定期归档，要建立受控记录清单，并保证每年清理一次，需要对记录进行更改时执行本程序4.2条款中的相关更改要求。        4.3.4 HSE记录按公司《HSE体系文件编写规定》要求进行标识和编码。       4.4 

5、记录的填写要求       4.4.1 记录须字迹清晰、填写及时、项目齐全、内容真实。       4.4.2 记录的填写要求真实、准确、工整，如有笔误用“—”注销，由本人更正，并签字或盖章进行标识，每份记录要有记录员签字。       4.4.3 记录用碳素或蓝黑墨水钢笔填写（特殊要求时可例外），要求字迹清晰、完整，数据要准确及时，真实反应活动的内容和历史过程。       4.4.4 记录本着“谁管谁填，分工负责”的原则，确保记录的真实性、准确性。       4.5 记录的保存       4.5.1 记录的保存方式应便于存

6、取和查阅，并存贮在适当的环境中，防止损坏、变质和丢失。       4.5.2记录的保存期限见各单位记录清单，属归档范围的记录应及时归档。       4.6 记录的查阅和借阅       4.6.1 借阅记录要办理借阅手续，各部门要建立《文件借阅登记表》，借阅记录要限期归还,不得丢失，借阅者不得私自涂改或自行复制。       4.6.2 当合同要求时，在商定期内，记录可提供给顾客或承包商查阅，查阅手续执行本程序4.6.1。       4.7 记录的处理       4.7.1 对超过保存期的记录要进行销毁，对HSE管理体系有

7、重大影响的记录在销毁前需经公司总经理审批，销毁时，指派两人监督销毁。       4.7.2 各单位超过保存期的记录销毁前，先由本单位的记录保管员列出《作废文件处理登记表》，经主管部门批准后，各部门自行销毁。       5 相关文件       HSE03-3.7--01--2003《HSE体系文件编写规定》。       6记录       HSE04-3.7--01--2003《HSE记录清单》       HSE04-3.7--05--2003《文件借阅复制记录》       HSE04-3.7--10—2003《作废文件

8、处理登记表》。