学生档案管理

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1、学生档案管理目的记录学生成长历史，为用人单位选拔人才提供可靠依据。适用范围航海类专业学生档案管理。职责3.1招就处招生办负责组织新生档案接收、分类和清理移交。2学院学生工作办公室负责档案分班，并提供分班学生名册。学工部（处）负责学生档案的管理与转移。各学院负责学生成绩的建档和归档。成人教育由继续教育学院学生工作办公室组织新生档案接收、分类和清理移交；负责档案分班，并提供分班学生名册。3.6成人教育由继续教育学院学籍管理办公室负责学生档案的管理与转移；负责学生成绩的建档和归档。工作程序4.1档案接收、登

2、记4.1.1招就处接收新生档案并进行登记、分类。4.1.2招就处将已分类的档案以学院为单位转交学工处。4.1.3学工部（处）收到学生档案后进行登记，按学号换袋入库。4.1.4入库后档案袋封面注明学生姓名、专业、班级、学号，按顺序上架。2收集归档4.2.1学生学年小结，入团、入党的有关材料，学校正式发布的奖惩文件在每年十月份由相关部门送学工部（处）存档。4.2.2相关部门在学生毕业离校前，将高校毕业生成绩表、登记表、体检表、党团组织关系等材料送学工部（处）归档。4.3档案转递4.3.1学工部（处）根据招

3、就处、教务处正式通知转递档案。4.3.2学工部（处）根据招就处提供的名单将毕业生档案寄至用人单位，并做好记录，档案寄出时间应在每年7月底前，特殊情况除外。4.3.3在毕业生无正式单位的情况下，档案由学工部（处）保存；如单位已确定，由学工部（处）签收寄至用人单位，并做好记录。4.3.4档案寄出后一个月未退回执者或未收到索取函电时，即予注销保存名单。4.4借阅、交接4.4.1阅读档案时不能擅自离开档案室，不得抄录、复制、损坏。4.4.2档案管理人员工作调动时，要办好交接手续。根据档案目录，逐一清点档案，清

4、点无误后，方可移交；移交时，移交人、接收人、监交人都要在《学生档案材料移交登记表》上签字。4.5学籍异动4.5.1学生档案随学生的学籍变更而移动，根据教务处正式通知办理档案移动。4.5.2凡转专业、休学、升、留级的学生档案，学工部（处）应及时办理档案移动。3.6成人教育学生档案接收、登记4.6.1继续教育学院招牛管理办公室接收成人教育新生档案并进行登记、分类。4.6.2继续教育学院招生管理办公室将已分类的档案以专业为单位转交学院学籍管理办公室。4.6.3继续教育学院学籍管理办公室收到学生档案后进行登记

5、，按学号换袋入库。4.6.4入库后档案袋封面注明学生姓名、专业、班级、学号，按顺序上架。3.7成人教育学生档案收集归档47.1学生学年小结，入团、入党的有关材料，学校正式发布的奖惩文件在每年十月份由学院相关部门交学籍管理办公室存档。4.7.2相关部门在学生毕业离校前，将毕业生成绩表、登记表、体检表、党团组织关系等材料送学籍管理办公室归档。4.8成人教育学生档案转递4.8.1学籍管理办公室将毕业生档案寄至用人单位，并做好记录，档案寄出时间应在每年7月底前，特殊情况除外。4.8.2在毕业生无正式单位的情况

6、下，档案由学籍管理办公室保存；如单位已确定，由学籍管理办公室寄至用人单位，并做好记录。4.8.3档案寄出后一个月未退回执者或未收到索取函电时，即予注销保存名单。4.9成人教育学生档案借阅、交接4.9.1阅读档案时不能擅自离开档案室，不得抄录、复制、损坏。4.9.2档案管理人员工作调动时，要办好交接手续。根据档案目录，逐一清点档案，清点无误后，方可移交；移交时，移交人、接收人、监交人都要在《档案移交表》上签字。4.10成人教育学生学籍异动4.10.1学生档案随学生的学籍变更而移动，根据学院正式通知办理档

7、案移动。4.10.2凡转专业、休学、升、留级的学生档案，学籍管理办公室应及时办理档案移动。4.11成人教育学生档案保密和“三防”工作4.11.1档案保密按照国家相关保密法规办理。4.11.2搞好档案三防工作，W：防盗、防火、防蛀。防火：在库房内严禁用明火取暖、吸烟，对废纸随时清理，不得存放易燃物品。防盗：每日下班前进行安全检查，锁好库房。防蛀：定期投放驱虫药，做到勤翻动档案。记录保存5.1《寄出档案登记表》由学工部（处）保存。3.2本程序屮其它记录由各单位保存。3成人教育的其它记录由继续教育学院学籍办

8、保存。相关/支持性文件1《文书档案管理办法》6.2《档案管理保密规定》附表1寄出档案登记表7.2学生档案材料移交登记表