中国档案信息化的发展与对策

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1、中国档案信息化的发展与对策（节选）国家档案局科研所邱晓威［按］本文系中国科学院档案馆馆庆5周年学术报告会论文，收集在《档案管理前沿与发展趋势学术报告文集》，对档案信息化建设中遇到的问题进行了分析和探讨，现摘选其中部分内容供大家学习交流。我国档案管理工作已迈入信息化门槛，正处在档案信息化与社会信息化同步发展且融入其中的关键时期。可以说，档案信息化事业的发展面临挑战，机遇难得、问题复杂、时间紧迫，需要在科学发展观的指导下，积极应对、全面规划、统筹安排，采取妥善的方法和步骤，使档案信息化与全社会的信息化协调发展，为创造和谐

2、社会做出应有贡献。1.档案信息资源的充实及其与国家基础信息资源数据库的整合档案信息是国家基础信息的重要组成部分，全国档案部门应当把这个认识变成共识，尽快转变相对封闭的管理模式，做到把档案信息的管理和利用置于全社会的大背景之中，才能获得主动。为此，一要进一步转变观念，切实把档案信息作为国家基础信息的一部分。除了保密内容外，尽量拓展档案信息的服务领域，把大家一直认为是档案部门或机关内部的事，纳入国家和地方的信息化建设规划，从资金、人力和服务规模上都争取主动；二要加大档案信息化的管理和指导力度。在经济发达地区，将电子文件和

3、电子档案的管理指导扩展到乡镇，使档案信息化的建设与电子政务的发展同步；三要进一步落实档案有关的法规，在保证档案信息安全的同时也要保证档案信息的合法利用。近期，档案信息化的主要建设项目是国家数字档案建设与服务工程，项目主要内容是档案信息资源建设。具体包括如下方面：1）现有数据库的充实与完善。以国家级档案信息库的建立为基础，进一步整合扩展为国家档案信息中心数据库。将这些数据库按照中国数字档案馆应用系统的要求进行组织加工，通过网络为用户提供高效服务。2）现有馆藏档案的数字化工作。在对馆藏档案资源进行分级鉴定、有序整理的基础

4、上，有计划地把纸质、胶片、照片、录音、录像等档案材料数字化，并实现信息资源的联网。3）对电子文件的产生和归档等全过程的管理。随着计算机及网络技术的发展和普及，越来越多的社会活动和科技生产过程的记录将产生于电子工作环境，解决电子文件的管理问题。1.加快建立和完善电子文件和电子档案管理的相关立法和规范体系根据一些较发达国家的经验，以立法的方式确定对文件的管理，可以更直接、更有效地解决电子文件和电子档案的法律地位问题。我国的法制建设已经取得了很大进展，政府职能的转变也创造了一定条件，但是从档案工作者的角度看，相关立法工作的

5、步伐还是偏慢。国际上常见做法是对文件产生过程在法律框架中进行规范，在文件形成初期就对其依法进行规范的管理，同时按照法定的流程监控文件的整个生命周期，从文件管理的大系统着眼，以批量或较完整的集合处理方式确保电子文件的真实性、完整性和可利用性，从而避免了仅对单份电子文件采取管理措施及进行真实性、合法性鉴定和甄别引起的漏洞和不便。我国正在积极参与一些国际标准的制定和相关课题的研究，以促进我国法规体系建设。目前我国档案法制建设与较发达国家在管理体制上还存在一定差距，立法工作相对滞后，直接采用相关标准有困难。这就需要多方面采取

6、措施，使我国档案信息化标准向国际标准靠拢。原则是面向计算机和网络的技术标准直接采用国际标准或国家标准；一般性的信息处理标准优先采用国家标准，档案属性较为明显的信息技术要求制定行业标准，应尽量减少档案自定标准的数量，加快标准体系的形成和提高标准化程度，从而便于与国家信息系统兼容，避免档案信息孤岛。2.参与电子政务建设，研究和落实电子政务与档案信息化的相互要求，形成一体化的管理模式国家电子政务建设发展很快，档案信息化如不加快步伐，会造成灾难性后果，需要提前解决电子文件的监控、归档保存和信息化利用等问题。1）使电子政务的建

7、设者认识到电子文件的管理必须按照档案管理的要求去进行，并且在电子政务建设过程中主动接受档案部门的相关指导。现在中央、国家一级的电子政务建设领导小组已经注意到这个问题，在其决策和顾问机构中吸收了档案部门的人员参加，使档案部门的要求在相关工作中有所体现。但各地、各部门对此仍有忽视，致使很多电子政务系统建设存在缺陷，不符合电子文件和电子档案管理的要求。2）使档案工作者具有相关的知识，懂得如何指导电子政务设计和使用部门对电子文件进行管理。解决这个问题需要克服的困难很多，因为档案工作者面临的是新问题，形成、掌握新的管理方法需要

8、一定时间，从而易造成指导工作的滞后。这就对档案工作者提出了更高的要求，必须尽快了解和借鉴国际先进经验，深入实践,迅速形成和推广符合国情的相关模式。3）把握时机，把档案管理的要求融合到电子政务的系统设计之中。在信息化过程中，最好的方法是实现自动管理，减少人工干预，应在信息管理流程中按照法规体系实现系统功能设计。但是很多部门由于种种原因错过了时机，