人事档案的信息化建设调研报告

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1、人事档案的信息化建设的调研报告档案托管中心一、人事档案信息化建设的紧迫性党的十六大报告中提出：“大力推进信息化，加快建设现代化”，“推进电子政务”。社会信息化水平在一定程度上已成为衡量一个国家或一个地区现代化程度的重要标志。档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录，是国家重要的信息资源。人事档案虽然是职工个人学习和工作经历的原始记录，但档案法明确规定：人事档案属于国家，是国家信息资源的一部分。职工人事档案记载的信息是与职工的切身利益密切相关的信息，具有证据性与法律性

2、，在职工的职称评聘、工资晋升、基层选拔人才以及人事纠纷等方面都发挥着重要的证据性作用。因此，它的使用频率特别高，很需要信息化建设。二、人事档案信息化的作用1＞提高管理人员的工作效率传统的人事档案管理侧重于档案实体管理，管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入就可以多次反复利用，在档案管理内部进行数据共享。建立了人事档案信息数据库以后，检索查询起来就变得非常方便。传统的检索方式是档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需

3、的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找,费时、费力。档案管理信息化后,档案的检索与查询就可以实现即时的查询,大大提高了管理员的工作效率。另一方面，人事档案的信息可以更好地得到利用，更快捷更准确地为决策机构提供依据。2、有利于档案管理员业务水平的提高人事档案信息化后，将档案管理员从烦琐的手工劳动中解脱出来。节约大量的手工工作时间，管理员有充足的时间钻研业务，开拓创新，学习各种管理知识，不断提高管理水平。同时，减少了管理员在库房中逗留的时间，有益于管理员的身心健康，更能体现“以人为本”的人性化管理理念。3、有利于人事档案纸制载体的保护人事

4、档案纸制载体是最原始的证据材料，它的客观性是不可置疑的。因此，人事档案纸制载体的保护显得非常重要，而人事档案利用率非常高，工作中经常要查询有关人员的信息，平均每份每年都要翻阅两、三次，有人事争议的翻阅次数更多，调工资、评职称等等。再加上反复拆装，薄薄的纸片不堪重负。信息化后，人员的信息都可以从数据库中求得，减少了工作人员与原始材料的接触，有利于人事档案纸制载体的保护。二、急需解决的冋题1＞进行数据整合人事档案记载的信息非常丰富，跨越的时间也很长，由于主观及客观等方面的原因，以至一份人事档案中的信息常常或多或少有点差错，数据前后不一，甚至

5、有时一种信息有几种不同的记录。因此，在进行信息化建设之前，首先要进行同一信息的数据整合，以求取唯一正确的数据。这项工作虽然做起来比较刺手，花费的时间与经历恐怕比直接输入电脑用的时间与经历还多，但意义十分重大，错误的信息毫无利用价值，反而造成工作中不可挽回的失误。2、重视档案人员的素质培养科学技术是第一生产力，人是生产力中第一要素。只有管理人员的业务水平提高了，才能适应档案信息化、网络化的发展。拥有咼科技，却缺乏能运用它的人才，那么，也只能望洋兴叹。在我国，传统的档案信息服务水平明显滞后于时代的发展，远远不能满足人们对信息的需求，具体表现

6、在档案工作人员的信息意识淡漠，观念陈旧，抱残守缺，缺乏开拓与创新精神，以致于出现硬件设备的现代化与人员观念落后相互并存不协调的局面。因此，要加强档案员自身素质的提高，以适应信息化建设的需要。总之，随着时代的发展，社会的进步，网络化、信息化将在未来的社会中占主导地位，只要我们勇于开拓，不断进取，以时俱进，做好档案信息资源开发与利用，才能在社会主义建设中增强自己的吸引力和竞争力，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地，才能在信息社会的发展中不断进步。