如何做好年终时间管理-正略咨询

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4、罪纯马镣芜警徒连弧蚀类砰撕弗参荣幅蒙蒋爪怔饭送淤悠辛茫敖嚼如何做好年终时间管理-正略咨询本文来自正略咨询，更多精彩案例请关注正略公众号（zlzxwx）一年岁终，又是“年关难过的”时候。高管们常常在这个时候面临着分身乏术的局面，经常是几件“大事”同期进行，项目、会议、邮件、总结都会让高管们的时间表彻底崩溃。每件事似乎都必须做好，才能让老板和员工都满意。如何做好不同项目的同期管理？既不让自己和团队成为加班狂，又能出色的完成年终的各项重要任务？根据实际的经验，总结了以下几个要点。一、“计划计划，墙上一挂”多项目运作的情况下，需要制定项目运作的综合时间表。一张时间表内把所有重要的项目进度和时间分配都

5、包含进来。在这方面，Office的Project软件和甘特图会有很大的帮助。通过不同色彩的柱状线条和日历不但可以很直观的反映出每个项目所需要的工作日多少，更重要的是各个项目之间的“时间交集”和“资源交集”也都会一览无余。找出高管们需要同时“现身”处理工作的集中时段，平衡自己的工作量，调整各个项目的不同进度。调整后的工作计划将是高管们多项目管理的重要依据。二、Firstthingsfirst。除了每个项目所需用的时间和资源外，高管们还要决策不同项目的重要程度和紧急程度。利用“重要性矩阵”来区分事情的重要程度是很好的工作方法。这个矩阵有两个维度“重要程度”和“紧急程度”（图1）。如左图所示，工作

6、可以分成如下四类：重要ⅡⅠ不重要ⅢⅣ不紧急紧急图1Ⅰ：重要且紧急；Ⅱ：重要但不紧急；Ⅲ：不重要且不紧急；Ⅳ：不重要但紧急。很认真地评估每件需要做的事情的紧急和重要程度，然后把它们丢到这四个框框中，就可以排出高管们做事情的先后顺序。一般为：Ⅰ〉Ⅳ〉Ⅱ〉Ⅲ，同时也可以跟据优先顺序来统一调配资源，使得资源的投入最优，产出最大。三、信息筛选。每天都会有各种各样的信息通过各种渠道进入高管们的视听范围，为了在年底这个非常的时刻集中精力打好“歼灭战”，信息的甄别对于高管们来说是必不可少的。根据麦肯锡的一项调查，在80%能解决最终问题的有效信息中，只占高管们搜索信息量的20%。由此看来，信息的有效筛选可以节

7、约高管们的时间，同时可以提高他们和其团队的沟通效率。如果想有效的筛选信息，就要重视信息的传播渠道，其中之一便是email。首先要进行邮件分类，第一类：项目管理类。把所要管理的项目设定为不同的目录，如：开发、组织架构、制度、管控、营销等。按照目录对有关项目的往来邮件进行分类，可以节约大量查找时间。第二类：团队管理。主要是高管日常管理邮件，如：报告、报表等。第三类：公司的其它邮件。其次，还要对邮件内容进行规定。在