高效工作方法

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1、高效的工作方法TFTM的工作当中必要的知识和技巧工作成果业务知识・技巧价值观・行动准则TFTM・问题解决法・专业知识・TOYOTAWAY（⇒TFTMWAY）一般・PC・外语・商务礼仪・工作态度・PDCA・日程管理・文件的书写方式此次讲义实施的内容1.分组讨论各组按下列重点，分为「上司的视角」，「部下的视角」就TFTM现存的问题进行讨论和归纳。（加入具体实例）①接受工作指示②汇报・联络・商谈③日程管理④资料制作（书写方式）＜时间安排＞25min：讨论15min：发表2.PDCAAction（对策）Do（实施）Check（评价）

2、Plan（计划）接受指示PD　　　　C　　A计划阶段的重要性时间2.PDCA通过制作切实的P（计划）、缩短D（实施）C（确认・反思省)A（处理）所需要的时间问题对应・改善计划需要较多时间按照计划完成、不必花费多余的时间2.PDCA（1）接受指示（把握现状）接受指示的同时，需把握开展工作的状况◇不要打断对方的讲话，认真听到最后。如有疑问应等对方讲完再问。◇记录要点。◇将内容归纳为5W2H※，简单重复。・Ｗｈａｔ（内容）…做什么？・Ｗｈｅｎ（时间・期限）…何时进行，何时完成？・Ｗｈｅｒｅ（地点・担当部门）…在何处进行？・Ｗｈｙ（

3、目的）…为何进行？・Ｗｈｏ（担当，负责）…谁负责，和谁一同进行？・Ｈｏｗ（方法・手段）…用什么方法进行？・ＨｏｗＭｕｃｈ（数量）…金额？所需数量？＜接受指示的方法＞2.PDCA（1）接受指示（把握现状）接受指示的同时，了解开展工作的状况＜把握现状＞◇收集相关信息，并进行整理（保证完整，准确）・把握过去实施过的内容・确认所需花费的时间・通过交接工作和已有的报告书，使问题※明朗化*重点在下面的P（计划）中商讨对策2.PDCA（2）Plan（计划）接受指示的同时，了解开展工作的状况◇在把握工作目的・期限等５Ｗ２Ｈ相关信息的基础上进

4、行工作计划。◇针对委派的工作（问题）考虑对策*（根据情况与上司和老员工商量），并反映到计划中。◇考虑工作的优先顺序（重要程度，紧急程度），采取有效的手段和有效的顺序。◇向上司和老员工确认，商量计划达成的可行性。*重点要反复思考接受的工作（问题点），「为什么」会发生。（3）Do（实施）按照计划确实实施◇一边有意识思考工作的目的一边开展工作。◇实施过程中保持与相关部门的沟通。◇根据状况向上司进行中间汇报。◇状况有变时，重新讨论计划。（4）Check（评价）是否达到目的要进行，评价和反思◇未能按照计划实施→调查原因（5）Actio

5、n（对策）考虑更好的对应策略，达到标准化◇向上司及相关人员汇报◇将评价结果反映到下次的计划、进行「改善」防止再次发生。2.PDCA▽合理的P（计划）、可以使D、C、A有效进行。但是，计划是否只停留在自己的脑子里、就可以了呢？▽计划不只是为了自己、还是为了与自己以外的相关人员能够一同确认而制定的书面日程，将进展状况可视化非常重要▽为此理解和掌握「业务日程表的制作和管理技巧」是非常必要的。重点2.PDCA管理者的作用2.PDCA▽（指示时）准确的对部下指示「终点（=目标）」＜什么、多少，何时＞×：具体内容由部下自己考虑，但不提示

6、总体方向，全部交给部下，不能达到人才培养的目的。▽亲自确认Plan阶段是部下是否认真考虑了工作内容（时而温和、时而严厉）×：因为工作忙，不仔细看内容▽通过推广好事例，提高公司整体的能力和效率。＜「标准化」「横向展开」＞3.汇报・联络・商谈①制定计划时（Ｐ）・当不清楚上司的指示内容时・自己制作的计划是否切实可行，需要与上司，老员工进行确认，协商・在制定计划阶段出现不能如期完成等问题时应向上司汇报，进行协商②实际实施时（Ｄ）・实施时间较长（1周以上）时，应对进行状况进行中间汇报・根据状况与相关部门进行沟通，并将结果向上司和老员工

7、切实汇报（1）汇报･联络･商谈的时机③完成时（Ｃ・Ａ）・工作结束时，应立即进行汇报④情况发生变化时・因个人原因想变更指示内容时・上司以外的其他人委派工作时（特别是其他部门及公司外部人员）・产生不良后果和出现问题时・由于自己的失误，有可能引发问题时・当认为不能按期完成时（1）汇报･联络･商谈的时机3.汇报・联络・商谈（2）汇报・联络・商谈的方法3.汇报・联络・商谈①直接向发出指示的人进行汇报②根据情况用文件和便条进行汇报。・内容复杂的・有必要记录存档的・需要向他人汇报的③根据状况，也可用ｅ－ｍａｉｌ进行汇报。※发送方须注意）对

8、重要事项必须以书面或当面说明※接收方须注意）需要答复的内容必须回复④正确・简洁・完整的汇报。・预告汇报的主题。（｢有关XX的汇报｣）・最先从结果，然后对理由和经过简练的讲述。（5W2H）・不要将事实和自己的意见混淆。▽为在准确的时间内能够向上司汇报１．提前预定上司的日程２．填写到自己制作的