公司财务档案管理制度及相关表格

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1、公司财务档案管理制度第一条根据财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知的规定，为加强公司会计档案管理，保证会计档案妥善保管有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密,特制定本制度。笫二条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重耍史料和证据。具休包括：1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。2.会计账簿类：总账、明细账、口记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务

2、报告。4.具他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。第三条每年形成的会计档案，由财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。1.当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满之后，应当由财务部编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管。2.移交档案部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别重要拆封重新整理的，档案部门应当会同财务部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。笫四条财务部和档案部门保存的会

3、计档案不得借出。如有特殊需要，经总经理批准，可以捉供查阅或复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。1.由档案部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度。2.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保竹期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。3.会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。笫五条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类档案的保管按照本办法附表所列期限执行。第六条保管期满的会计档案，除木第七条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：1.木单位档案部门会同

4、财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.总经理在会计档案销毁清册上签署意见。3.销毁会计档案时，由档案部门和财务部共同派员监销。4.监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总经理。笫七条保管期满但耒结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当

5、在会计档案销毁清册和会计档案保管清册小列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。笫八条使用电了计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案，应报财政局备案。笫九条建设单位在项口建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工结算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。第十条单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列切应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限、已保管期限等内容

6、。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。第十一条预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。本制度解释权归公司财务部。附农一：会计档案保管期限农序号档案名称保管期限备注X..1原贻凭证15年、云计9i灘凭证15年3汇讎证15年415年包倍日记邕账5明细账1$年一、会计0底橙•米b日记账1$年观全和擁行存软日记账探皆25年•7固定資产卡片15年固定浚产根废淸理后探各5年8辅

7、助账簿15年三、财务9月.垂报告拜包桔各级主昏冊门汇总财务根告履文字分折根告类10年度报告永久包椅各级主皆都门汇总财务根告及文字分折11会清册15年12会计档案保管清册永久匹、算他1O会计档枭肖毀清册永久14银行锢叭表拜15银行对账单岳不弓-案卷顺序号立卷类目案卷标题^2^起止日期卷内张数口

8、)

9、」•保管期限备注三、档案目录表附件二、相关表格:-、文件归档表部门:序号文件名称档案编号归档H期交件人签名收件人签名备注二、归档案卷目录表部门：编号文号名称内容归档日期备注1234四、档案索引表编号档案号档案名称归档日期储存位置档案

10、内容处理五、（机密）文件保管备查簿档期归日原文件编号内容摘要经办部门档号预定保存期限份数备注副本影本六、档案明细表保险库号柜位拟存至日期公司部门文件名称内容类别入库日期岀库日期收件人签收日期七、作废档案焚毁清单年月日焚毁档号收文号发文号简由档案起讫日期核准:监焚:焚毁执行人:八、档案调阅单