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时间:2019-09-20
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1、用Excel函数动态展示数据(李国锋 2001年05月30日09:18)利用Excel电子表格计算功能和图表功能,我们能够很好地展示各种数据。但是,当基本数据集扩展后,相应的公式和图表却静悄悄的,只好双击它们再重新修改之,它才响应你的新数据集。本文向大家介绍一种利用Excel函数、单元格区域名称等功能,实现动态数据展示的技巧。动态数据展示的实现在工作表Sheet1中的单元格A1、A2、A3中分别输入“月份”、“销售额”、“销售汇总”,及相应的月份和销售额数据,请按以下步骤完成余下操作。1.单击主菜单“插入/名称/定义第3页共3页”命令,弹出“定义名称”对话框,在“在当前工作簿
2、中的名称”文本框中输入“Month”,在“引用位置”文本框中输入公式:“=offset($A$2,0,0,count($A:$A),1)”,单击“添加”按钮;重复上述步骤,在“在当前工作簿中的名称”文本框中输入“Sales”,在“引用位置”文本框中输入公式:“=offset($B$2,0,0,count($B:$B),1)”,单击“确定”按钮。2.在C2单元格输入公式“=SUM(Sales)”,本文充分利用了“名称”的作用。3.鼠标单击A2,再单击工具栏中的“图表向导”按钮,在“图表向导—4步骤之1—图表类型”对话框中,选择“XY散点图”的第二个图表子类型,单击“下一步”按钮
3、。4.在“图表向导—4步骤之2—图表源数据”对话框中,单击“系列”标签,修改“X值(X):”文本框里的内容为“=Sheet1!Month”,修改“Y值(Y):”文本框里的内容为“=Sheet1!Sales”。单击“完成”按钮。5.单击图表,清除图表的“网格线”、“绘图区背景格式”,至此完成。现在,不管你怎样修改区域A3、B3以下两列的数据,添加/删除,销售汇总和图表都将随着你输入的数据集的变化而动态变化(注:不能删除A2、B2单元格中的数据)。几点说明对步骤1中所使用的函数,主要有两个:OFFSET函数和COUNT函数,就是这两个函数的配合实现了动态数据的展示。COUNT函数
4、的参数是一个单元格区域引用。此时,它只统计引用中的数字,引用的空单元格将被忽略。利用函数COUNT第3页共3页可以计算单元格区域引用中数字项的个数,作为OFFSET函数的相对偏移量参数使用。OFFSET函数实现动态区域的扩展。此函数的功能是以指定的引用为参照系,通过给定偏移量得到新的引用。返回的引用可以为一个单元格或单元格区域,并可以指定返回的行数或列数。OFFSET函数的语法是:OFFSET(reference,rows,cols,height,width),这里参数“Reference”代表作为偏移量参照系的引用区域,Reference必须是对单元格或相连单元格区域的引用
5、。否则,函数OFFSET返回错误值#VALUE!。参数“Rows”表示相对于偏移量参照系的左上角单元格上(下)偏移的行数。行数为正数时表示向起始引用的下方扩展区域,为负数时表示向起始引用的上方扩展区域。参数“Cols”表示相对于偏移量参照系的左上角单元格左(右)偏移的列数。列数为正数时表示向起始引用的右边扩展,为负数时表示向起始引用的左边扩展区域。如果行数和列数偏移量超出工作表边缘,函数OFFSET返回错误值#REF!。参数“Height”表示所要返回的引用区域的行数,Height必须为正数。参数“Width”表示所要返回的引用区域的列数,Width必须为正数。如果省略hei
6、ght或width,则假设其高度或宽度与reference相同。注意OFFSET函数实际上并不移动任何单元格或更改选定区域,它只是返回一个引用。在我们的操作中,是将OFFSET函数返回的引用定义名称为Month或Sales,并利用此名称所代表的单元格区域,实现数据汇总和作图。这样,在数据集变化后,相应的汇总和图表都变化了。(责任编辑Rayhotray@ccidnet.com)第3页共3页
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