用Excel函数动态展示数据

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1、用Excel函数动态展示数据（李国锋　2001年05月30日09:18）利用Excel电子表格计算功能和图表功能，我们能够很好地展示各种数据。但是，当基本数据集扩展后，相应的公式和图表却静悄悄的，只好双击它们再重新修改之，它才响应你的新数据集。本文向大家介绍一种利用Excel函数、单元格区域名称等功能，实现动态数据展示的技巧。动态数据展示的实现在工作表Sheet1中的单元格A1、A2、A3中分别输入“月份”、“销售额”、“销售汇总”，及相应的月份和销售额数据，请按以下步骤完成余下操作。1.单击主菜单“插入/名称/定义第3页共3页”命令，弹出“定义名称”对话框，在“在当前工作簿

2、中的名称”文本框中输入“Month”，在“引用位置”文本框中输入公式：“=offset($A$2,0,0,count($A:$A),1)”，单击“添加”按钮；重复上述步骤，在“在当前工作簿中的名称”文本框中输入“Sales”，在“引用位置”文本框中输入公式：“=offset($B$2,0,0,count($B:$B),1)”，单击“确定”按钮。2.在C2单元格输入公式“=SUM(Sales)”，本文充分利用了“名称”的作用。3.鼠标单击A2，再单击工具栏中的“图表向导”按钮，在“图表向导—4步骤之1—图表类型”对话框中，选择“XY散点图”的第二个图表子类型，单击“下一步”按钮

3、。4.在“图表向导—4步骤之2—图表源数据”对话框中，单击“系列”标签，修改“X值(X)：”文本框里的内容为“=Sheet1!Month”，修改“Y值(Y)：”文本框里的内容为“=Sheet1!Sales”。单击“完成”按钮。5.单击图表，清除图表的“网格线”、“绘图区背景格式”，至此完成。现在，不管你怎样修改区域A3、B3以下两列的数据，添加/删除，销售汇总和图表都将随着你输入的数据集的变化而动态变化（注：不能删除A2、B2单元格中的数据）。几点说明对步骤1中所使用的函数，主要有两个：OFFSET函数和COUNT函数，就是这两个函数的配合实现了动态数据的展示。COUNT函数

4、的参数是一个单元格区域引用。此时，它只统计引用中的数字，引用的空单元格将被忽略。利用函数COUNT第3页共3页可以计算单元格区域引用中数字项的个数，作为OFFSET函数的相对偏移量参数使用。OFFSET函数实现动态区域的扩展。此函数的功能是以指定的引用为参照系，通过给定偏移量得到新的引用。返回的引用可以为一个单元格或单元格区域，并可以指定返回的行数或列数。OFFSET函数的语法是：OFFSET（reference，rows，cols，height，width），这里参数“Reference”代表作为偏移量参照系的引用区域，Reference必须是对单元格或相连单元格区域的引用

5、。否则，函数OFFSET返回错误值#VALUE!。参数“Rows”表示相对于偏移量参照系的左上角单元格上（下）偏移的行数。行数为正数时表示向起始引用的下方扩展区域，为负数时表示向起始引用的上方扩展区域。参数“Cols”表示相对于偏移量参照系的左上角单元格左（右）偏移的列数。列数为正数时表示向起始引用的右边扩展，为负数时表示向起始引用的左边扩展区域。如果行数和列数偏移量超出工作表边缘，函数OFFSET返回错误值#REF!。参数“Height”表示所要返回的引用区域的行数，Height必须为正数。参数“Width”表示所要返回的引用区域的列数，Width必须为正数。如果省略hei

6、ght或width，则假设其高度或宽度与reference相同。注意OFFSET函数实际上并不移动任何单元格或更改选定区域，它只是返回一个引用。在我们的操作中，是将OFFSET函数返回的引用定义名称为Month或Sales，并利用此名称所代表的单元格区域，实现数据汇总和作图。这样，在数据集变化后，相应的汇总和图表都变化了。（责任编辑Rayhotray@ccidnet.com）第3页共3页