体系审核常见问题和应对策略

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1、体系审核常见问题及应对策略体系审核中经常会遇到以下几类问题：一是比葫芦画瓢从其他企业照搬照抄造成文件不接地气的问题，二是厂房或车间硬件设施先天不足从根本上不符合标准要求的问题，三是审核中对方为应付文审和现场审核所进行的书面造假，四是最高管理者对质量体系不重视、对体系要求、具体内容不了解的问题等等。每每遇到这些问题，面对相关人员的种种理由，外部审核员往往心知肚明但又不便一语道破，企业内审员却因公司的种种客观原因又无可奈何，被审核方各级人员又为能通过审核而费尽心机。如何面对审核中遇到的这几类问题，下面谈一些看法。1、比葫芦画瓢、克隆文件一些企业在初建体系时，常常借助咨

2、询机构推荐的文件样本，或者从其他公司借阅的模本，拟订自己的质量文件,这些企业有的能结合自身实际，参照别人的文件制订属于本公司的文件，经反复修改、试行、验证后执行，这种模式当然无可厚非；但个别企业却是在有了这些方便条件下，照搬照抄、简单克隆，甚至将别人的电子文本简单进行名称、岗位的“替换”就成了自己的文件，以至于在其后的培训贯标时，文件编制者根本就不明白一些段落的真正含义。这类文件，往往脱离企业实际，文件不具操作性、适应性，这样的体系即便最终通过了所谓认证审核，对公司的质量管理也起不了多大促进作用。円口•作为审核员，一旦发现这类问题应中止审核，并引导企业端正认识，认

3、识到体系标准对企业管理的建设性和突破性，体系文件要全面返工，审核员在此后审核中，要将文件与标准的符合性、贯标培训过程材料及培训效果验证、文件的实用性、有效性作为审核重点。要将这些问题作为内审、管理评审输出的重点向最高管理者进行反映，让领导意识到公司体系的建立从认识上、方法上、方向上存在偏差，上层领导需予以关注。作为公司体系主管部门，这类问题是大多数公司建立体系之初最容易出现的问题，必须从方法上对各部门、流程各环节进行引导，确保文件能够充分体现标准要求、体现管理者诉求、体现质量管理的客观要求，对作业指导书必须体现操作性，必要时文件编制人员要亲自到作业现场按实际操作进

4、行同步描述，确保文件的可操作性、实用有效性。2、硬件不足、得过且过认证标准是对企业通过认证的基本要求。企业认证时，大型企业、新型企业硬件方面的问题一般较少，但一些小个体企业、原国有改制企业或者从个人小作坊转化而来的民营小企业，公司因取证、换证或强制性标识资质审查时要符合相关法规标准要求，而由于从前期规模小、不规范背景下发展过来存在认识上的盲点，因此企业在发展中对硬件没有做到同步投入，厂房简陋，比如做食品的根本没有什么一更二更，根本不具备更衣、消毒、温控、检测等条件，厂区所处位置不合理，企业存在的先天不足从根本上限制了进一步改造能够达标的可能性，作为认证机构，必须有

5、企业可通行认证的底线，有些典型企业是不能进行认证和通过审核的。对于审核员来说，当企业不具备硬件条件时，要分清这类企业是否具备改造的条件，有些工厂在硬件上先天缺陷，比如厂区靠近污染源、厂房格局或建筑材料不具备改造条件，可能这些企业即便改造从根本上仍达不到认证要求，这种条件下，作为审核员要在第一时间告知企业其存在局限性，要及时做出不宜认证的告知工作。但如果企业经过一定投入可以进行符合性改造，那么作为认证人员可以从技术上提供某些指导，建议其在咨询公司的具体指导下，本着投资小、但改造后须满足质量要求的双重原则，由企业在有限的时间内进行改造投入。当公司硬件不符合认证要求时，

6、作为公司人员，要认识到认证不是目的，作为一个企业，生产符合质量标准的产品是市场竞争的基本法则、是企业生存的道德准则、是履行社会责任，企业要做的，就是必须在符合质量认证标准前提下,如何最节约、最高效地实施改造，以满足认证所要求的所有标准条件。3、劳民伤财、文件造假文件造假一般发生在体系运行阶段，这些造假，一是按标准要求必须制订程序但实际没有制订文件，审核要求提供时，临时抱佛脚炮制出的文件，二是运行中为避免外部审核时发现系统问题，单独做一套假记录应付审核，整套记录与实际生产根本不关联，全是体系员、车间统计或兼职人员临时加班补做的记录，三是购进商品时进货资质把关不严，因

7、图价格便宜或因生产急用或因监督把关不到位，存在资质材料不全甚至缺失，为满足审核临时造假复制，四是个别环节存在项目缺失，如水质检验、环境监测、产品化验等，平时硬件不具备或检验岗位人员空缺，因审核需要而临时造假，五是按体系文件、公司管理应该保持但在实际工作中尽职不到位，造成文件更新不及时、记录不及时或记录缺失等违规现象。应对策略:作为审核员，审核一个公司的记录是否全方位做假，一个最有效的办法就是通过先了解公司基本情况、产销、盈利情况，从财务报表通过逆向模式，了解其真实的原料投入、半成品、成品等业务流量；审核索证记录是通过与供方直接电话沟通了解操作模式；审核其三级文件真

8、实性时可以