学生档案管理讲义修改稿 (1) (1)

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1、《学生档案管理》（选修课课程）第一章档案学基本理论（讲义）黄东霞授课2014年3月27日、4月3日共6个学时23《学生档案管理》讲义目录前言第一章档案学基本理论（5-6周，6学时，黄东霞）第一节档案的定义与种类第二节档案的价值与作用第三节档案机构第四节档案管理第二章人事档案（7-8周，钟万梅）第一节人事档案的概念、特点第二节人事档案的价值第三节人事档案的管理方法第三章学生档案（9,11周，钟万梅）第一节学生档案的内涵与价值第二节学生档案的管理第三节学生档案转递第四节学生档案向人事档案转化23第一章档案学基本理论（6学时）

2、3第一节档案的定义与种类3一、档案的定义3二、档案与相关事物的关系三、档案的种类4第二节档案的价值与作用6一、档案的价值6二、档案的作用7第三节档案机构8一、公共档案馆8二、内部档案机构9三、档案行政机构10四、档案机构之间的关系11第四节档案的管理11一、档案管理的基本原则…………11二、档案管理工作性质………………………………………11三、档案管理的八大环节11四、文件生命周期理论1823第一章档案学基本理论第一节档案的定义与种类深入学习档案的定义，了解档案构成的要素、特征，档案与图书、信息等的联系区别。档案的类型。

3、一、档案的定义中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案的定义表述为：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。从四个方面对档案定义的理解：1、档案的来源：在实践活动中直接形成的。国家机构、社会组织和个人开展工作、履行职责和发展自己，必然需要一定的载体和手段。制发各种表达意图的文件便是其重要的载体和手段之一。古人讲“言而无文，行之不远”。如教育部要发布命令，要通过发文件或视频等，才能贯彻下去；学生学习要经过考试的手段获取学习成绩等等。人们在现实活动中不仅要产生和形成文件，而且在今

4、后的活动中还需要经常利用过去产生的文件，人们把日后需要查考的文件整理保存起来，就成为档案。这些档案都是伴随着人们的实践活动自然而然地产生的，是最为原始的历史记录。2、档案的条件：第一，档案是已经形成的文件材料。正在形成或尚未形成的东西不是档案，而是已经办理完毕的文件材料才算档案。所以，归档的档案必须是已经办理完毕的文件材料。第二，必须是具有一定保存价值的文件材料。国家机构、社会组织和个人在各项工作中形成的文件数量是比较多的，不可能全部都转化为档案。有的文件在办理完毕后失去了保存价值，也不可能转化为档案。所以说，档案是文件

5、的精华，文件是档案的基础。第三，必须是按照一定的程序集中保存起来的文件材料。文件不能自动地转化为档案，人们要把平时形成的文件经过整理，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为档案。归档过程，这是文件和档案的分界线，是文件转化为档案的标志。3、档案的载体，形式多样。在社会实践中形成的档案，不但内容丰富，而且形式多样，可分为以下几种：（1）物质载体形式的多样性。如纸张、甲骨、竹简等。23（2）记录方式的多样性。如文字、图表、声像等。（3）信息内容表达的多样性。如文书档案有法律、办法、决定、总结等等；科技档案有竣工图、测绘图、产

6、品图等。4、档案是原始的历史记录。档案是人们在社会活动中直接形成的原始信息记录，是档案定义核心内容，是档案的本质属性，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物独一无二的本质所在，具有特定的历史记录性质。二、档案与相关事物的关系（一）档案与信息首先，什么是信息？控制论创始人维纳（诺伯特·维纳(NorbertWiener，1894-1964)是美国数学家，控制论的创始人）认为“信息是人们在适应外部世界，并使这种适应反作用于外部世界的过程中，同外部世界进行互相交换的内容和名称”，它被奉为经典性定义。信息可以是一种东西，是一种内容和名

7、称，是一种数据。实际上，人们在实际生活对信息还是有着基本的共识，它类似于消息、知识，来源很广泛，比如新闻、报告、数据、图书、杂志等。档案是一种信息资源，档案信息是信息的一种存在形式，档案是人类社会的一种重要信息资源。因为档案是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源。这是档案的本质特性决定的。信息理论告诉人们，信息的确定性与可靠性是信息的根基所在，没有确定性、可靠性或确定性、可靠性程度差的信息没有什么价值，甚至会对人类社会造成负面效应乃至灾难。所以越发达、文明程度越高的国家越重视档案。所以，就档案与信息的关系

8、而言，档案是一种信息，但是信息不仅包括档案。（二）档案与文献文献一般是指前人留下来的历史文化价值较高、内容较系统完整的信息记录，形态上有文书、文章、著作（图书）、日记、信函、笔记、照片、音像制品等。档案与文献的逻辑关系是内涵不同，外延有大面积交叉重合。例如，文献里面有文书，档案里面也有文书，但此文书与彼文书有本质的不