信函邮寄规范

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1、信函邮寄规范招商工作中，需有大量信函、少量包裹邮寄，针对各类信函，包裹的不同作用制定以下邮寄规范：1、邮寄平信（小信封、大信封）由平台业务助理依照《抄写信封的规范》将邮件邮编、收信地址、收信人、用黑色钢笔（中性笔）字迹工整准确无误的填写好，经平台经理在《发函登记本》上签名同意后，交信息组发函专人统一邮寄；2、遇重点客户或紧急事务，需抢时间邮寄，挂号信，特快专递包裹，特种函件除经平台经理签字外，必须经数控中心经理终审方可邮寄；3、原则上各平台不分省单寄邮政函件，如确因工作需要、平台费用充足，可rh业务助理

2、拟定申请，由平台经理签字后，交商务总监审批确认方可邮寄。三、客户信息报告1、商务助理处理一、二次来电、函信息后;2、一次来电、来函信息分省输入各省份信息分录表，抄信封并及时寄出相应资料；3、二次来电、来信信息及时转交对应各商务代表并详细登记到重点信息登记表上；5、将电话记录表及一次来信分H期装订成册存档备查；6、填写信息统计日报表、全国信息累计表、媒体反馈信息累计表及每月底做媒体反馈分析报表；7、上述报表渠道管理部存档备查；四、谈判前期准备1、客户背景资料准备A、客户姓名B、客户职业、工作经历、C、客户

3、资金状况D、前期沟通状况E、参与谈判者随行人员状况2、本方资料准备A、合同四份、相关资料、样品；B、经销商登记表；C、法人或委托人签名盖章；D、定金收据；附件五谈判后期工作处理1、达成协议1、各部门对经销商进行追款；2、经销商打款并传真电汇回执单至公司，对应商务代务在传真件下方注明所属平台、地域、经销商姓名，并复印三份交渠道管理部行政助理；3、渠道管理部行政助理传真复印件交至财务一份通知查款，一份交至数控中心统计在途款项，余下一份自行留底。（行政助理每日上午11点，下午4点到财务部查询当H到款情况，如有

4、到款，通知相应平台助理；4、财务通知到款后由行政助理填写一式六份《到款通知单》交对应部门；5、商务助理接《到款通知单》，请示平台经理批准后，填写《要货中请表》（注明广告片类别、数量，随货发出），同时办理《经销商委托书》及相关证照复印件（盖公章）以挂号信寄出；6、商务代表、数控部经理、总经理在《要货申请表》上签字确认；7、《要货申请表》经数控部经理复核，签字并传真给厂部申请办理发货；8、厂部收到《要货申请表》后，经杨总审核确认发货；9、厂部将货发出后，以电话方式告知数控部货物已发，数控中心通知相应商务助理

5、；10、商务助理电话问询经销商货物是否如期抵达（一周内），如货物未及时到达经销商处，应立即通知数控中心查询货物发送情况。2、未达协议A、试谈判情况分析未达成协议原因。B、对可能达成协议的客户进行深入沟通。C、对不可能达成协议的客户转入储备名单。并详细记录客户背景、愿望及谈判过程。