中药材采购管理制度

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1、文件编号FCG-PA-001文件版本1.0文件名称中药材采购流程制度生效日期2017-03-06页码第8页共9页№修订内容摘要修订者修订日期备注制订审核核准1.2.3.4.【受控文件严禁私自影印】文件编号FCG-PA-001文件版本1.0文件名称中药材采购流程制度生效日期2017-03-06页码第8页共9页一、目的：为进一步完善、细化中药材采购工作，规范采购流程，提高采购工作的效率，保障销售部所需产品及时到货，确保购进产品质量达标，控制采购成本等，特制订本制度。二、范围：适用于本公司采购管理。三.内容：1.采购管理基本流程：销售需求订购单→采购计划→采购部联系货源、各子公司采购报价→询价、

2、比价、议价→集团采购部确认采购货源价格→采购洽谈→采购合同签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）→建立供应商资料→法务、财务审核→通知供应商发货到指定地→交货验收→计划对帐→财务按约结算→采购通知供应商开票。【受控文件严禁私自影印】文件编号FCG-PA-001文件版本1.0文件名称中药材采购流程制度生效日期2017-03-06页码第8页共9页销售需求采购流程图如下：↓采购计划↓联系货源、采购报价↓确认货源价格、质量↓采购洽谈↓法务审核合同责任条款财务部确认付款条件及帐期→←合同的签订↓↓运营中心总监审批通知供应商发货↓←↓不合格合格→董事长审批交货验收↓↓↓入库计划对帐按合同要求处理或退

3、货↓财务按约结算↓供应商开票【受控文件严禁私自影印】文件编号FCG-PA-001文件版本1.0文件名称中药材采购流程制度生效日期2017-03-06页码第8页共9页2.具体流程制度及要求如下：（一）、采购购进要求（1）采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。直发中药材应根据销售部提供的直发品种计划，报运营总监签字审核，总监传达给采购部长，采购部长把采购计划下发到集团采购部和下属各子分司报价，然后订好采、销价格拟好合同，交财务部和法务部审批后备案下令采购供货，物流员开始交入跟踪货物。各子公司收到报价单后，必须当天报价完毕回传集团公司采购部。（2）采购员于每月30日将物料在途数量提供给集

4、团采购部并上报，为次月采购计划的下达做好准备；同时对在途品种严格监督，确保在途物料及时到货。（3）采购部根据需货计划、物料在途及各物料库存情况，于每月5日前制定当月中药材采购资金预算表，并核对无误后上财务。（4）填写中药材物料采购四联单，本部门保留一份，仓储部一份作为物料接收的依据，财务部一份（标明单价）作为审核发票的依据；追加计划要确保数量按实时采购价格及时下达，并填写追加中药材物料采购四连单，以保证物料的数量及价格不会出现超量或高价问题。（5）编撰当月中药材到货明细表，跟踪各供应商发货情况，对销售急需品种提前与供应商联系，通知提前将该品种发货；仓储部根据采购四联单进行接收，在没有接到特

5、殊通知，来料数量不符的，仓储部有权拒收并通知采购部。（6）交货验收：验收员采购员必须确定货物品种数量、质量、交货期的正确无误，以采购员的确定和合同为验收依据。货物验收不合格的需按排补救和退换货。处理近效期、包装破损、质量不达标等问题产品。与供应商、销售部互通信息，最大限度减少公司成本。（7）建立供应商目录表、月购进目录表，便于后期查询统计。（二）、供应商资料收集与审核制度（1）企业用户：新供应商的开发要严格按照GSP合格供应商评定及管理办法实行，对想要成为我公司供应商的公司，首先在企业资质上审核，资质不合格的绝对不可以成为我公司的供应商；资质合格的还要对其企业声誉、资金承受能力、与我公司合

6、作态度做进一步了解，对怀有不良目标的供应商不予以供货资格；新供应商的考察期为3个。药品生产首营企业应提供以下资料：加盖生产企业原印章的《营业执照》和《药品生产许可证》复印件；加盖生产企业原印章的GMP认证证书等企业质量认证情况的有关证明；销售人员的身份证复印件；质量保证协议或质量承诺书、开票信息、开户许可证。药品经营首营企业应提供以下资料：加盖经营企业原印章的《营业执照》和《药品经营许可证》复印件；加盖经营企业原印章的GSP认证证书等企业质量认证情况的有关证明；加盖经营企业原印章、企业法人代表签章的法人委托书，并标明委托授权范围和有效期；售人员的身份证复印件；量保证协议或质量承诺书；开票信

7、息、开户许可证。以上均需填写“首营企业审批表”“首营品种审批表”（如下表A、B），附上述有关资料，并提出是否进行实地考察的意见，经本部门主管加盖意见后，依次送质量管理部门和企业经理审批。（2）中药材收购业务：种植人身份证复印件、地产证明、《收购合同》、银行帐号以上必须与种植人姓名一致。（三）、合同管理及签订制度（1）买卖双方经过询价、报价、议价比价及其他过程，最后双方签【受控文件严禁私自影印】文件编号FCG-PA-001