佛塑集团设备科备品备件管理系统方案

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1、佛塑集团设备科备品备件管理系统方案建议书人通公司2004.05.31目录1现状描述32需求描述33需求分析43.1问题分析43.2综述54方案建议61.1组织机构定义61.2主数据方案71.3模块介绍71.3.1物料管理71.3.2财务管理91.3.3管理会计111.4流程方案一121.4.1方案概述121.4.2流程图131.4.3方案优点131.4.4方案缺点131.5流程方案二131.5.1方案概述131.5.2流程图131.5.3方案优点141.5.4方案缺点141.6流程方案三14461方案概述144.6.2流程图144.6.3方案优点144.6.4方案缺点15现状描

2、述1.设备科需要尽快将所有的备品备件库管理起来，涉及的内容要能对所有备品备件库存的物资进行全面的统筹管理，对相关信息使用网络共享，通过计划采购和统一的设备台账对所有的设备（包括备品备件）库存进行管理。2.设备科的管理系统涉及到目前的处理流程包括：备件库存管理、进口设备的采购处理、3.目前五金仓库通过用友系统进行物料存货账的记录，各车间根据需要到五金仓库领用，各个车间都有各自的仓库（生产线、车间的备件仓库粗略估计也应该有10-12个），设备科日前对车间备件仓库的储备、使用、设备备件的更换周期等信息都无法获取和管理。4•设备科的备件处理流程：由各车间根据使用需要和工作经验，向设备科

3、提交采购计划，设备科采购后将所有的备品备件入五金仓库入帐管理；五金仓库管理人员必须在拿到供应商发票时才将采购物资登记，在用友系统中进行入账处理（如果发票未到发生车间的领用，则由五金仓库另外手工记录领用情况，但不记录物资价格）；各车间根据实际需要到五金仓库领用备品备件，领用的备品备件在车间都没有纳入用友的系统管理；月末通过用友帐务系统出具相关报表。5.对不同采购时间入库的五金备件，目前的处理方式与财务相同，使用的都是'加权平均法‘。6.由于没有使用统一的编码，五金备件库的记账物资无法与车间仓库进行对照。（具体需求请参见附件《备件管理系统主要实现功能》文档内容）2需求描述1.设备科

4、希望能通过管理系统，管理车间领用后的备件，对这些备件的使用情况能进行跟踪、查询的管理2.使用统一的物料编码管理所有的仓库存货备件。3.对重要备件的管理，能从购买后被车间领用就能进行跟踪管理，通过管理系统能查询到所有备件的领用、使用、剩余信息。1.能做到实物与账务间的账物相符的管理。2.制定采购计划困难，采购的数量不能依据库存的波动进行实时的调整。3需求分析3.1问题分析(1)编码分析现状：目前的备品备件的编码不统一；用友系统中使用了一套编码方案，但在库房中未使用对应物料编码。问题：对备品备件的追踪、查询困难。(2)组织结构现状：目前仓库的管理仅限于五金仓库，未能实现对车间仓库的

5、管理。问题：不能掌握整个企业的库存情况，查询库存情况的时候需要到各车间人工查看，管理难度大，可靠性差。(3)采购计划现状：目前采购计划由各部门申报，然后统一汇总进行采购，采购时需要考虑库存量。问题：库存量的波动不能及时反馈，采购计划的编制困难。需求数量不准确。(4)采购审批流程现状：采购的审批流程在0A系统中完成。问题：不能通过采购申请追踪到相应的处理情况，同时库房收货时不能直接查询采购申请的信息。(1)采购流稈现状：目前采购的审批在0A系统中完成；实际的业务主要手工完成，包括收货、发货，即库房在未收到发票的时候，所有的收发货处理由手工完成，在收到供应商的发票的时候才在用友系统

6、屮补单。问题：由于目前在用友中的操作需要等待供应商发票到达，造成系统中不能提供实时的库存信息、出入库信息。（6）使用情况追踪现状：采用人工方式。问题：难度大，准确度不够。（7）采购价格现状：采购价格查询困难。问题：设备科难以追踪某段时间内的采购价格情况信息不透明。（8）库存管理现状：系统中的出入库一般先用手工凭证纪录，在收到发票后再到用友系统屮补单。问题：系统中的实物账和实际库存中的数量不匹配，管理困难。3.2综述通过对佛塑集团备件管理现状的了解，佛塑集团工程技术中心设备管理科口前在备件管理中面临的问题：1、备件编码规范化问题；2、库存信息的共享性问题；3、库存实时查询的问题；

7、4、备件采购流程的跟踪困难；5、采购历史数据追踪困难；同时负责备件进出仓处理的五金仓对备件成本的核算也面临一些财务处理问题、比如对货到单未到的情况，很难在现在的财务系统里面反应，现在的做法只能等到供应商发票到了以后才进行相应的成本核算，这样导致了成本信息滞后和不准确性，从而影响了企业决策。这些问题归纳起来包括两个方而：1、物料管理；2、存货成本核算。面对这些问题，4方案建议4.1组织机构定义组织机构是企业管理活动和业务活动的基础，也决定了对企业的管理所能延伸到的深度和广度，适当的组织结构是整