行政文秘工作者必须掌握的技巧

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1、行政文秘工作者必须掌握的一、红头文件的制作及标准1、进行页面设置选择“文件”一一“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同在该选项前打选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。2、插入页号选择“插入”一

2、一“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮,再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。3、发文机关标识制作选择“插入”一一“文本框”一一“横排”菜单项，鼠标将会变成“+”，在Word2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键“设置

3、文本框格式”，在这里来设置红头的属性。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2.5cm”一一平行文标准，“&Ocm”一一上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部

4、设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mnu高为20mm.距上25mm的红头制作完成。4、红线制作首先将“视图”一一“工具栏”一一“绘图”选中,单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十"字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗

5、线”设置为"2.25磅”。选择“大小”附签，“宽度”设置为u15.5cm选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中J“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距J“下侧”设置成“7cm”一一平行文标准，T3.5cm”一一上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。5、文号制作平行文文号：文号一一三号仿宋、居中显示。上行文文号：文号一一三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三号仿宋字体；签发人姓名一一三号楷体、右空一个字的距离。注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“

6、插入"一一“符号”一一“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。6、主题词制作选择“表格”一一“插入”一一“表格”，选中表格，单击鼠标右键表格属性"表格”附签，"对齐方式”设置为“居中”;然后单击“边框和底纹”按钮,在“预览窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容:主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。7、保存成模板文件单击“文件”一一“保存保存类型”：选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”:模板所在路径（一般

7、不做，默认即可）。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”一一“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开按钮调出模板即可进行修改。二、公文正文排版1依据模板建立新公文：选择“文件”一一“新建”一一“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。2制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：标题一一二号小标宋字体，居中显示；主送机

8、关三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；正文一一三号仿宋字体；成文日期一一三号仿宋字体，右空四个字的距离，“O”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母0”或“数字0”代替。文号