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1、科技信息计算机与网络“样式和格式”长篇文档排版好助手平顶山工业职业技术学院计算机系韩娜[摘要]经常编辑文档的朋友见到长篇文档大都会感到头疼,那就是排版的问题。原因有两个,首先是手工在长篇文档中查找同级标题并设置好标题格式,本身就是个麻烦的事情。试想要在几十页、上百页的文件里找出所有同级标题来,恐怕没有几十分钟是下不来的。再者,如果文件排好后交到领导手里,领导却让我们将某一级别的标题字体再换一换,那么刚才那份“折磨”恐怕又得重来一次了,整体效率很低。其实,如果我们事先使用了“样式和格式”功能,这些问题就能轻松地迎刃而解了。[关键词]样式和格式长篇文档我们可以将Word中的样式功能看
2、做是一组格式的集合,“快捷键”命令,打开“自定义键盘”对话框,如下图。利用样式可以快速的统一格式,一旦修改了某个样式,所有应用该样式的内容也会自动进行修改。在Word中,主要为我们提供了两大类样式,一类是段落样式、一类是字符样式。它到底有多神秘,让我们来看看。好处一快速同步同级标题的格式(一)快速套用现有标题样式1.编辑完成后套用样式这种方法非常类似于平时的格式刷使用,需要先将标题选中,然后再点击“样式与格式”窗格中的相应样式即可。虽然设置好样式后可以方便地快速修改同级标题格式,但要将所有同级标题从偌大的文章中找出也要花费大量的时间。那么下面要介绍的第二种方法就显得实用多了。2.
3、编写文件时套用样式这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式,为了加快操作效率,可以给每个样式设置一个快捷键。1)点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮,执行“修改”命令,如下图“修改样式”对话框。3)将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏,为它设置一个快捷键后点击“指定”按钮即可。4)以此类推,为其他样式也设置好相应的快捷键。而这时,我们就可以在每录完一个标题后,按下快捷键快速设置该标题的样式了。(二)快速修改同级标题样式以上刚才使用的还都是Word默认的一种比较简陋的样式,如果我们对标题格式有着特殊的要求,其实也是可以自定义样式并同步更新的。1.手动更新同级标题首先,按照
4、自己的要求对标题设置一个新格式,然后再点击它所属样式的菜单钮执行“更新以匹配选择”命令。此时您便会发现,文档中所有使用了该样式的标题(同级标题)会马上同步换成新样式。2.自动更新同级标题而如果您觉得每次都这样手动更新太麻烦的话,Word还2)然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮→支持一个自动更新样式的功能,用起来更加方便。—188—©1994-2010ChinaAcademicJournalElectronicPublishingHouse.Allrightsreserved.http://www.cnki.net科技信息计算机与网络同样,先点击样式窗格中一个样式的菜单
5、钮,执行“修改”命3.此时,文章的开头便会自动生成一个目录。令。然后,在弹出的“修改样式”窗口中勾选“自动更新”一项,点而且值得一提的是,这个目录除了能够直接打印出来以外,击“确定”按钮。这时,当我们对这个级别的标题进行格式修改还能在通过电脑浏览文件时,用Ctrl键+相关目录项来实现时,无须点击“更新以匹配选择”即可以马上将样式同步到其他内容的快速跳转,效果类似于上面介绍的“文档结构图”。标题上,操作更加方便。不过,可能我们也会不满意Word所默认的目录级别,这时好处二快速在文档中定位可以由我们自已定义。点击“工具”菜单→“插入目录”命令,在Word的样式功能除了能够快速同步标题
6、格式以外,还能“目录”窗口中选择好新的级别,然后点击“确定”按钮即可更新借助“文档结构图”功能帮助我们在文档中迅速定位。整个目录了。使用方法很简单,只要点击“视图”菜单→“文档结构图”命(二)快速更新目录令,那么一个类似于文章目录的窗口便出现在了画面左侧,点击随着编辑的深入,有时我们可以会对文章添加或删除一些其中的标题即可快速跳转到相应的内容区,就像使用Web导航段落,这样就可能导致目录的页码与实际位置不符,此时就要利页面一样方便。用Word的目录更新功能了。使用方法很简单,只要先将鼠标定好处三方便生成文档目录位于目录之中,然后右击并执行“更新域”命令,再选中窗口中的不过,上例的
7、文档结构图只能在使用电脑浏览文件时方可“更新整体目录”单选项后确定即可,这时Word会仅更新目录生效,如果想让打印出来的文件也能快速查找,恐怕就只能借助中的内容,达到快速更新目录的目的。于文档目录了。值得庆幸的是,如果在Word中设置了样式以“样式和与格式”在长篇文档排版中的妙用就先介绍到这后,繁琐的目录制作过程就会变得非常轻松。里,不知您有没有豁然开朗的感觉?其实,在我们的Word之中,(一)快速建立目录还有好多像“样式和格式”这样值得学习的好功能,正确地了解1.点击“插入”菜
