国际通用商务信函写法指导汇编

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1、国际通用商务信函写法指导汇编　　英文书信和中文书信的写作有那些不同：　　信封(envelop)　　与中文信封相反，英文信封上收信人的地址和姓名写在信封的中间，发信人的地址和姓名写在信封的左上角，或信封背面。　　英文书信的地址应从小写到大，先写门牌号码，再写街道、城镇、省或州及邮政编码，最后是国家名称。国家名称的每一个字母都要大写。　　信头/个人信头(letterhead/personalletterhead)　　公司信纸上一般都印有其名称、地址和联系号码，这就是通常所说的信头。在没有信头的普通信纸上写信，作者就需要写明回邮地址和联系号码。　　封内日期

2、(dateline)　　封内日期是写信或打字时的日期。封内日期写在信头或作者地址的下两行。　　封内地址(insideaddress)　　封内地址是收信人的地址，包括姓名，职务(如适用)，公司名称(如适用)，街道名称或信箱号，城市，州或省，邮政编码和国家。　　封内地址通常写在左手边，在日期线和称呼之间。　　称呼(salutation)　　称呼是一封信开头对收信人的称呼，写在封内地址或提示句下两三行。称呼后可以写冒号或逗号。　　在商业信函或其他正式书信中，用冒号。　　在非正式书信中，称呼后用逗号。(注意：尽量避免使用“towhomitmayconcern

3、”或“dearsirormadam”,因为这种称呼已经过时，并且不很友好。改进方法是争取确定收信人的姓名，或使用“dearhumanresourcesmanager”，“dearfriends”这样的称呼。在给律师或外交领事写信时，可以使用“esquire”或“esq.”这样的头衔，但它们不应出现在称呼中。同样，如果收信人的姓名后面有“jr.”或“sr.”，如“georgebush,jr.”也不能把它们包含在称呼中。)　　头衔(titles)　　除非写信人与收信人熟到可以直呼其名，通常要在收信人名字前加上“mr.”，“professor”等表示礼貌的

4、头衔。　　提示句(选择性)attentionline(optional)　　提示句的用途是指明把信送给某个具体的人或部门处理，尽管信是写给这个组织的。另外，在指明的收信人不在时，它也允许组织中其他人查看信的内容。提示句通常写在封内地址的下两行或封内地址的上面。　　主题句(选择性)subjectline(optional)　　主题句简要说明信的内容。通常写在封内地址和称呼之间。如果写信人不知道收信人的姓名，也可以用主题句代替称呼。为了收到最佳效果，可以给主题句加下划线，或大写主题句。　　正文(bodyoftheletter)　　正文的格式多种多样。商业

5、信函最好使用齐头式。而私人信件通常不用齐头式。在齐头式书信中，全部内容包括日期和信尾问候语，都从左侧顶格开始。段落开头不空格，各段之间空两行。　　修正齐头式，是使用最为广泛的一种格式，商业和私人信件都可以使用，尽管在私人信件中不一定要写回邮地址和封内地址。使用没有印刷信头的普通信纸时，这种格式最合适。与齐头式不同，发信人地址、日期，信尾问候语和签名都从中间开始写。其余部分从左边开始。　　写信人签名(writer'sidentification/signture)　　写信人的签名、名字和头衔(如果适用)，写在信尾问候语同侧三四行以下的位置。　　附注(n

6、otions)　　附注写在写信人签名下两行的位置，附注包括参考缩写，附件的数目和内容以及将收到这封信副本的人员名单。附注写在左侧。　　信尾问候语(complimentaryclosing)　　信尾问候语是写在信尾的告别话语，例如“sincerely”，“sincerelyyours”。通常位于正文两三行以下。第一个单词的第一个字母要大写，最后以逗号结尾。　　附言(postscriptpsorp.s.)　　附言用来说明没有包括在信中的想法和内容。通常在附注下两三行的地方，从左侧顶格写起。在促销和私人信件中，附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和

7、做出的考虑。商务函电的写作应掌握7c原则，即：　　完整(complete)　　正确(correctness)　　清楚(clearness)　　简洁(concreteness)　　具体(concreteness)　　礼貌(courtesy)　　体谅(consideration)　　完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。　　正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。　　清楚：所有的词句都应能够非常清晰明确地

8、表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。　　简洁：在无损于礼