对电力建设中货物招标采购档案管理的探讨

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1、对电力建设中货物招标采购档案管理的探讨摘要：近儿年來，国家投入巨额资金进行城、农网改造工程。在电力建设工程项目管理中，也深入广泛地进行项目招投标管理。从而利用竞争机制来确保设备质量，控制工程造价，保证按时交货，保证工程质量，提高投资效益，加强廉政建设。招投标档案是近年来，随着项ri招投标采购管理在电力建设小深入开展实丿施，新近产生的档案管理分类。它真实地记录了工程建设屮物质采购过程屮形成的对国家、社会和企业有保存价值的原始凭证。作为电力科技档案工作者，深感招投标管理工作在工程建设管理中的重耍作用及招投标档案在工程档案中具足轻重的地位。通过对项目招标采购管理的理论知识学习

2、，结合电力系统在项冃招投标实际管理操作办法，使本人对项口招标采购管理有了一个全而系统的认识。熟悉了招标采购屮涉及的各个方面各个环节，从而确保招投标档案的齐全、完整、系统、规范。并且联系木单位在招投标档案管理过程中存在的一些实际问题，进行探讨。关键词：货物采购档案管理一、电力建设中项目招标采购管理的基本要求招标采购是通过在一定范围内公开购买信息，说明拟采购物品或项目的交易条件，邀请供应商或承包商在规定的期限内提出报价，经过比较分析后，按既定标准选择条件最优惠的投标人并与其签订采购合同的一种采购方式。招标采购是在众多的供应商中选择最佳供应商的有效方法。它体现了公平、公开和公

3、正的原则。通过招标程序，招标项目可以最大程度地吸引和扩人投标z间的竞争，从而使招标方有可能以更低的价格采购到所需要的物质或服务，更充分地获得市场利益。招标采购是一个复杂的系统工程，它涉及齐个方面各个环节。一•个完整的招标采购过程，基本上分以下六个阶段：编制招标计划（中请、审批及流程）、招标、投标、开标、评标、定标。二、货物采购招投标要求加强档案的管理笔者认为，档案的齐全、完整、规范，从一个侧面反映了工程管理水平。严把档案关，能起到规范工程管理的作用。招投标档案是企业档案不可分割的一部分，特别是在工程档案中。当城、农网改造工程结束后，国网公司、发改委组织了工程建设抽查，发

4、现了不少问题，有些问题就是宜接从档案资料中发现的。招投标档案是纪检监察部门、审计部门检查的重点档案。因此，保证招投标档案的齐全、完整、系统、规范，是保证工程管理质量的一个有效手段和措施。（一）招投标档案门档范围1.招标方案及批复、招标计划中请（报）表、招标公告或邀请函、资格审查文件（资格审查公告、审查报告）；2.招标文件及补充；3.投标文件（商务部分、技术部分、企业资讯）、投标人澄清、说明或者补正文件；4.标底、开标记录；5.评标办法及标准、评标纪律、评标记录、评标报告（含各评标人员打分一览表）、工程决标报告（定标意见）；6.项目招标领导小组会议纪耍（标丽会、定标会）、

5、评标专家签到表、中标函（通知书）；7.项口招投标领导小组名单、资格审查小组成员名单、投标人名单、评标委员会成员抽取名单、监督小组名单；8.其它应当归档的招投标文件。（二）招投标档案归档的基木要求1.归档的招投标文件材料应该是原件或止木。（盖红章、手工签字）。2.招投标文件的内容必须真实、准确，与实际相符。3.招投标文件必须字迹清楚，工整，会签手续齐全，印章完整，签字盖章规范，手续完备。文件不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、I员I珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。4•针对项口的招投标档案原则上归入项口。对于木单位涉入到多个项口的打捆招投标档案，原则上此批档案放入

6、第一个项目，其它项目注明。5.不针对项目的招投标档案，一般按年代归入文书档案。6.招投标档案移交吋，双方必须办理移交手续，填写交接清单，签字认可。7.中标的投标文件材料应该永久保存，未中标的招投标文件材料应作为资料短期保存。（三）招投标档案案卷编制要求1.案卷装订的文件材料页号的编写是三位数，从001开始，单而书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右卜.角，育面在左下角；图纸的页号编写在右下角。1.卷内目录中的页号一位数，从1开始。填写文件材料在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止贞号。2.案卷的外、内封面、案卷口录、全引口录、卷内口录、卷内备考表按照国家标准GB/

7、T11822-2000和行业标准。3.案卷封而的内容填写要全而，案卷题名应准确揭示案内文件的内容。（包扌舌项目名称、主要内容及文种）（四）招投标档案分级管理原则1.工程（含设计、施工、安装、监理、调试等）及相关物资的招投标档案，项目单位必须保存一套止木归档。2.由总包单位承包并负责分包招标的工程，原则上总包单位、分包单位保存招投标档案的正木，需用单位存副木。3.由省公司组织集中打捆招标采购，省电力物资供应公司负责招投标貝体实施的11O千伏及以上输变电工程的主要物资等，英招投标档案由省电力物资供应公司存正本，需用单位存副本。省电力物资供应公