文件材料归档和不归档范围界定

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1、文件材料归档和不归档范围界定(摘自淄煤许矿发[2003]46号)为了系统、完整地保存本矿在生产经营活动中形成的公文、簿册、图表、书信、录音、录像、光盘等各种门类和各种载体档案，进一步提高归档文件材料的质量，以适应领导决策科学化和我矿各项工作的需要，为矿积累门类齐全、结构合理的档案资料，制定文件材料归档和不归档的范围界定。一、归档的文件材料的范围凡是反映矿工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。(一)上级机关的文件材料1.上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料；2.上级机关颁发的属于我矿主管业务并要执行的文件，以及普发的、非我矿主管业务但需

2、要贯彻执行的法规性文件；3.党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查我矿工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像(以下简称声像材料)等材料；4.上级机关转发我矿的文件(报纸、刊物转载)。(二)本矿的文件材料1.矿职代会、党代会、工会、青年团员会、工作会议的全套会议文件材料，以及各种声像材料(由党群部负责收集归档)；2.矿党委、行政领导会议文件材料，矿召开的工作会议、各专业会议材料；3.矿颁发的(包括转发及与其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；4.本矿的请示与上级机关的批复，下级的重要请示与矿

3、上的批复文件；5.本矿及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；6.反映本矿业务活动和科学技术管理的专业文件材料；7.本矿调查研究形成的重要文件材料；8.本矿汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机光盘等)；9.本矿形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料；10.矿党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；11.内容重要的人民来信、来访材料、领导的指示和矿处理人民来信、来访形成的记录、摘要、调查处理报告、统计分析材料等；12.矿领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外单位带回的与矿有关的未经文书处理登记的文件材料；13

4、.矿有关区域变化、解决地界、水利纠纷、征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料；14.矿成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；15.矿制订的工作条例、章程、制度等文件材料；16.本矿的历史沿革、大事记、年鉴，反映我矿重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；17.本矿办理的干部、工人的转移工资介绍信及存根；18.本矿财产、物资、档案等交接凭证、清册；19.本矿编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版的定稿、样本；20.本矿与有关单位签订的

5、各种合同、协议书等文件材料；21.本矿与外国签订的合同、协议和矿外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、工作来往文件等；22.各种普查工作形成的文件材料。(三)同级机关和非隶属机关颁发的文件材料1.同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；2.同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。(四)下级机关的文件材料1.下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、决算等文件；2.下级机关报送的科技文件材料；3.下级机关报送的法规性备案文件。二、不归

6、档的文件材料的范围(一)上级机关的文件材料1.上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅，不办的文件材料；2.上级机关发来供工作参考的抄件；3.上级机关征求意见未定稿的文件。(二)本矿的文件材料1.重份文件；2.无查考利用价值的事务性、临时性文件；3.未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件，一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件除外)、打印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；4.无特殊保存价值的信件，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；5.为参考目的从各方面收集的文件材料。(三)同级

7、机关和非隶属机关的文件材料　1.参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；2.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。(四)下级机关的文件材料1.下级机关送来参阅的情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料；2.越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；3.下级机关抄报备案的一般性文件材料。三、各单位、各部室应根据本《范围》的内容，把应该归档的文件材料，于每年的5月底以前向档案室移交，如延期不报，追究有关单位及部门负责人的责任，以促进档案管理工作进一步走上规范化、系统化、稳步发展轨道。