高校教学资料规范化管理的思考

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1、高校教学资料规范化管理的思考摘要：高校教学资料是反映学校办学水平和办学能力的重要支撑材料，是各种教学评估和检查的依据。加强高校教学资料的规范化管理有助于提高高校管理水平，也有助于高校各项检杳和考核工作的开展，使档案资料能够更好地为高校的教学、管理等工作服务。文章通过分析当前高校教学资料管理存在的问题，提出了规范高校教学资料管理的工作思路及两级一体化的管理模式，并就如何开展教学资料规范化管理工作指出了几点践行的策略。关键词：高校；教学资料；规范化中图分类号：G647文献标志码：A文章编号：1674-9324(2017)12-00

2、19-02高校教学资料是指高校的各教学院、系、部在教育、教学、学生管理工作中形成的具体某一项工作的微观资料，如学生考试试卷、成绩登记表、普通本专科学牛毕业论文、学生实验报告、实习报告、教师听课记录以及各教学院系层面的统计、报表、活动材料等。这些微观资料往往数量较多且杂，没有纳入档案的管理范围，但却是学校迎接各种教学评估和检查的依据，也是反映学校办学水平和办学能力的重要支撑材料，在一定时期内具有一定的参考和利用价值。一、高校教学资料管理存在的问题目前各高校教学资料基木都由各二级单位自行保管。由于教学资料没有纳入归档范围，绝大多数

3、档案管理部门都不负责教学资料的管理，以致很多教学资料都闲散置于各二级单位甚至是各工作人员手中，资料管理不规范，乱堆乱放的现象严重。目前，高校教学资料管理存在的问题主要体现在以下三个方面：1.资料管理人员意识不高。资料管理人员一般是各部门的工作人员，这些人员从事的事项多且杂，资料的管理工作基本都没有纳入他们的岗位职责范围，因此很多兼职人员对档案资料都不重视，无心管理，这就导致了很多资料存放散乱，缺失严重。2•教学资料管理不规范。资料的管理不规范主要体现在：一是没有专人统一管理和存放。各个科室甚至每个职工都有各自的资料柜，都存放有

4、一定量的资料，这种散乱的管理方式必然导致很多资料的遗失，尤其在人员变动时，很多人在离岗时也同时带走了在相应岗位上形成的资料。二是没有统一的管理制度和标准。各单位自行整理和保管，以致各单位的管理都是五花八门，随意堆放，随意销毁，甚至当废纸卖掉，难以提供利用。三是没有专业的人员提供指导和培训。各二级单位的资料管理人员通常是些兼职人员，这些兼职人员缺乏专门的档案资料管理知识、经验与技能，需要有专业的人员对他们进行指导和培训。3•疲于制作各种迎检支撑资料。通常，学校和各二级单位每年都要应对各种不同的工作检查和考核。各项工作的考核指标都

5、不一样，为迎接这些考核，通常每来一项考核就要单独做对应的支撑资料，以致很多高校的二级单位到年终考核时就是在不断地做支撑资料，费时费力，工作效率极其低下。并且，很多资料由于平时没管理好，需要时找不到，待到评估或检查时再应急，为检查而做资料，这种为检查而做的资料，很多已不是原始材料，失去了应有的价值，也使得各种评估和检查失去了意义。二、教学资料规范化管理的思路教学资料规范化管理是指借用教学档案管理中的科学分类、编号、统一收集、整理、科学排架以及编制检索冃录等的管理方法来科学管理教学资料，使教学资料能够便于检索、便于利用、便于管理。

6、其中，教学资料的分类可参考教学档案的分类法，首先按资料的领域范畴将形成于同一活动领域的资料作?橐桓稣?体归入相同的类别，再按形成资料的特征以便于排架和管理分别不同的二级类目。例如可先根据教学工作和学生工作分成教学（JX）和学生（XS）两大类，其中教学类又可细分为三大类，包括教学综合类（教学管理工作中形成的资料）、试卷和实践材料（具体的教学过程中的资料）以及普通毕业论文（学位工作中形成的资料）。同样，教学资料的编号也可采用案卷级档案的编号方法，可由“全宗号+年度+分类号+盒（袋）号”组成，每个二级单位分配一个全宗号。资料的排架可

7、采用“一级类目一年度纵向排列法”，依次按类目和年度，从左至右、从上至下的顺利依次排列。三、高校教学资料两级一体化管理模式教学资料的规范管理可实行两级一体化的管理模式，实现教学资料与档案一体化管理。由学校档案管理部门负责学校档案的一级管理；各二级单位负责本单位教学资料的二级管理。学校设立档案馆，二级单位成立档案资料室。档案管理部门作为专业机构负责规范和指导二级单位教学资料的管理，制定统一的教学资料管理标准，对各二级单位进行指导、培训和检查。各二级单位则要按照档案管理部门的要求对形成的档案资料进行收集和整理，将其中具有重要价值的档

8、案资料移交给档案管理部门集中保管，其余微观教学资料由各单位按要求集中规范整理、保管、提供利用和到期销毁。四、教学资料规范化管理的策略1・增强档案资料意识。教学资料是工作中的原始记录，反映着学校的教学管理水平，具有一定的查考价值。增强档案资料意识就是要努力让所有的师生都学会自觉