学校档案管理浅谈

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1、学校档案管理浅谈学校档案工作是学校的重耍基础工作z—,是衡量一个学校教育管理水平的重耍尺度。它记录着学校的过去的每一项工作、活动的过程，记录着失败与成功的教训和经验。随着学校档案工作成为学校建设的重要内容。档案管理的信息化现代化进度也在不断深入，信息化管理规划也迫在眉睫。一、概述。学校档案包括学校从招生、教学、教研、管理等直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种不同形式的历史记录。学校档案管理工作是一种专门的管理活动，作为专门负责管理学院各部门档案的一•种独立的业务工作，记录着学校发展的历史过程。就工作特点而言档案管理活动与其

2、他文献管理活动一样，包含信息的输入、储存、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统工程。但它又表现出口己的特点：第一，档案资源累计过程的缓慢性；第二，档案管理过程的阶段性；第三，档案管理活动对档案形成者的依附性；笫四，档案管理工作对社会的相对封闭性。尽管不同类型的档案管理有不同的方法，但基本要求是一致的。二、档案管理模式。比较传统的档案管理模式是人工管理模式，人工管理模式下，档案资料的长期积累产生了大量的信息与资料，使得文件的归档及检索都极其的繁琐，对于文档的更新与维护也有着不少困难，严重影响着档案管理人员的工作效率，同

3、时档案接触的主体较多，这给档案的保密工作也带來了很大威胁。而运用网络技术进行管理的现代化档案管理，可以进行信息的迅速检索、查找，可以提高档案的可靠性、保密性,档案信息化还有储存量人、寿命长、成本低等特点，这些特点能极人地提高档案管理效率及利用工作的水平，也是学校档案管理正规化科学化的重要条件，工作效率高，质量好。如我区的永川屮学校，就采用了专门的档案信息检索系统，大大减少了人力、物力、财力。三、存在问题1、各级管理层面上的档案意识薄弱，对归档和建档的意义重视不够，学校各部门不愿把各自部门的档案统一收集整理，各自为政。没冇制定和执行

4、档案的归档细则，缺乏规范化操作程序。档案管理人员的管理积极性人大降低,只做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性的工作，建立的档案缺乏系统性和完整性。鉴于对档案的建设和管理缺乏足够的认识，导致了归档材料的不齐全或不完整。2、归档内容程式化,不符合时代发展需求，生成的归档材料缺乏系统性和完整性。学校教育在结构、类型、层次等方面的多元化的发展趋势，使得学校档案的门类、数量、信息量大为增加，档案内容也FI趋复杂和多样。但学校的档案规范性管理目标不明确，档案资料的整理缺乏统一的分类和可执行标准，档案处理不科学。由此导致了档案的生成

5、、收集、立卷、归档、分类组卷、编号编目等规范化程度不高，归档材料不齐，难以全面反映学校教学管理水平和教学质量。3、管理体制不完善，档案管理手段落后，效率低下，管理模式呆板陈旧，很多学校仍然采用原有的呆板陈旧的管理模式。在当今电子技术的飞速发展，特别是网络技术的发展已覆盖各行各业，档案管理技术跟不上时代的步伐，很多学校档案部门硬件设备落后,档案管理也只是配备一台日常使用的电脑。4、经费不足、设备不全、硬件建设差档案工作耍有必不可少的物质基础，必须安排一定的专项经费，一是用于档案设备的不断完善，保障档案保管的基础条件；二是用于从事档案

6、的管理工作，将档案信息化提高档案管理水平。很多学校过分强调教研建设,教研经费比重大，不重视档案工作，对档案事业的经费投入不足，有的学校根本没有把档案工作经费列入规划行列中，即使列入了规划，所占比例也很少。5、对档案工作的宣传不够，群众参与意识薄弱。曲于档案工作宣传力度不深，广度不够，在社会上影响不大，知名度不高，很多人对档案不了解，档案工作的内容、性质、人物、档案利用产生的社会效益和经济效益，述没有被广大群众所认识。四、对策1、加强档案信息索质教育，加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，

7、加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识，提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。2、要科学地制定，贯彻和修订齐项标准，使档案工作逐步实现标准化。计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的，要适应经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。3、要强化服务意识，拓宽服务领域。要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出來,主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和提供优质服务的轨道上来，做到知

8、识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里，在提高学校档案工作整体水平。4、加强档案队伍建设，提高业务索质，档案人员必须从杂业型转向专业型。要尽快在学校各部门档案队伍屮普及现代知识教育，改善他们原有知识结构，加强对他们的新思想、新知识、新技术的培养，尤