HX-XZ-14办公用品、设备采购管理制度

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1、宏祥投资控股有限公司行文管理制度第一条、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使Z规范化和制度化，特制定本制度。第二条、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。第三条、公司全体员工都应努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及吋、安全，严格按照规定的吋限和要求完成。公司文件由综合办公室统一发放、传递、用卬、保管和立卷归档。第四条、文件分类1、规定：发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”;2、决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”

2、；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”;3、通知：转发上级机关文件，批转下级文件，耍求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”;4、通报：表彰先进，批评错谋，传达重要信息，用“通报”；5、请示、报告：向上级请求批示与批准，用“请示”；向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”;6、批复：答复请示事项用“批复”；7、函：商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”；8、会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。第五条、文件格式1、文件一•般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、

3、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成。2、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。3、发文字号包括代号、年号、顺序号。4、公司发文代号分为三种：（1）“内宏控发”。用于公司对内对外发文；（2）“内宏办发”。用于综合办公室对内对外发文；（3）“xxx发”。用于各部门对内对外发文。5、上述发文应由综合办公室统一编号。冠以上述发文代号的文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。6、文件必须盖章或签字。7、密级分为三种：（1）“绝密”（阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内）；（2）“机密”（阅后应立即保存在保险柜内）；（3

4、）“秘密”（阅后立即保存在文件柜内）。8、紧急程度分为三种：（1）“特急”邙艮半个工作日内完成）；（2）“急”（限1个工作日内完成）；（3）“平"（限2个工作H内完成）三种。9、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。10、发文单位必须注明全称。11、多页文件应标明页码。12、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。13、文件纸一般使用A4型。第六条、文件下发1、董事会和公司的文件由综合办公室拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发，属党内的由党支部书记签发。业务文件由有关部门拟稿,分管副总经理审核、签发。2、属于秘密

5、的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。3、发文一律使用《内蒙一占宏祥投资控股有限公司发文稿纸》。4、发文程序如K：（1）草拟：拟稿人撰稿；（2）审核：部门负责人审稿签字；（3）签发：主要领导签发；（4）复核：综合办公室审核、编制文号、登记；（5）缮印：由文印员进行缮印；（6）校对：拟稿人校对；（7）用印：领导签字或综合办公室盖章；（8）登记：综合办公室对文件进行登记并留存备案；（9）分发：按要求发文。第七条、文件办理办文包括文件的签收登记、分送、承办催办等程序。程序如K：1、签收：外单位來文统一由综合办公室指定

6、专人签收，拆封。2、登记：填写《内蒙古宏祥投资控股有限公司收文登记簿》，登记来文主要内容、密级、收文时间等。3、分送：来文rtl综合办公室主任于接件当日根据来文性质填写阅办单，分送有关部门传阅，属急件的，接件后可直接送达阅办部门。4、拟办：文件阅办部门应结合本单位情况对来文提出自己的初步处理意见。5、批办：公司主要领导提岀同意与否的决策意见或更正方案，这是承办的依据。6、承办：承办部门根据领导的批办意见，一般应在三日内办理完毕，不能办理完毕的，应向分管领导和综合办公室说明原因。7、催办：综合办公室对文件承办工作要进行检查和督促，防止漏办或延误。8、注办：文件办

7、理完毕后，承办的单位或个人要将办文结果向批办的领导和综合办公室汇报，由综合办公室将阅办件指定专人保管、立卷归档，并将办理结果反馈至来文机关。文件的签收、传递、承办过程中，必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。