医疗系统会计电算化档案管理的思考

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1、医疗系统会计电算化档案管理的思考摘要：会计档案是记录和反映财务状况的重要史料和证据。随着计算机技术的发展，会计电算化也广泛的应用于财务管理当中，随之而带来一系列的新问题，特别是电算化环境下的档案管理问题亟待解决，在充分发挥电算化优势的同时，也必须解决好会计电算化带来的新问题。关键词：会计电算化档案管理传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案以其严肃性常常作为财务管理的重要依据。随着计算机技术的发展，会计电算化广泛的应用，通常的会计电算化是指计算机

2、信息处理技术应用于会计工作，通过使用电子计算机来代替人工会计工作，并且可以采用现代化的信息处理工具对会计信息进行深入分析和重复利用，显然，会计电算化提高了会计核算与管理的准确性、规范性和实效性，对于财务工作具有里程碑意义。电算化环境下，由于操作方式、信息存储格式以及内部控制方法等都有所改变，所以对于电算化环境下的档案管理有了新的要求，以适应新的信息化环境下的管理需要。这里以医疗系统内部会计电算化档案管理存在的问题以及应对方法为例进行探讨。一、医疗系统会计电算化档案管理存在的问题（一）电子档案形式和传统档案形式并存，给

3、管理带来了极大难度在会计电算化环境下，由于使用了自动化的信息管理技术，数据量比传统会计有很大的增加，这给会计管理带来了便利，记录更加完整，数据报表的统计自动完成，避免了传统会计管理过程中可能出现的错误，但大量的数据不可能完全采用纸质形式存储，从而造成了纸质档案和电子数据档案并存的情况，因此纸质档案和电子数据档案之间的数据完整性、数据一致性以及数据的统一管理问题对于档案管理是一个新的挑战。医疗系统内部信息化改造起步相对较晚，存在电子档案与手工档案并存的现象比较突出。（二）电子档案由于存储媒介以及传输介质等原因，新的技术

4、威胁造成了档案管理的安全性受到威胁信息化给会计工作带来便利，但同时也带来了多方面的安全威胁，主要体现在两个方面：其一，存储介质带来的安全威胁。当我们将电子档案存储在存储介质上的时候可能由于存储介质的损坏造成数据的大量丢失；另外，在使用移动存储介质的时候可能造成数据被恶意程序破坏。其二，信息传输造成安全威胁。信息化带来的方便从一定程度归功于计算机网络技术的进步，当重要档案数据在网络上进行传输的时候，可能造成被篡改、窃听等安全威胁。这些都需要从技术的角度解决问题。（三）电算化环境下，会计制度建设有待改善制度的建设是保证档

5、案管理有序、安全进行的重要保障，然而，已有的制度大都针对于传统的会计模式，没有或者很少考虑电算化环境对会计制度的新要求，比如，在会计电算化环境下，如何进行会计操作的身份确认，这不仅仅需要从技术角度考虑，更需要完备的会计制度进行有效的制约。二、医疗系统会计电算化档案管理的改进（一）电子档案和传统纸质档案的有效结合传统的纸质档案由于其长期存在，虽然电算化会计环境下，对传统纸质档案的依赖不是非常强，但由于各种具体原因纸质档案长期存在的现状无法改变，因此，在会计电算化环境下，要合理的整合纸质档案和电子档案资源，使其形成有效互

6、补，充分利用电子档案的优势，兼顾纸质档案的特点，尽量使档案管理工作更加科学、有效。（二）从电子存储和信息流通两个方面防范电子档案的安全威胁电子档案存在易处理、效率高、易复制、易传递等特点，所以在发挥电子档案优势的同时必须考虑电子档案的安全性，主要体现在以下两个方面：其一，存储的安全性；其二，信息传递环节的安全性。电子档案的存储介质主要有磁盘、硬盘、光盘以及其它移动存储介质，这些存储形式都存在出错的可能，所以，必须保证存储的安全性，可以考虑采用数据备份的形式解决这个问题。另外，信息传递环节的安全问题，主要是指数据通过网

7、络共享过程的安全问题，要有效的解决此问题，可以考虑采用专网专用的形式和网络访问权限控制相结合的方法。（三）加强会计电算化环境下的档案管理制度制度建设是保障良好档案管理的基础，在会计电算化环境下，由于档案管理工作面临许多新问题，因此，不能采用传统的档案管理制度。根据会计法等相关法律法规中关于会计档案管理的基本要求，结合信息化建设的特点，制定切实可行的电算化环境下会计档案管理办法，并且为约束会计人员行为，制定严格的档案操作管理制度，做到有章可循。另外，要做好严格的日志管理工作（这里包括手工日志和电子日志两方面），一旦出现

8、问题，可以通过日志记录发现问题。（四）提高人员综合素养，加快信息化建设步伐，形成高效档案管理当前，电算化环境下的档案管理工作由于信息技术发展的不均衡而导致信息多样化，所面临的人员素质也参差不齐，在进行信息整合时无法形成合力，有时甚至会形成相互的制约，使档案管理难度加大。比如，在某医院财务部门，可能部分业务停留在传统会计方面，并未进行电算化改造，