邮件合并实现多行数据合并详细过程

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1、通邮件合并实现多行数据合并到一个模板应朋友之请，要帮她实现一个邮件合并的应用场景。本来，邮件合并是个挺简单的事。但是她的要求却远远超出我对邮件合并的认知。要求是这样的：相同系列的不同产品要放在同一张质量保证书上。每种系列下不超过3个规格。不同系列要分开做质量保证书。WORD的邮件合并对于处理连续单行的数据比较容易，但是对于这种要按某个字段分开处理不太容易。这就是所谓的多行数据合并到一个模板中的问题。网上搜索了很多教程，看的迷迷糊糊，没有一个真的看懂了。经过一个晚上的反复摸索。总算有了眉目，现将过程记录下来，以防遗忘。EXCEL文件清单内容如下图。最右列的计数项是添

2、加的辅助列，公式为=if(l2=l3,1,0),也就是判断本行的编号和下一行的编号是否一致。这个非常重要，因为后面的拆分要依靠此列的数据指引。最终的效果如下图最终实现域代码如图下面是具体的操作步骤：注意：本文中所要求输入的内容中，除了中文外，其他内容均要求在英文半角状态下输入。先新建一空白WORD文档，然后插入一个多列（根据需求）3行（因为最多只有3个型号，当然，实际使用过程中应该是增加表头行的）的空白表格。然后在“邮件”选项卡中点击“选择收件人”，然后选择“使用现有列表”，找到你保存的EXCEL源文件。打开后，进入正常的邮件合并界面。这一步不多说，因为就是普通的

3、邮件合并步骤，网上教程也很多。在域代码图所示的第一个空白单元格中，按照常规的邮件合并方法，插入编号字段和规格字段。到这一步为止，所有步骤和普通邮件合并没有任何区别。区别在接下来的步骤中。在第二行第一个空白单元格中，先按下ALT+F9,然后按CTRL+F9，出现一对大括号{}，但这个大括号一定是要通过组合键出来，手工输入是无效的。在大括号中输入seta"",a可以自己指定其他的名称。在seta""这三者之间都要有空格。然后将光标定位到“”中间，在菜单中选择“插入合并域”，在列表中选择“计数”字段。这样就会得到{seta"{MERGEFIELD计数}"}这样的代码。接

4、着，在邮件选项卡下的‘规则’下拉列表中选择“下一条记录”，如下图在接下来的对话框中，域名栏中选择“计数”，比较条件选择“等于”，比较对象框中输入1.确定。此时在前面的代码后面应该出现了{NEXTIF{MERGEFIELD计数}=1}这样的代码。再此代码后面光标处，再次按CTRL+F9，出现对大括号，在大括号中输入ifa<>0,注意<>这两个符号中间没有空格，其他单词之间均有空格。在0后面输入一个空格符号，点击“邮件”选项卡下的插入合并域，选择“编号”字段插入，然后再输入空格，输入一个连续的双引号""。得到的代码，如上图中红色圈住的下面的部分。在移到第二行第二列单元

5、格中，按上面一个步骤输入，不过，要将其中的”编号”更换为“规格”字段。这样，第二行就继续完成。将第二行内容复制到第三行中，就完成了编辑工作。最终效果见上文的图。此时按ALT+F9，退出域代码编辑状态，如下图。点击预览结果即可看到最终的结果。然后可以完成合并。下面来说说这些代码的用处。做到知其所以然，虽然这只是我自己摸索理解的，不一定对，但至少它实现了我的目标，姑且认为理解的是对的。等以的事再慢慢查说明，再做研究。{seta"{MERGEFIELD计数}"}这第一段代码是指将前一行中的计数对应的值赋予a变量。开始我认为这段代码是将当前行对应的记录的计数项的值赋予变量

6、的，但后来仔细想想了，还是应该读取的上一行计数的对应值。因为这个代码只有从第二行才开始起作用，所以，应该读取的是前一行数据对应的计数的值。{NEXTIF{MERGEFIELD计数}=1}这段代码其实是WORD自己产生的，并不需要手工输入。但是这个步骤很关键，它判断上一行的计数值是不是1，如果是1，那么说明这一行是有数据要填充的，所以要读取上一行记录的下一条的内容来填充到本行。{ifa<>0{MERGEFIELD质量证明书编码}""}如果记录条数达不到3条的话，又不用这段代码限制的话，上面一条代码造成的结果就是，它会将剩下的行内填入上一条记录的内容。为了避免这种情况

7、，本段代码就用来判断a变量是否为0，如果为0，就不显示了。验证一下。假如一个编号对应了2个记录。那么计数项中，第1个记录和第2个记录的对应值应该是1和0.在邮件合并中，第一行内会填入第一个记录内容。第二行时，第一段代码先取得上一行的计数值，第1个记录对应的计数值是1，并将1赋予a变量。第二段代码判断记计数值＝1，所以允许读取第2个记录内容。第三段代码则根据a变量的值是否为0,显示a此时应该是1，所以显示内容。到了第三行,由于第2个记录对应的计数值为0，第三段代码作出了a=0的判断，显示为空。而三行之后，又进入了另外一个表格的循环。这样就实现了目标要求。