06-人事档案管理制度

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1、人事档案管理制度文件编号BLJ-04-006制度等级A保密等级C总页数共6页发放部门总经办财务部人力资源部市场运营部物业部销售部附件份数5份修订次数第1次固人事档案管理制度编制施小慧审核批准页次第6页版本号第1版批准时间年月日人事档案管理制度文件编号BLJ-04-006制度等级A保密等级C总页数共6页发放部门总经办财务部人力资源部市场运营部物业部销售部附件份数5份修订次数第1次1、目的为了将企业人事档案管理工作制度化，规范化，维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏便于相关人事档案材料的借阅和使用。2、适用范围适合公司全体员工3、人事档案分类员工人事档案分为以下八大类：3.1入职档

2、案3.2个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。3.3员工更改姓名、民族、年龄、工作时间等过程中形成的个人申请表，上级领导批复以及所依据的证明材料。3.4劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。3.5培训档案3.5.1新员工入职培训试卷、培训心得。3.5.2参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。3.6职位档案3.6.1职位说明书、职务说明书、职务任命书。3.6.2职务变动申请、职位、职务变更记录。3.7薪酬考核档案3.7.1试用期考核表、员工试用期总

3、结表。3.7.2季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。3.7.3工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。3.8其他档案3.8.1各类奖励、处罚记录。编制施小慧审核批准页次第6页版本号第1版批准时间年月日人事档案管理制度文件编号BLJ-04-006制度等级A保密等级C总页数共6页发放部门总经办财务部人力资源部市场运营部物业部销售部附件份数5份修订次数第1次3.8.2离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根其他补充协议。4、人事档案的归档4.1首先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。4.2按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。4.3在目录上补登材料名

4、称及有关内容。4.4将新材料放入档案。5、人事档案的核查核对5.1检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。5.2检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：5.2.1突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。5.2.2对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。5.2.3发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。6、人事档案的转递6.1档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下：

5、6.1.1取出应转走的档案。6.1.2在档案底账上注销。6.1.3填写《转递人事档案材料的通知单》。6.1.4按发文要求包装、密封。6.1.5在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。6.1.6收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。7、人事档案利用的方式7.1查阅编制施小慧审核批准页次第6页版本号第1版批准时间年月日人事档案管理制度文件编号BLJ-04-006制度等级A保密等级C总页数共6页发放部门总经办财务部人力资源部市场运营部物业部销售部附件份数5份修订次数第1次设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查

6、看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。7.1借出使用相关人员为完成某项工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。7.2出具证明材料一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。8、人事档案利用的手续8.1查阅手续查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档申请，在申

7、请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅部门负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。8.2外借手续首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似；其次，借档人员（部门）盖章，负责人签字；再次，人事档案部门对其进行审核、批准，然后进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字；最后，归还时及时在外借登记上注销。8.3出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要