让思考更清晰，工作更高效

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1、让思考更清晰，工作更高效办公桌面乱七八糟；想找枝能写的笔，怎么也找不着；前几天才交换来的名片，现在不知道放哪儿去了……，你也有这样的困扰吗？面对不擅整理、收纳的缺点，很多人常会归因于自己生性懒散、粗枝大叶，但是《大整理术》作者坂户健司认为，无论是桌面紊乱或日程管理不善，根本原因都是出在个人心理问题：思绪杂乱的人，自然无法妥善地规划、分类身边的事物、时间，甚至是接收到的信息。要成为整理高手，并不是直接就从生活环境开始下手，而必须先整理自己的头脑、心灵与时间。头脑的整理：思考更清晰1.勤作笔记：作笔记有助于问题的整理。无论是利用图像或文字，只要能将脑中模

2、糊的想法或印象「具象化」，思绪就会变得更清晰；与问题相关的症结点，也能在纸上一目了然。2.学习独处，做些「非数字化」的事：现代人每天花很多时间坐在计算机前，但长期身陷「非1即0的世界」，很容易让脑袋僵化；因此，若能抽空做些「非数字化」的事，例如画画、读书等，将有助于磨练个人的感性与感受力。此外，一个人走路、旅行或写文章，这类能够在不受他人影响的情况下沉淀情绪的事情，也是澄清脑袋的好方法。3.做好最坏的打算：要让心情保持平静、无论遇到任何事都能沉着应对的祕诀在于「事先预设最坏的状况」，因为预先已经设想过所有情况，并且拟妥对策，就比较不会因为未知状况导致

3、心情焦躁不安。时间的整理：工作有效率4.切割一天24小时，划分思考、作业和发想区块：设定不同的时段做不同类型的事，可以集中使用特定脑力。例如，将中午之前的时间设定为「思考时间」，在没有杂念的情况下规画一天的工作、思考简报内容，或是处理悬而未决的问题；中午过后则是「作业时间」，迅速地依序完成无须动脑的工作；通勤时间、睡觉之前或任何独处的时段，则可设定为「发想时间」，用于整理私人情绪或生活中的灵感与发想。5.以「倒推法」安排行程：在安排日程之前，必须先掌握「最终目标」（例如提案日期、交货期限等），然后再以此目标为基准，构思在期限之前所有可能的工作流程，并

4、且预估必须花费的时间，由「终点」往前推算每一个时间点必须做什么，一一将预定工作填入日程规画中。6.一心多用：训练自己一心多用，用同样的时间完成多项相关任务，可以更有效率地完成工作。例如，在外跑业务时，同时物色公司商品展示会的会场地点。而要在同时间内完成多项任务，则表示在头脑里或心里，必须同时思考好几个课题。例如，跑业务是为了达成销售目标、商品展示会是为了有效达成新产品的宣传效果，其他课题则可能是「寻找新客户与市场」或「调查竞争对手的状况」等。（本文取材自《大整理术》）资料整理术整理的最大难处在于不知如何分类，但其实我们从小就已经培养了分类的习惯，如，

5、玩大风吹时，我们就已在练习选择分类项目了，所以，分类的能力可说是自然培养而来，只是个人运用的巧妙有异，因此，造就出不同的结果。现今四通八达的网络世界里，也往往要求使用者选择分类项目，建立分类标签，但他们多半会提供范例可遵循，但学习的资料总没有模板，因此需要自己摸索出一套规则，这时，拥有良好的整理技巧就格外重要了。从上回资料搜集工作坊里，我们应能分辨资料与信息的不同。资料是各种没有经过整理、来源四方的文字、影音、图片等的集合。而信息则是依特定主题，经搜寻引擎或资料收集法集结而来，经过整理分类的。因此，我们在做资料整理时，处理的也是「信息」而非单纯的资料

6、。此外，我们也应要分辨整理和收拾的不同。收拾仅是将东西归位、放整齐；但整理则是经由大脑思索，找出规则来将复杂的事物简化，简化之后再将之收纳的功夫。我们现在获得信息的来源和管道越来越多，每日接受的信息量亦大增，垃圾邮件、广告透过各种形式强迫送到读者眼前。从四月份的小调查里，我们也发现同学在整理资料上，主要有四大困难，首先是资料庞杂不知从何开始整理，再来是想整理却找不到合适的分类法；第三为资料整理好却找不到自己所需的资料，或是不知如何应用整理好的资料。另一方面，妥善整理资料有很多好处，不仅能提高工作效率，还可节省时间，更能活化资料内容。因此，能否判断信息

7、的重要性，以及收纳功夫的高下，更显重要；而做好资料整理也是做好个人知识管理的一环。清爽的桌面可提高工作效率关于摆置桌面物品，可依使用频率由近至远放置，如各式笔类、立可带等每日会使用的品项，即可利用收纳工具分门别类地放在桌面伸手可及的角落。订书机、剪刀等偶尔使用一次的物品则可放在桌旁抽屉里的固定位置；久久用到一次的事务用品则可安置在下方或后方的柜子里。适当地安排事务用品的位置，就可以更有效率地发挥这些物品的功能。此外，使用后归位也是维持桌面整洁的一个好习惯。我们可以先从基本面做起，行有余力时再来美化桌面。计算机桌面整理的原则亦如是。桌面上只要留下数个常

8、用的捷径或资料夹，不要的档案就丢入资源回收桶中。新增的档案则要定期整理，收入资料夹里。有良好的使用习惯也是做