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时间:2019-08-02
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1、公司档案分类根据公司的情况档案分类可以分成不同的类别:一般有以下几类:一、文书档案:(1)党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等;(2)行政管理类:行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等(3)经营管理类:经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等(4)生产管理类:生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等二、科技档案(1)产品文字材料:各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试
2、验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等(2)科研文字材料:各种合同(协议书)、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等(3)基建文字材料:各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概(预、决)算、检验分析材料、施工图样等(4)设备文字材料:各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等三、财务档案会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。四、人事档案职工的招聘、履历、培训等五、电子档案计算机磁带、磁盘和光盘等六、声像档案照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等企业档案的分类立卷办法代字类
3、目名称代字类目名称A文书档案类C会计档案类J基本建设类x声像档案类W实物档案类T专题档案类(一)文书档案的分类整理1、归档原则遵循文件的自然形成规律,保持文件的原貌和完整,准确判定文件的保管期限,适应新技术应用的需要,便于保管和利用。按照归档范围的规定,凡应归档的文件必须齐全完整。2、归档整理程序以件为归档单位,逐件整理归档。按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。“件”的含义:2.1单份文件,一份文件为一件;2.2各种报表、名册、图册、书刊等,一册(本)为一件;2.3正本与定稿、正件与附件合为一件;2.4文件处理单(表)与被处理文件合为一件;2.5来文与复
4、文合为一件,如果分属不同年度的可分开归档。3、分类按年度---部门---保管期限逐级进行分类。由文件的形成日期决定该份文件的归档年度,即文件的归档年度可与文件内容所针对的年度不一致。4、装订4.1去掉原来文件上会生锈的金属物,用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订(粘)合。装订时正本在前,定稿在后;复文在前,来文在后。在每页的右下角(背页的左下角)编页码。各单位可自行尝试不同的装订方法,但所选的装订材料不能生锈,不能对纸张产生直接或间接的损害。4.2凡文件尺寸大于A4纸规格的,要按A4纸规格进行折叠或裁剪,小于16开规格及破损的要进行托裱,对字迹模糊的文件要进
5、行复制。4.3在该份文件的正文输入计算机之前,不宜用乳胶或缝纫机来装订(因为会影响以后将该文件拆订、扫描)。5、排列先将归档文件材料按保管期限分开,同一保管期限的文件材料,按照时间先后排列,并且尽可能将关系密切(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起。6、编号6.1在每件档案首页上方的空白处加盖档号章(格式见附图1),并填写有关栏目的内容。6.2档号章的项目及填写内容:类别号:文书档案的类别号为A。期限:即保管期限,分两类,填写“长久”或“短期”。年度:该份档案实际形成的年度,以四位阿拉伯数字标公元纪年。机构:不分机构编档号的单位此栏可不填。
6、件号:以年度为界线,档案在同一保管期限中的排列顺序号;同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号,件号不得重复。6.3在每年归档工作结束后,如发现有其它应归档文件材料未归档,可将该文件排在已归档文件之后编号归档。7、装盒7.1档案编号后,要按照编号顺序装入档案盒(新格式),并在盒的脊背填写“档号”。(样式见附图3)。每一个档案盒内只能装入同一年度、同一部门、同一保管期限的文件。7.2填写盒内文件备考表。盒内文件情况说明:主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、销毁等需要说明的情况,如无上述情况,可暂不填写。整理人:填写本盒文件材料整理归档人姓名。日期:填写归档的年、
7、月、日。8、编目8.1编制《档案目录》8.1.1《档案目录》由“目录夹封面和脊背”、“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”四部分构成。8.1.2“目录夹封面”(格式见附图4)内容应包括单位名称、单位代码、类别、机构、期限、年度等六个基本项目;“目录盒脊背”(格式见附图2)项目由单位代码、类别号、机构、期限、年度等五个基本项目组成。8.1.3“归档情况登记表”(格式见附图5)内容包括:年度、保管期限、件数、保管单位和姓名、接收单位和姓名、备注。不同的保管期限分开不同的登记表填写。8.1.4“归档说明”的内容包括:本年度立档单位主要工作概况,本年度内设机
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