该如何接待办公室的来访客人

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1、该如何接待办公室的来访客人说起办公室的工作，大家就会想到接电话、下通知、收发报纸等等琐碎的事情。事情虽小，却也有着很多规矩，就比如：来访人员，该如何接待呢？一起来看下面这14个注意事项，保证你学完之后不再犯错！1.立刻招待来访的客人大部分来访的客人对单位来说都很重要，要表示友好热情和愿意提供服务的态度。如果你正在打字应立即停止，即使是在打电话也要对来客点头示意，但不需要马上起来迎接，也不必与来客握手。2.热情主动问候客人打招呼时，应轻轻地点头并面带笑容。如果是老客户，称呼要显得比较亲切。3.陌生的客人光临时务

2、必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问：请问贵姓？请问您是哪家单位？4.有客人未预约来访时不要直接回答领导在或不在，而要告诉对方：“我去看看他是否在。”同时婉转地询问对方来意：“请问您找他有什么事？”如果对方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与领导见面。5.判断来客的身份与种类要事先了解领导是愿意随时接待任何来客，还是喜欢视情况而定，一般可以将来客分为几个种类：（1）客户；（2）工作上的伙伴，搭档；（3）家属，亲戚；（4）私人朋友；（5）其他。在没有预约的情况下，通常可按照以上顺序来

3、决定何者为先。如果来客非常重要，就不要私自挡驾。6.谢绝会晤时要说明理由，并表示歉意不要在没取得领导的同意以前就确认你另定的约见时间，最好告诉来客：“我能否给您回电话再确认时间？”7.未经领导同意，不要轻易引见来客不要在没取得领导的同意以前就确认你另定的约见时间，最好告诉来客：“我能否给您回电话再确认时间？”8.如果领导不在或一时联络不上应该向重要来客说明原因，表示将主动联络或协助安排另一约见时间。如果对方表示同意，应向对方探询其通讯地址以及联络时间。9.让来客等候时要注意热情招呼客人，以免使其感觉受到冷落。

4、如果客人要提前来访，请其等候为合情合理。请对方在适当的位置坐下，接待室平常要准备些报刊杂志，最好备有介绍本单位的的宣传品，供来访客人阅读。客人就坐的位置应与你的座位保持一段距离，这样，在你离座时，对方不会看到你办公桌上的文件。10.带路时走在客人前方，靠边引导带路时要边留意客人的步伐，走在客人前方2-3步远的位置，边引导，可说：“请往这边走。”走到拐弯处时要暂停，以手指示方向，并向客人说：“请这边走。”在乘坐电梯时要让客人先上先下。按下电钮后示意客人先进先出：“请上电梯。”“请下电梯。”开门关门时留意手不要交

5、叉或背着手开门。手把在右侧的门用左手开，在左侧的用右手开，这样姿势会更优美。若是向内开的门，则应你先进，并用手按住门说：“请进”，等客人进来后再松开门。11.初次与领导见面的来客一般应该先把来客介绍给领导，但有时如果来客的身份较高，则最好先向来客介绍领导。引见后除非领导要你留下，否则做介绍之后即要退出领导的办公室。12.领导正在会客时若有事联络或请示，须用递纸条的方式。可将事项写在便条上，进入办公室后，先向客人道歉：“对不起，打扰了。”13.客人离去时即使你再忙，也别忘了最后的道别，称呼对方的名字将造成好的印

6、象，所以记住来访者的脸型与姓名是很重要的。14.制作来访登记卡在每天上班时要查看当天约见的来访者名单。必要时应事先将约见的有关资料准备好，制成写有姓名、职位、单位、访问日期、求见人等等的卡片。