《传真与电子邮件》

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1、Unit16FaxandE-mail传真与电子邮件16.1Introduction（简介）目的：掌握有关传真和电子邮件的格式和撰写。16.2Fax（传真）作为一种成熟的通讯手段，传真在商务交往中将继续扮演重要的角色。传真的最大优势在于简便。使用传真时，通常有以下几点需要注意：（1）尽量在工作时间发送传真，并且在发送前尽可能提前通知对方。（2）传真原件的字体要稍大一些，因为很多时候，接收方收到的传真文本的字体都会被缩小。（3）尽管传真的页数并不受到限制，但是如果页数过多，就会长时间占用对方的线路，这在惜时如金的商界是很糟糕的现象。（4）传真的文本内容尽量不要分布在

2、纸张边缘，因为在传输时，纸张边缘的信息很可能会模糊不清。1．Heading（标题）传真的格式并不固定，许多公司都有自己专门的传真格式（参见图16-1）。传真的顶端一般会有显眼的字样，例如“TELEFAX”、“TELEFAXMESSAGE”或者“FAXMESSAGE”。公司的传真一般都含有本公司名称和标志，并在传真的显眼位置以大字体突出。传真的标题一般包含以下信息：TO：接收方信息，可以是注明地址的公司名，也可以指定具体接收人。ATTN：指定接收人。如果在TO栏中只给出了公司名，那么可以在此注明特定接收人；如果TO栏中已明确了指定接收人，则不必加入此项。FAXNO

3、.：接收方的传真号码。FROM：发送方信息，可以是公司名，也可以是具体的发送人。DATE：传真的发送日期，也可以改用TIME来标出具体的发送时间和日期。FAXNO.：发送方传真号码。PAGE：传真的页码信息，包含总页数和当前页数。FAXMESSAGETO:ShanxiTextileImp.&Exp.CorpTrendsettersInc.ATTN:Mr.WuWanlong,Manager160aOakAvenue,NewYork,USAFAXNO.:0086-29-334876Tel:78928666Fax:78928668FROM:TrendsettersIn

4、c.DATE:Sep.23,2003FAXNO.:78928668Page1of3PAGE:1/3Faxbody图16-1传真格式通过传真发送的可以是一段信息，如商品报价等，也可以是一份文件。如果所发送的信息内容简短，那么这些信息会出现在传真的首页上；如果发送的是一份文件，那么还要在文件前发送一份封面（CoverSheet），在封面上注明标题信息及“COVERSHEET”字样（参见图16-2）。TrendsettersInc.160aOakAvenue,NewYork,USATel:78928666Fax:78928668FAXCOVERSHEETTO:Shan

5、xiTextileImp.&Exp.CorpATTN:Mr.WuWanlong,ManagerFAXNO.:0086-29-334876FROM:TrendsettersInc.DATE:Sep.23,2003FAXNO.:78928668PAGE:4INCLUDINGCOVERSHEET图16-2传真的封面2.Text（正文）和商业信函相比，传真正文内容显得非正式一些。传真正文前也要用称呼语，比如“DearMr.…”等，结束时也有“BestRegards”等，也使用商业信函中经常出现的程式化语句，如“Manythanksforyour…of…”等。在传真结尾，

6、通常有发送方负责人的签名。通过普通传真机发送传真时，签名必须采用完整形式，而不用缩写形式。通过调制解调器发送的传真则不包含签名。3.Samples（传真样函）传真样例一：F.Lynch&Co.Ltd.(HeadOffice),NessonHouse,NewellStreet,BirminghamB33ELTel:02-2366571Fax:02-2366574Telex:341641FAXMESSAGEPage1/1Messagefor:D.CausioFrom:L.CraneAddress:SatexS.P.A.,Viadipietra,0016RomaDa

7、te:19September1998Faxnumber:(06)4815473DearMr.Causio,Thisisanurgentrequestforaconsignmenttoreplacethedamageddeliverythatwereceived,andofwhichyouhavealreadybeeninformed.Pleaseairfreightthefollowingitems:Cat.No:Quantity:RN30Ag20L265070100Thedamagedconsignmentwillbereturnedtoyouonreceip

8、tofthereplac