某大学学生档案管理办法

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1、大学学生档案管理办法（修订） 第一章总则第一条为了贯彻党的教育方针，进一步推进我校学生档案管理工作规范化、制度化、科学化。根据《中华人民共和国档案法》、《流动人员人事档案管理暂行办法》以及《江苏省人才流动管理暂行条例》和《普通高等学校档案管理办法》等有关学生管理工作的政策规定，结合我校实际，特制定本办法。第二条学生档案是学校在学生管理活动中形成的，记述和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的，以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。第三条学生档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据，是学校档案的重要组成部分。第四条学生档案工作必

2、须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，确保学生人事档案的齐全、完整、准确与安全。第五条学生工作处负责管理国家计划招收的全校普通高等教育学生档案，各学院及有关党政管理部门协助学生工作处，根据统一要求，及时做好材料收集整理、核实充实工作。第六条学生档案工作应纳入学生工作处、研究生处、教务处、党委组织部、团委、校医院等相关部门和各学院的管理制度和工作计划，同时明确专人分工负责。学校对上述部门进行考核时，学生档案的管理情况作为一项重要内容。第二章职责分工第七条学生工作处、研究生处主要职责1．对各学院学生档案管理工作进行指导和督促，负责全校学生档案管理人员的指导培训。2．指导

3、各学院完成新生档案的建档工作，印发《徐州师范大学学生档案袋》、《奖励审批表》等。3．指导各学院完成学生档案材料的日常归档工作，完成各类档案材料与学院的交接工作，协调处理档案管理中出现的各类问题。4．统一部署、指导各学院完成毕业生档案的整理、排序、密封和转递等工作。5．协调处理完成学生离校后档案的相关事宜。第八条学院主要职责1．贯彻执行学校学生档案管理工作的政策和规定，接受学生工作处、研究生处的指导和监督。2．落实专人负责学生档案管理工作。具体负责新生的建档工作；根据学生学籍变动情况，做好档案的重新分类归档工作。3．负责接收、整理、分类、统计、保管本学院学生档案，建好学生档案

4、台帐。4．配合相关部门做好学生档案的查阅工作。5．完成毕业生档案材料的整理和转递工作。6．负责学生毕业后档案托管等事宜。7．负责因各种原因终止学籍、转学学生的档案转递和学生政审的档案转递等工作。第二章材料的收集第九条学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益，对所收集的材料，一定要做到规范齐全，准确真实，签署完备。各学院及有关党政管理部门要根据学校的统一部署，结合实际，制定切实可行的规章制度和责任制，积极做好学生档案材料的汇总、整理工作。第十条根据学生档案适应国家人事工作需要的原则，在校期间学生档案应包括以下内容。（一）招生材料：招生办提供的招生录取材

5、料（包括高中学籍材料，如高中毕业生登记表、学年鉴定表、高考报名登记表、高考体检表等）；（二）学习材料：教务处和研究生处提供的主修、选修、辅修等各科类成绩单；（三）学籍材料：教务处和研究生处提供的休学、退学、转学、转专业、出国、死亡等材料证明；（四）毕业材料：各学院和学生工作处、研究生处、校医院、教务处等部门提供的教师资格认定材料、实习鉴定表、学习成绩单、毕业生登记表、学生体检表、学位证明、毕业生就业报到证等材料；（五）奖励材料：各学院和学生工作处提供的学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种材料（三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀毕业生、专项奖

6、学金等评审证明材料如《奖励审批表》）；（六）处分材料：各学院、学生工作处、研究生处、保卫处提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料（包括甄别、复查材料及处理意见）；（七）贷款材料：学生工作处提供的国家助学贷款材料；（八）组织材料：组织部和校团委提供的学生在校期间党团材料；（九）更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料，个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料；（十）可供组织参考的其他材料。第二章归档要求第十一条新生入学后，其档案材料（含网上招生的电子档案）由招生办转至各学院；学生自带档案的，

7、必须收齐后归档；第十二条档案材料必须是办理完毕的正式文件材料。第十三条档案材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注明承办单位及时间。第十四条手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。第十五条各类材料必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写。第十六条发放给学生本人的证书类材料不予归档。如毕业证书、学位证书、奖学金证书、学生干部证书、录取通知书等材料及其复印件不需要放入档案。第三章档案的管理第十七条学生档案管理必须健全、及时、规范。学生档案管理人员必须是中共党员。各学院应从一年级起建立学