股份有限公司会计档案管理办法

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1、有限公司会计档案管理办法总则第一条为进一步加强会计档案管理,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，根据《会计档案管理办法》，结合我司实际情况，特制定本管理办法。第二条公司各级财务部门应严格履行财务职责，负责会计档案管理办法的具体实施。第三条本办法适用范围：公司所属各分支机构。公司各控股子公司应参照本管理办法制定相应管理办法。细则第四条各单位财务主管必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损

2、、散失和泄密。第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、财务分析、财务政策、管理制度等专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要材料和证据，具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。（四）其他类：财务预算及分析材料、银行存款余额调节表、银行对账单、会计政策、管理制度、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案

3、移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。第六条会计档案的装订和保管1、各单位每年形成的会计档案，应当按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，凭证用绵纸封口并盖章，编制会计档案保管清册。2、会计档案的装订。会计档案的装订包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他资料的装订，装订要符合国家会计档案要求，内容齐全，便于查阅。3、会计档案的保管。会计档案由财务主管指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。会计档案由财务会计部门保管1年，期满后应由财务部门编造清册移交本单位档案部门保管。第七条档案部门接收保管的会计档案

4、，应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的应会同财务部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。第八条会计档案的借阅1、会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出。如有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计机构负责人（会计主管人员）批准。2、公司外部单位借阅会计档案时，应持有该单位正式介绍信，经被借阅单位会计主管人员和单位领导人批准后，方可办理借阅手续。本单位内部人员借阅会计档案时，应经本人所在单位会计机构负责人（会计主管人员）或单位领导人批准后，方可办理借阅手续。公司总部部门因工作需要须借阅各分支机构会计档案

5、时，应经公司总会计师和被借阅单位会计机构负责人（会计主管人员）批准后，方可办理借阅手续。以上所有借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。格式如下：查阅会计档案登记备查本借出日期借阅部门借阅/复制人核准人凭证本数编号凭证起讫号归还日期备注3、借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，不得拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件。如有特殊情况，须经本单位领导和会计主管人员批准后方能携带外出或复制原件。4、借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注

6、销借阅手续。5、所有内外部会计档案借阅，一律须被借阅单位财务部档案管理员全程陪同，借阅地点仅限本单位档案室或财务部门。第九条会计档案的保管期限严格按照《会计档案管理办法》执行。相关会计档案保管期限如下：序号档案名称保管期限备注一.会计凭证类1.原始凭证15年涉及外事的会计凭证为永久保存2.记账凭证15年3.汇总凭证15年二.会计账簿类4.总账15年包括日记账5.明细账15年6.日记账15年现金和银行存款日记账保管25年7.固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8.辅助账簿15年三.财务报告类包括各级主管部门汇

7、总财务报告9.月、季度财务报告3年包括文字分析10.年度财务报告(决算)永久包括文字分析四.其他类11.会计移交清册15年12.会计档案保管清册永久13.会计档案销毁清册永久14.银行余额调节表15年15.银行对账单15年16会计政策10年17管理制度10年第十条会计档案的销毁1、会计档案保管期限满，需要销毁时，应由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册，经本单位领导审查，报请公司经理办公会、董事长批准后销毁。但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷

8、，由档案部门保管到结清债权债务时为止。2、销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各单位销毁会计档案时应由档案管理部门和财会部门共同派员监销，上级主管部门派员监销。3、会计档案销毁后，经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。第十一条奖惩办法对会计档案保管较好，有突出贡献者，予以奖励。对