社区档案管理办法

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1、湖北省档案局湖北省民政厅鄂档规〔2011〕3号湖北省档案局湖北省民政厅关于印发《湖北省社区档案管理办法》的通知各市、州、县档案局、民政局：为了加强湖北省社区档案规范化管理，提高全省社区档案工作水平，更好地为社区各项工作服务，根据国家有关档案工作法律法规和规范、标准的规定，结合全省实际，省档案局、省民政厅对《湖北省社区档案管理暂行办法》（鄂档〔2003〕20号）进行了修订，形成了《湖北省社区档案管理办法》，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。二○一一年七月十一日—3—湖北省社区档案管理办法第一条为

2、加强和规范社区档案管理，更好地为社区各项事业发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市居民委员会组织法》及国家有关法律、法规，结合湖北省实际，制定本办法。第二条本办法所指的社区档案，是在社区管理、服务等活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种门类、形式和载体的历史记录。第三条不设区的市、市辖区、县民政部门和档案行政管理部门在其上级业务部门的指导下，负责本地社区档案工作的业务指导，帮助社区制定档案工作制度，培训档案管理人员，加强档案管理的执法与检查。第四条乡（镇）人民政府、

3、街道办事处应加强社区档案工作，帮助解决社区档案工作所需的经费和设施。第五条社区应建立综合档案室，配备档案人员，集中统一管理社区档案，开展档案利用服务工作。社区应建立档案人员岗位责任制以及档案保管、利用、鉴定和销毁等相关工作制度，编制本社区档案分类方案、归档范围、保管期限表（“三合一”制度）。社区档案管理人员应参加业务培训，取得上岗资格证书。第六条社区文件材料的收集在社区管理、服务工作中形成的，对国家和社会有保存价值的文件材料应当依法归档保存，任何单位和个人不得据为己有。社区文件材料的收集范围参照《

4、湖北省社区档案分类方案、归档范围、保管期限表》（见附件1）执行。社区形成的文书文件材料于次年6月底前归档。基建文件材料于项目结束或中止后归档。设备随机文件材料在开箱时归档，安装及维修材料在工作结束后归档。会计文件材料由财务部门按年度整理归档，在财务部门保存一年后向档案部门移交。声像材料、电子文件、实物档案等随时归档。国家有特殊规定的，从其规定。第七条社区文件材料的整理社区文件材料按照国家和湖北省有关规定、标准整理,做到分类科学、整理规范、编目有序，便于保管和利用。档案整理工作在档案室组织指导下，由

5、文件材料形成部门或经办人员负责。第八条社区档案的保管社区档案由社区综合档案室集中保管。有条件的社区要实行档案库房、阅览室“二室”分开。档案库房应具有防火、防盗、防有害生物、防高温、防潮、防水、防霉、防尘、防紫外线等设施。社区档案的装具应符合国家标准。第九条社区档案的统计、鉴定和销毁社区应建立各种档案统计台账，对档案的收进和移出、档案保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况进行及时、准确的登记和统计。—3—保管到期的档案应组织鉴定小组进行鉴定。鉴定小组由社区档案工作负责人和相关人员组成。对失去保存价值的

6、档案由鉴定小组撰写销毁报告并编制销毁清册，经社区居委会主任审批后，指定两人监督销毁。国家有特殊规定的，从其规定。严禁擅自销毁档案。第十条社区档案的利用社区综合档案室应积极开发档案信息资源，做好档案利用服务工作。机关、团体、企事业单位、其他组织及本辖区居民持有介绍信和合法身份证明，可利用社区已公开的档案。利用不宜公开的社区档案，需经社区居委会主任审批。利用社区档案，不得侵害国家、集体和个人的合法权益。社区应根据工作需要，编制常住人口登记表，失业、下岗人员登记表，社区优抚对象登记表，社区服务点登记表，

7、社区低保人员情况表，社区残疾人情况表，社区企事业单位基本情况表，计划生育卡片，撰写社区大事记、组织沿革等专题材料，并建立全宗卷。第十一条社区档案的信息化管理社区综合档案室应积极采用计算机等先进技术，逐步实现档案管理的信息化、现代化。社区形成的电子档案，应采取2种以上可靠存储介质进行离线备份。第十二条社区档案工作目标管理各社区要实现规范化建档，并创造条件逐步达到省级社区档案工作合格标准（见附件2）。合格单位认定工作由社区申报，经县级档案行政管理部门和民政部门评审后，报市、州、省直管市、神农架林区档案

8、行政管理部门审批。社区档案管理达到省级合格标准，作为评选省级示范社区的条件之一。湖北省社区档案工作合格单位申报审批表见附件3。第十三条社区档案工作的奖惩在社区档案工作中作出显著成绩的单位和个人，由其所在的乡（镇）人民政府、街道办事处或县以上档案行政管理部门给予表彰和奖励。发生违反《档案法》及《湖北省档案管理条例》行为的，依法追究相关责任。第十四条本办法由湖北省档案局和湖北省民政厅负责解释。第十五条本办法自发布之日起施行。原《湖北省社区档案管理暂行办法》（鄂档〔2003〕20号）同时