公文处理的程序与要求

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1、公文处理的程序与要求一、公文的概念、类别和功能1、公文的概念公文是党政机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中，为行使职权所制作的文件。公文是文件的一个主要门类，它具有其他文件（主要是私人文件）所不具备的一些特点。第一，公文的制作者是依法成立的组织；第二，公文具有特定效力，用于处理公务；公文具有由行文机关赋予的特定的效能和影响力；第三，公文具有规范的结构和格式。2、公文的类别为了更好地认识公文、使用公文，可以按照不同的标准，从多个角度对公文的类别进行划分：（1）根据具体公务活动领域的不同，可以把公文分为通用公文和专用公文两类。（2）根据内容性质的差异，可以把公文分为：规

2、范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文等六类。（3）根据公文涉及秘密的程度，可分为：对外公开、限国内公开，内部使用、秘密、机密、绝密公文等六类。（4）根据对公文办理和传递时间方面的限制和要求，公文一般可分为：平件、急件、特急件三类。（5）按照《国家行政机关公文处理办法》行政机关的公文种类主要有：①命令适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。②决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。③公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。④通告适用于公布社会各有关方面应当

3、遵守或者周知的事项。⑤通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。⑥通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。⑦议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。⑧报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。⑨请示适用于向上级机关请求指示、批准。⑩批复适用于答复下级相关的请示事项。11意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。12函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13会议纪要适用于记载、传达会议情

4、况和议定事项。3、公文的功能公文的功能在于它可以打破时间和空间的限制，有效地传递权威性、凭证性的公务信息。二、公文处理的基本任务公文处理的基本任务就是及时、准确、有效地拟制、办理、处置、管理公文，为公务活动提供适用的信息。其具体内容主要有：第一，拟制公文。由从事公务活动的机关对有关的信息材料系统的收集、加工、整理，创造出适用的信息，然后将其记录下来撰拟成文稿，再进行核校、修改、完善。第二，办理公文。公文办理分为收文办理和发文办理。第三，处置办毕公文。即根据一定的标准分别对办理完毕的不同公文的归宿作出安排：立卷归档、清退、销毁、暂存。第四，管理公文。即为使上述任务能有效完成，而对公文

5、所实施的科学、系统的保管料理措施：公文的清理分类，建立检索体系，提供查阅；对公文运转过程的组织与监控，以及对公文安全的维护等。三、公文处理规则1、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。2、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。3、公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。公文办理是公文处理工作的主要内容和关键性阶段，分为发文办理和收文办理两个部分。发文办理一、发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发和存档等程序1、草拟。根据领导指示，

6、学院办公室或有关业务部门，按照业务工作职责，草拟文稿。拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，报请上级机关协调或裁定。拟文稿纸要贴在所发文件的前面，随文件运转和归档。草拟公文应当做到：九个方面（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定。（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（3）公文的文种应当根据行文目的，发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。（4）拟制紧急公

7、文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程序。（5）人名、地点、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（6）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。（7）应当使用国家法定计量单位。（8）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（9）公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序