《数码照片档案管理》ppt课件

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1、数码照片档案管理一.归档要求二.整理三.存储四.保管一.归档要求（一）产生数码照片的工作结束后一个月内应整理移交归档。（二）收集归档的数码照片应为JPEG或TIFF通用格式。对于采用非通用文件格式的数码照片，收集时应在保证分辨率不变的前提下，将其转换成JPEG或TIFF通用格式，并在备注栏中说明。一.归档要求（三）拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。（四）对具有永久保存价值的数码照片，收集时必须同时冲印出纸质照片并附加说明一同归档。按照国家标准GB/Tl1821—2002《照片

2、档案管理规范》整理保存，并应在整理时于参见号处注明对应数码照片的档号。二.整理（一）分类：在同一全宗内，数码照片按“保管期限——形成年度”分类。形成数码照片比较多的单位也可按“保管期限——形成年度——问题”分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。不同年度的数码照片应分别整理。二.整理（二）排列、编号。在光盘根目录下建立一个命名为“DATA”的文件夹。DATA文件夹下存放同一年度同一保管期限的数码照片。数码照片按形成时间(或重要程度)先后排列，一组联系密切的数码照片应排列在一起。数码照片档号格式为：全宗号-保管期

3、限代字-数码照片号。数码照片档号格式数码照片档号格式为：全宗号-保管期限代字-数码照片号。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号保管期限代字：永久、定期分别用Y、D代表标注数码照片号：是指在同一保管期限同一年度（光盘根目录文件夹“DATA”）内数码照片的排列顺序号，由“形成年度+流水号”构成。形成年度和流水号各为4位阿拉伯数字，不足四位的在前补“0”。使用专门的档案管理软件辅助管理时可在著录时由软件自动生成。例：“2007年2月1日召开的全省档案工作会议”数码照片，如排列为2007年归档的第16张数码照片，就将其拷贝到

4、“DATA”文件夹下，并重命名为20070016．jpg(数码照片)或20070016．tif(扫描照片)。二.整理（三）编制数码照片光盘目录数码照片光盘目录项目包括：全宗号、光盘号、题名、起止年月、张数、保管期限。全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号；光盘号：在同一全宗同一保管期限内，按形成时间从“0001”开始编制流水号；题名：全宗名称+年度+内容+数码照片文件；起止年月：指光盘内数码照片的最早拍摄年月和最晚拍摄年月，用12位阿拉伯数字表示，如“200701-200712”；张数：光盘内数码照片文件数；保管期

5、限：根据划定情况填写“永久”或“30年”；备注：注释需要补充和说明的情况。二.整理（四）编制盘内数码照片文件目录盘内数码照片文件目录项目包括：全宗号、保管期限、光盘号、数码照片号、题名、拍摄时间、拍摄者、备注。二.整理（五）填写数码照片光盘封面光盘刻制后应装入光盘专用包装盒，并在光盘的包装盒上加贴数码照片光盘封面。封面内容包括：全宗号、保管期限、光盘号、全宗名称、题名、形成时间、照片张数、制作时间、制作人、套别、审核人等。三.存储（一）数码照片归档后，刻制在一次性光盘上。光盘内容组织结构根目录1.说明文件（SM.T

6、XT）2.盘内数码照片文件目录(ML)3.数码照片档案文件夹（DATA）数码照片号1（20070001.jpg）数码照片号2(20070002.tif)数码照片号3……光盘内容组织结构1.说明文件命名为SM.TXT，文件存储格式为文本文件，主要说明本张光盘的各类信息。内容包括存储数码照片档案的全宗名称、全宗号、归档年度、保管期限、照片数量、照片反映的主要内容、摄影者等。2.数码照片文件目录命名为ML,其内容是盘内数码照片文件目录的电子版本，建议使用由档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统编制生成或由专门的表格软件

7、编制生成三.存储（二）永久保存的数码照片档案光盘应刻制一式三套，分别用A、B、C标注：A套封存保管，B套供查阅使用，C套异地保管。定期保存的刻制一式二套,即A套和B套。（三）光盘应分保管期限编制顺序号，采用油性笔在光盘背面标注光盘档号（全宗号—保管期限代号—光盘号）四.保管(一)存放数码照片档案要远离磁场并与有害气体、强紫外线隔离，存放环境温度应控制在17-20℃，相对湿度应控制在35-45%，日温度变化幅度不超过±2℃，日相对湿度变化幅度不超过±5%。（二）光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放，避免挤压。不得弯折

8、，不得堆叠存放，在使用中要避免对盘体的擦、划现象。四.保管（三）要建立数码照片的定期检查制度。光盘每满2年进行一次抽样机读检验，发现问题应查明原因，及时采取措施。光盘每四年要转存一次。附件1：数码照片档案光盘目录示例数码照片光盘目录全宗号：光盘号题名起止年月张数保管期限备注附件2：盘内数码照片文件目录示例盘内数码照片文件目录光盘档号：（全宗号—保管期限代号—