大型活动操作指南--

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1、大型活动操作指南——行政管理总部公关策划岗一、立项阶段公司相关领导或负责人提出活动愿景，根据实际情况，群策群力，与企划人员确定活动目标、时间、地点、人物、主题、议程等内容，子公司举办活动需与集团相关领导领导或负责人沟通后再做决定。1.活动类型确定：1.1、开业庆典1.2、周年庆典1.3、乔迁庆典1.4、客户答谢会1.5、产品展销会1.6、项目落成庆典1.7、其它：新产品研制成功、新技术研发成功等。2.活动规模确定：2.1、参会人员邀请分类：上游厂家、下游客户、相关政府职能部门、行业来宾、相关社会团体、新闻媒体等2.2、各类参会人员邀请数量3.活动主题确定：如“xx九州通医药

2、有限公司xx庆典（会）”，主题必须能够准确传达活动宗旨，为参会人员明确参会目的。1.活动时间确定：庆典仪式时间、展销会或宴会时间等，需统筹考虑集团及各子公司相关庆典活动时间安排。2.活动内容确定：5.1、整个活动议程：策划人员与公司领导初步沟通会务活动的主要议程；5.2、宴会议程：策划人员与公司领导初步沟通宴会活动的主要议程5.3、展销会内容：5.3.1、与广告公司谈判确定展棚的数量、样式和价格；5.3.2、在谈判中明确展棚必须提前一天全部安装布置到位；5.3.3、展棚厂家名称条幅和展棚号码牌、桌椅，也应列入谈判内容中去；5.4、公司参观内容：5.4.1、如安排公司参观,则

3、应与公司领导确认参观地点、时间、顺序和负责人；5.4.2、应提前对参观地点进行整改、清洁；5.4.3、安排专人负责参观地点的讲解介绍；5.5、其他内容：专家演讲、沙龙活动、新闻发布会等。注：新闻发布会仅限于有重大社会影响力的活动，并且需要集团总经理说明举办形式、费用预算、到场媒体及所能达到的效果等。1.活动地点考察及确定：尽量保持各活动地点之间的距离相隔不远；尽量保持嘉宾统一住宿、统一开会、统一进餐；会议厅、宴会会厅等硬件以及现场服务水平需符合活动档次。6.1、庆贺大会(仪式)主会场地点考察：6.1.1、例如：“xx九州通医药有限公司场地或xx酒店xx大厅”；6.1.2、如

4、选择在嘉宾住宿酒店宴会厅招开庆贺大会(仪式)则应考察大会地点的最大容纳量、灯光音响设施、舞台设施（有无投影设备和演讲台等）；6.1.3、与酒店沟通大会现场能够提供哪些配套服务，如茶水服务、音响调试服务、物品摆放服务、欢迎横幅服务、台卡打印服务等服务项目并列入协议中；6.1.4、向酒店索要酒店所提供的欢迎牌、主画面背景墙和签到处背景墙等地点的尺寸数据；6.2、宴会地点考察：6.2.1、例如：“xx宾馆宴会厅或xx酒店”；6.2.2、向宴会地点负责人索要各个不同价位菜单明细表；6.2.3、其它考察内容可参照庆贺大会（仪式）主会场考察内容；6.2.4、与酒店沟通宴会现场提供哪些配

5、套服务，如茶水服务、音响调试服务、物品摆放服务、欢迎横幅服务、台卡打印服务等服务项目并列入协议中；6.3、异地来宾食宿地点考察：6.3.1、例如：“xx市xx大酒店（异地上游厂家领导、集团及各公司主要领导）”；6.3.2、例如：“xx市xx宾馆（异地上游厂家布展人员与业务人员、部分异地下游客户）”；6.3.3、例如：“xx宾馆（部分异地下游客户）”；6.3.4、在考察酒店时应进入每种类型房间进行实地查看；6.3.5、在相应客户下榻的酒店安排相关内部人员的房间，以方便拜访客户；6.3.6、在与住宿酒店谈判时应尽量将退房时间确定在活动结束之后；6.3.7、建议最好让酒店撤走房间

6、内的“收费项目”；6.3.8、向酒店索要所提供的欢迎牌、主画面背景墙和欢迎条幅等地点的尺寸数据。6.4、展会地点考察：6.4.1、xx九州通医药有限公司场地或xx酒店xx大厅；6.4.2、考察展会现场地理条件、现场规划展位所需物品规格、数量、配套设施情况等；6.4.3、向展区负责人或展具提供商索要VI导入地点的尺寸数据。6.5、公司参观地点考察:公司办公区、公司营业大厅、公司仓库等的现有状况，提出整顿或布置意见。6.6、广告公司、演出公司等相关单位现场考察：6.6.1、选择当地有一定实力的广告公司后，最好前往公司办公地点考察；6.6.2、实地考察公司音响设备等硬件情况、公司

7、合作伙伴的资质，承办能力情况等；6.6.3、商谈各活动地点的布置方案，并要求对方出示详细的报价清单；6.6.4、在合同中明确所有物料的完成及安装时间。1.活动预算确定：7.1、聘请演出公司费用预估；7.2、住宿费用预估；7.3、酒宴费用预估；7.4、异地来宾便餐餐饮费用预估；7.5、大巴、商务车租用费用预估；7.6、会务VI物料、使用类物品费用预估；7.7、其他支出预估：棋牌、康乐费用等。2.成立组委会：8.1、确立组委会组织结构：8.2、组委会工作组及职责划分：8.3、组委会各组长碰头会：8.3.1、召开组委会各