文档管理规范

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1、文档管理规范公司文档包括公文和日常工作资料、建设项目资料以及重要设备资料，是公司的重要资产和财富。实行规范、科学的文档管理，系统、有效地积累文档资料，是记录公司发展轨迹、积蓄经营管理经验的必要手段，是公司正规化管理和长远建设的必然要求。本“规范”依据国家有关规定结合公司实际制定，具有与公司其它规章制度同等的效力，必须认真贯彻执行。一、公文管理（一）公文种类与用途公文是传达贯彻上级指示精神，请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。其种类和用途如下：1、请示——请上级指示和批准，用“请示”。2、报告——向上级汇报工作，反映情况，用“报告”。3、指示——对下级布置工

2、作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。4、布告、公告、通告——对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。对外宣布重大事件，用“公告”。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。5、批复——答复请示事项，用“批复”。6、通知——传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。7、通报——表扬、批评、传达重要情况等事项，用“通报”。78、决定、决议——对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。9、函——平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作

3、，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。10、会议纪要——传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。（二）公文格式公文格式通常包括以下要素：1、份号——表书为：“份号：x/xx”,上为该件序号，下为共印份数。2、密级——直接书写：秘密或机密或绝密。无密级此项空白。3、发文单位名称——单位全称，顶格排印，红色，字号为：二号宋体加粗。函在单位名称后加“文件”二字，居中排印，字号为一号宋体加粗。4、公文种类——在“（）”里标明，字号与单位名称相同，黑色黑体。（函无此项）5、编号——公文编号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单

4、位联名发文，只标明主办单位（部门）的公文编号。书写为：××字【××××】第××号年份顺序号（实数前不加“0”）承办单位代号（函不注单位代号注“函”）发文单位代号6、签发人（已阅）——发文审批人，如有签发人上级阅批则注明“已阅：xxx”。7、分隔线——7编号和标题之间为红色，主题词、抄送（抄报）、承办单位之间为黑色，长度与正文版面同宽。8、标题——公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。除转发文件和复函，公文标题一般不加书名号和其它标点符号。字号为小二号宋体并加粗。9、主送单位——即该文发送对象，应写全称或规范化简称。向上级呈报的公文，一般只

5、写一个主送单位；需同时上报其他上级单位时，在“抄报”栏标明。10、正文——公文的正式内容。“请示”在正文后加“妥否，请批复。”“函”和“复函”加“此函”、“特此复函”。11、附件——公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。附件页码独立排序。12、发文单位及用印——发文单位应写全称。用印要端正、清晰，上不压正文下不压日期。几个单位联合用印时，主办单位在前，上下并排或左右并排均可，但相互不得重叠。当正文末页无合适空档落款时，应另起一空白页，并在该页左上角标明“（此页无正文）”。13、日期——即发文时间。以领导签发日期为准，联合行文以最后单位

6、签发的日期为准。14、主题词——表明公文内容的核心词汇及公文种类，通常从标题中提取，但应符合《主题词表》的规范。字号为四号黑体。15、抄送（抄报）——与主送单位平行的用“抄送”，其上级和发文单位上级用“抄报”。字号为四号黑体，无需抄送、抄报时该栏取消。16、承办单位——通常为制文并主办该事项的部门。字号为四号黑体。17、承办人——拟文并承办该事项的具体负责人。字号为四号黑体。718、联系电话——通常为承办单位固定电话号码。字号为四号黑体。19、页码——用阿拉伯数字，位于页面下方正中。（具体格式见公司下发的电子文档）（三）公文处理1、发文处理（1）发文权限。正式公

7、文（红头文件）由集团公司签发，各项目部对外行文须抄报集团公司。（2）密级设定。凡涉及不宜对外公开内容的文件、资料均应设定密级。密级由承办单位提出，签发人确定。密级设定要合理，既要利于保守秘密又要方便实际工作。（3）处理程序。制发公文一般包括拟稿、审稿、签批、缮印、校对、用印、封发等程序。注意事项：①数字的写法。文件编号、表格数据、专用术语、序号、日期和百分比必须用阿拉伯数字，其它均用汉字。②章节序号的写法。章节序号通常应按下列顺序排列：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，第五层为“①”。③字号。除特别标定之外，正文和其他文字均

8、为四号宋体，正文小标题一