档案管理系统白皮书

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1、白皮书白皮书WD3.0档案信息管理系统二○○三年第19页白皮书WD-3.0档案信息管理系统一前言41背景介绍42应用现状及存在的问题43要求及目标54规范及参照标准54.1法律法规54.2规章制度54.3业务规范6二文档信息管理系统71系统图示71.1设备连接图71.2档案业务流程图82系统功能框图（略图）93系统功能简介103.1文件管理103.2整理编目103.3鉴定销毁113.4档案保管123.5档案统计133.6查询133.7档案编研143.8档案利用143.9移交进馆143.10档案信息维护153.

2、11权限管理154设计原则16三系统特点161专业化162文档一体化173多媒体文档统一管理174界面友好、操作简易175标准化、规范化176检索灵活多样177统计报表功能丰富强大178安全、保密17第19页白皮书四系统实施内容181库房设施建设182安装的软硬件设备183档案整理立卷184档案信息数字化19五、版本划分191单机版192网络版19第19页白皮书WD-3.0档案信息管理系统一前言21世纪，是数字化的信息世纪，千变万化的数字演绎着世界的斗转星移！计算机、信息技术的不断创新与突破，创造着人类的日新

3、月异！应运而生的WD3.0档案信息管理系统是合理运用数据库、图像处理、信息处理、INTERNET技术的新一代多媒体档案系统。1背景介绍各企事业单位每年产生大量的各类档案和资料信息，但由于历史的原因，档案分布在各部门，并且未经整理。这些档案、资料对日常业务管理和决策存在很高的利用价值。另外，档案综合管理规范化、标准化，也是ISO9000标准中的一个要素。2应用现状及存在的问题在传统的档案管理中，档案查询需要搬动原始介质，费时、费力，维护成本也很高。如何经济有效的储存管理各种类型的档案资料，如何利用信息信息技术高

4、效管理保存档案资料、充分地向内部各部门提供档案利用服务，成为一个越来越紧迫的问题。建设数字化档案是档案管理现代化的必然选择，它可以在目录管理的基础上，逐步实现档案全面数字化管理，包括纸张、录像带、录音带等各种介质存放的档案资料；通过internet/intranet提供档案信息服务，利用者通过浏览器可以进行主题词、责任者、全文检索多种途径的档案查询；在查询目录的同时，可以直接查阅数字化的档案资料；档案查询通过计算机广域网／局域网在个部门、下属机构进行，便于充分利用档案。第19页白皮书3要求及目标--建立健全档

5、案工作。--完成历史档案收集、分类、整理、装订，组成案卷，然后到编目。--将会计档案整理作为当前的重要工作内容。--建立数字化档案室（馆）。--建立档案目录中心。--在完善现有档案工作基础上，建立“多媒体数字化档案室（馆）”。--通过INTERNET/INTRANET技术，能在一定范围内进行档案信息的收集、交换、处理和查询，在确保安全的情况下提供网上服务，利用者通过测览器可以在网上进行主题词、责任者、全文检索多种途径的档案查询。实现在任何地点，任何时间，都能自由、及时、准确的查询到档案信息，杜绝由于物理分割而

6、造成的资源利用上的不便，实现信息高效运转和及时利用。同时，在计算机管理系统中，体现以信息资源为基础的管理思想，并将其应用到具体的实践中。4规范及参照标准4.1法律法规中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法深圳市档案寄存中心档案寄存办法会计档案管理办法深圳市档案室（馆）关于利用馆藏档案、资料的暂行规定国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法4.2规章制度深圳市档案室（馆）档案鉴定制度深圳市档案室（馆）档案整理工作制度第19页白皮书深圳市市属机关、团体、企事业单位档案移交进馆办法深圳市档案局（馆）安全保卫

7、保密制度深圳市档案室（馆）岗位责任制深圳市档案室（馆）利用档案收费规定深圳市档案寄存中心档案寄存办法4.3业务规范档案鉴定工作程序档案库房“十防”措施档案库房管理规定计算机室管理规定库房防虫防霉工作制度目录室管理规定缩微工作管理办法纸质档案修复程序真空充氮杀灭菌设备操作规程库房空气净化与温湿度自动测控系统操作规程深圳市档案室（馆）档案接收工作程序第19页白皮书二档案信息管理系统1系统图示1.1设备连接图第19页白皮书1.2档案业务流程图收文登记制作目录利用信息登记借阅、借出登记档案利用移交进馆档案保管档案编研

8、基本情况统计档案统计档案数量统计案卷级著录归档文件级著录档案交接立卷说明组卷文件传阅文件催办文件分发文件处理内部文件发文登记组合立卷分类装盒盖章装订组织沿革大事记基础数字汇编文件汇编全宗历史情况移交清册立档单位历史情况立档单位进馆历史情况档案馆（室）业务流程第19页白皮书2系统功能框图（略图）WD3.0档案信息管理系统权限管理︵4项子功能︶档案信息维护备份档案移交︵4项子功能︶档案编研指南档案利用︵