关于项目部库存管理办法

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1、库存管理办法为了规范公司设备的出库、入库、报验及实物管理，准确核算项目的设备成本，特制定本办法。1．总则1．1设备是指为完成销售合同（简称主合同）必须为业主提供的在主合同工程量清单中注明的设备及材料，包括必要的损耗及备件。1．2公司自用的固定资产、办公设备不属于本办法规定的设备范畴。1．3为实施项目采购的辅材不属于本办法规定的设备范畴，但可以参照本办法规定的出入库及实物管理办法执行。1．4本办法包括以下内容：►入库管理►报验管理►出库管理►实物管理2．入库管理2．1入库单的格式（格式见附件）入库单一式四联，第一联为“财务联”，第

2、二联为“商务联”，一、二联由项目部财务专员整理后月底交公司商务部商务专员审核，审核后财务联交财务部成本会计；第三联为“仓库联”，由仓库保管登记实物帐；第四联为“存根联”，由项目部财务专员留底备查。2．2办理入库手续2．2．1直接用于工程项目的工程设备，由供货商直接运送到项目现场。各大区/项目部经理需指派专人(保管员)保管工程设备。2．2．2货到后，由系统负责人(或项目经理指定的其他负责人)进行外观验收，外观验收不合格、品名规格不符、数量不符等异常情况要及时向商务部反馈。验收合格后交仓库保管员办理入库手续。仓库保管员必须填制入库单

3、（入库单上的采购合同号、单价、金额不填），并要求验收人（一般是系统负责人）签字，同时保管员也应签字。2．2．3保管员将第一、二、四联交项目部财务专员。2．2．4财务专员通过与公司商务的沟通（邮件或者软件客户端开通），填制入库单上的采购合同号、（成本）单价、（成本）金额信息，并签字。填入库单后需要退货的，能够收回全部四联单据的，可以收回入库单据作废，否则应填一张数量、金额为负数的入库单予以冲销。2．3项目部财务专员记账、统计2．3．1财务专员将入库单信息按照《入库及报验台帐》的规定格式录入电子文档。2．3．2每月26日(每年12月

4、份，应统计到31日，次月1日寄出)，财务专员需将本月的《入库统计表》打印签字后随本月的入库单一同寄给公司商务部商务专员，经商务专员审核签字后交财务专员。2．3．3本月《入库统计表》、《入库及报验台帐》的电子表格以电子邮件的形式发给公司商务部，抄送给财务成本会计。2．3．4累计入库的设备总额，需与商务部签订的工程项目合同总额一致。注：项目部寄回公司的统计表、原始单据，数据要相一致。1.2.2．4仓库保管员记帐►保管员根据第一联记录仓库保管帐2．5工程设备入库流程系统负责人验收保管员填写入库单财务专员补填、签字财务专员作入库汇总统计

5、商务部审核。3．报验管理3．1报验单的格式格式见附件。若项目部业主或监理不同意公司的格式，项目部可以自行设计，但必须包含公司报验单的全部信息。3．2办理报验手续3．2．1收到设备后，系统工程师（或项目经理指定的其他人员）及时向业主或监理报验。报验单原件应一式两份（均要求业主或监理签字），其中一份留项目部用于结算工程款，另一份交财务专员。3．2．2财务专员根据报验单，填写《入库及报验台帐》、《报验明细表》(格式见附件)，统计主合同设备清单及采购合同号、供货商名称、商品名称、数量、成本金额等。3．2．3每月26日(每年12月份，应统

6、计到31日，次月1日寄出)，财务专员需将本月的《报验明细表》打印签字后随本月的报验单一并寄给公司财务部商务专员，经商务专员审核后交成本会计。同时将《报验明细表》以电子邮件的形式发给商务专员抄送给财务成本会计。3．3工程设备报验流程系统负责人报验财务专员作验收单汇总统计打印签字将验收单、验收统计表寄回公司商务、财务部。注：1.项目部寄回公司的统计表、原始单据，数据要相一致。2.在实际操作中，项目部应尽可能的要求本月入库的设备在本月报验，以减少本月入库与本月报验的数据差异4．出库管理（待定）5．实物管理（待定）公司财务部、商务部20

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